企业会务接待工作中如何渗透精益管理理念

　　摘要：会务接待工作是一面镜子，企业会务接待工作水平的高低反映了企业内在组织和管理能力的强弱。在新的发展形势下，如何提高企业会务接待工作是管理部门及相关人员关注和思考的问题。本文以精益化管理理念为切入点，通过将精益管理理念融入到会务接待工作中，努力提升会务接待工作水平，助推企业在新的发展时期内走上高质量发展道路。

　　1 引言

　　随着互联网技术的普及应用，信息的传播速度日益加快，大型企业的交流互动也日渐频繁。新的形势给企业的会务接待工作提出了新的要求。为了提高企业会务接待工作水平，从业人员必须引入新理念，完善工作策略，以实现会务工作的精益求精目标。

　　2 精益管理的本质、特点

　　精益管理这一理念最初是在工业生产领域，通过各种准时化和自动化的生产方式降低时间成本和经济成本，更加快速的满足生产需求和客户需求，提升企业的生产经济效益。如今，精益管理理念已经被应用在多个领域，其本质是通过高质量、低成本、高效率来获得产品或服务，最大限度地使客户满意。

　　精益管理有三个特点：一是时间准确性。确保在必要时间内，按照设定的条件来进行生产或提供服务，避免过早或延时，消除无效劳动。二是质量保障性。通过强化过程性质量管理来迅速发现问题，及时解决问题，避免出现不良产品或服务。三是成本经济性。避免出现浪费现象，追求零库存，降低产品和服务的经济成本。

　　3 企业会务接待工作内容及存在问题

　　会务接待工作事项多，内容杂，既涉及出席相关会议、进行业务洽谈、参与学习交流、进行调查研究、外部事务往来等商务性质的活动，又涵盖企业内部各级组织之间公务往来、内部会议等公务性质的活动。会务接待工作是为上述活动提供接待安排、协调沟通等服务。目前，企业会务接待工作在会务准备环节、开展过程中以及工作收尾环节仍旧存在不足。在会务筹备阶段，缺乏较为细致的工作部署和安排，工作人员对岗位职责不明确，导致会务筹备工作效率低，容易出现疏忽。在开展过程中，工作人员缺乏应对突发状况的能力，现场发生紧急状况时不能很好地维护秩序，不能及时解决过程中出现的问题，对会议工作造成不利影响。收尾环节的工作草草了事，难以给外部人员留下好的印象。针对会务接待工作中的问题，将精益管理理念渗透其中，是提升会务接待工作水平的有效途径。

　　4 精益管理理念的渗透路径

　　4.1 认真做好准备协调工作

　　会务接待是需要与参与方进行沟通，才能确保过程的顺利性。在会议筹备环节，对可能出现的问题进行梳理，然后针对每一个问题进行研究，逐一与相关方进行沟通，尽量获取准确的信息。认真制定会务接待日程，确保会务各个时间段和时间节点都能够衔接有序。对会务活动的现场设施环境条件进行提前交流，遇到设施或场地冲突应做好协调。精心准备和策划会务接待方案，方案中应明确会议目的、来员名单、接待名单、日常安排、天气状况等。根据会务接待方案提前做好票务、住宿等预定，编排座位，准备会议相关资料等。及时将会务费用、应准备的资料、联系方式、其他要求等信息通知到与会相关人员。针对外地参会人员，提供交通路线图或联系人员电话。通过提前做好准备，为会议活动开展扫清障碍，落实好各项工作安排，提供细致的服务，让与会人员顺利到达现场。

　　4.2 注重过程中的细节，提供专业化服务

　　在会议活动开展的过程中，应充分利用公司会议资源，保证会议活动开展的正常需求，避免浪费资源。针对会议活动的流程和各个环节，协调好会议室和休息室的使用情况，提高利用效率。现场服务人员应注意自身的整体形象，在着装上保持统一性和整洁性，根据公司会务管理制度佩戴相应的服饰或标志。服务人员不能佩戴夸张首饰，保持坐姿站姿规范，仪表举止大方端庄。进行询问或交谈的过程中，使用标准的普通话，使用礼貌用语，语调适中，语言亲切温和。与参会人员打招呼的过程中应专注，避免漫不经心，留下不好的印象。注意保持会议活动现场的卫生，在为客人添加茶水后，及时取走杂物。工作人员积极参加专业化服务学习培训活动，提高专业服务水平，满足企业会务管理新要求。

　　4.3 加强会务工作分工，强化责任落实

　　会务工作责任的落实前提是对每个岗位的工作任务进行明确化。围绕会务接待工作的日程安排和相关工作事项，以工作任务的形式分配给不同的岗位，设定具体的责任人。有办公室负责牵头进行会务接待工作各项资源的统筹管理，然后组织部门制定具体的会务接待日程，明确会务接待的标准、具体流程，并根据具体的会务标准和流程安排好接待资源。针对会务接待工作中可能出现的临时状况，应做好应急备案。严格落实会务接待审批制度，对会务接待中的各项消费清单留存好报销凭证。结合各部门及岗位的职责划分情况，采取首问负责制，对会务接待工作各个环节的任务完成情况以及责任落实情况进行评估验收。采用问题清单方式，对评估验收过程中发现的问题，对照清单逐一整改。通过对问题的总结反馈，优化会务工作制度措施，形成更加科学高效的会务接待工作体系，避免无序、低效、服务差、资源浪费现象发生。

　　4.4 增强工作人员学习能力，持续提升业务水平

　　随着企业的不断发展，企业会务接待工作对于工作人员的综合素质水平也有越来越高的要求。保持与时俱进的态度，以精益求精的理念来对待会务接待工作是每个工作人员应有的职业素质。在生活和工作中，见贤思齐，向更加优秀的人学习，注重个人品行修养的提升。积极学习和应用现代信息化技术，参加各种内部外部培训交流活动，持续提升会务接待的业务水平。

　　5 结语

　　综上所述，企业会务接待工作水平的高低反映了企业内在组织和管理能力的强弱。面对繁杂的、细碎的工作事项，会务接待工作人员应具备良好的心理素质和知识技能，在面对多种多样的环境和状况时能够灵活妥善地处理和应对。只有以精益求精的态度来对待各项工作，将精益管理理念融入到实际的工作中，才能真正提升会务接待工作的规范化程度和专业化程度，保证会议活动顺利进行。

　　参考文献：

　　[1]孙婷婷.精益管理理念在企业会务接待工作中的应用 [J].企业改革与管理，2018（08）

　　[2]楼甜甜.精益生产理论在企业会务工作中的运用分析 [J].现代企业文化，2017（11）

　　[3]刘文智.精益管理理念在企业会务接待工作中的应用 [J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（02）

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