浅谈施工单位在地铁工程中的档案管理

　　摘要：近年来，我国的地铁工程建设发展迅速，在地铁施工中，加强施工单位的档案管理，是十分必要的。本文对施工单位在地铁工程中的档案管理的主要内容、遇到的问题及解决办法进行了阐述，以供同行进行参考。

　　关键词：地铁施工；档案；管理

　　伴随着我国城市化进程的加快，轨道交通特别是城市地铁已经成为优化城市布局，进一步解决城市交通问题的有效手段和必然趋势。

　　地铁工程是一项投资大、技术含量高的系统工程，涉及了城市的规划、交通规划、消防及安全等等多个行业。地铁工程的档案管理主要包括从项目提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理和竣工验收等全过程，从而产生具有保存价值的各类文件档案。地铁工程的档案是建设、勘察设计、施工、监理、安检、质检等单位工作的真实体现，是工程建设中不可分割的重要组成部分，是工程改建、扩建、维护、管理和交付使用的重要依据。

　　一、地铁工程中施工档案的主要内容

　　地铁工程中施工单位的竣工档案主要包括以下几个部分：

　　1.施工技术的管理文件中包括：中标通知书、施工合同、施工组织设计及审批文件、施工方案及相关的技术措施、技术交底、施工技术的总结、图纸的会审记录、设计变更及工程洽商记录、质量监督的登记卡、工程测量的记录文件、工程质量事故的记录文件、竣工验收文件等等。

　　2.质量控制的资料包括：原材料、构配件、器具和设备等进场的质量证明文件、试块的送检与见证、隐蔽工程的检查检验记录、工序的交接检查记录等等。

　　3.质量验收资料包括：竣工图纸、质量保证资料、单位（子单位）工程质量的验收记录、分部（子分部）工程质量的验收记录、分项工程的质量验收记录、检验批的质量验收记录等等。

　　二、地铁工程中施工档案存在的主要问题

　　1.工程资料不规范。资料的不规范表现在资料格式的不统一、资料填写的不规范。施工单位在收集资料的过程中，施工表格、样式、内容能不统一，同一个分项工程的同类资料纸质、页幅、字体等往往有很大差别，成册资料的页码编制不完整。资料填写字迹模糊不清，有的填写内容不完整，签名不规范，代签、涂改，没有按照要求加盖公章的，也都比较常见。这些都不利于资料的长期保存，也与资料的归档要求不符。

　　2.施工资料相对现场施工进度滞后。施工资料是施工现场进度及质量的重要体现，能够及时的反应工程施工进度及质量情况。因此，只有保证施工资料与施工现场进度同步，才能保证施工资料的真实性、可预控性以及可追溯性，在过程中达到质量控制的目的。很多时候一个工程完成后由于没有对现场原材料进行报验或者是没有对某个已经完工的项目进行及时整理和收集资料，所以只能以“回忆录”的方式进行收集整理，这样严重影响了资料的真实性，从而也造成了施工资料与现场进度严重脱节的现象。

　　3.缺少照片及声像资料。声像档案是对施工档案的有力补充，是施工档案必不可少的组成部分，能够更加直观的反映施工过程，但是由于施工单位档案的信息资料比较薄弱，所以很多施工过程中的影像能够保存的单位是少之又少。按照国家规定的要求，单位在进行工程验收、上级领导观察、关键工序、隐蔽工程、质量事故等场景的照片和录音录像均需要作为声像档案及时形成、收集和整理归档由各施工单位存放。同时我们在进行照片拍摄的时候要注意以下技巧：如全景照与局部照相结合，照片中要有结构名称、位置的标识，与数据有关的照片中最好有参照的主要尺寸标尺等等，并及时根据“六要素”写好文字说明，到时一起归档。

　　4.档案无计划、规范、标准的管理。在施工过程中，档案资料未按规范标准进行管理，造成资料管理不规范，组卷不合要求，严重影响了工程档案的质量。

　　5.竣工图未按要求编制。在原施工图基础上做的竣工图没有根据设计变更通知单在修改部位附近注明变更依据，且未加盖印章；重新绘制的竣工图图签栏中无原设计单位名称和设计人员的签证。上述现象使施工后的工程全部情况及特征不能完整、准确的反映出来，以致出现不合格档案，给今后地铁运营管理、维修带来隐患。

　　三、地铁工程中施工档案不规范的原因

　　1.地铁工程档案管理部门对施工单位管理、约束、要求不严格。

　　2.施工单位对资料重视不足。由于很多施工单位只重视施工进度及质量，对资料管理大多是可有可无，只有在工程需要检查或者验收的时候才加班加点突击应付，以致工程完工后竣工资料都未上交，从而影响竣工验收。

　　3.施工单位人员调动频繁，资料交接不及时。由于施工单位本身具有流动性，工程管理人员、技术人员、监理人员、施工单位领导人调动频繁，未及时对资料的收集管理标准规范进行交接，归档资料质量不高。

　　4.监理单位缺乏管理地铁工程档案的要求及经验，对现场签认把关不严。

　　5.验收制度落实不到位。各施工单位对地铁验收中有效收集、整理工程资料的过程不是很重视，就造成竣工档案资料的不完善。

　　四、地铁工程中施工档案问题的解决方法

　　1.加强档案管理知识的宣传和学习。目前地铁工程建设中的档案资料一般由施工单位的项目部负责收集和整理，就需要对施工单位的项目部技术人员、资料管理人员进行专业培训学习，特别是项目部质检员兼任资料员的，必须加强理论学习，增强档案意识，熟悉档案业务，形成比较系统的档案知识体系，对档案资料的质量把关。

　　2.提高员工的业务能力及综合素质。档案管理是一项机械重复的琐碎的枯燥的工作，只有具备足够的专业知识、经验及责任心，才能严谨科学有效的从深层次抓住问题的本源，才能及早的预防和发现问题，才能做好档案管理的工作。所以，施工单位应注重对员工的素质的培训。

　　3.建立地铁工程档案的管理制度。鉴于目前地铁工程建设投资大、周期长的特点，建设中途可能出现管理人员更替或者其他不利于档案资料收集和管理的因素，就必须根据项目实际情况，制定适当的资料管理规定，明确责任人分工，将资料管理制度贯穿到工程施工的全过程。同时加强与建设、监理单位沟通，在项目开始就制定一套适合于本工程、满足工程竣工归档要求的资料样本，避免资料形成的多样化、不规范、不统一。对工程档案的收集、整理、查阅、保管、归档以制度的方式明确下来，且对各个环节作出明确的规定。建立起地铁工程档案的管理制度。

　　4.实行“三同步、三参加制”制度。“三同步”管理制度，主要是在工程即将开始竣工的时候开始进行资料收集工作；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。“三参加”制度主要是指档案管理部门在参加工程进度和质量分析会后，需要通过设备和技术资料准备开验收会，参建单位、单项工程的交工验收会。通过一整套标准化制度的实施，从而较好地保证工程档案的质量。

　　5.档案管理部门提早加强对地铁工程档案工作的过程监督与指导。为了明确各参建施工单位工程档案管理部门的职责，就需要完善地铁参建施工单位档案人员的培训，还要对档案的形成过程进行全面监控、指导，做到严格完成竣工验收制度。

　　五、结语

　　施工档案管理工作是地铁工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是涉及各个专业技术部门的一项复合性工作。要做好施工档案的管理工作，不仅需要加强对档案管理人员的培养，更需要施工单位和档案管理人员共同的努力来健全和完善档案管理体系，我们应该学习以他人之长补自己之短，不断总结档案管理经验，使建筑档案更好的发挥其本身的作用。

　　参考文献

　　［1］周忠君.地铁建设项目档案管理探讨［J］.中国科技博览，2013，（02）

　　［2］楚好伟.浅议地铁工程施工档案管理［J］.城建档案，2013，（04）.

　　［3］王素娟.浅谈地铁工程施工单位档案管理［J］.价值工程，2014，（02）.

　　［4］刘晓丽.地铁工程档案管理中的问题及对策分析［J］.世界华商经济年鉴·城乡建设版，2013，（04）.

　　张海英