设备采购招标存在的问题及应对策略

　　文/郑赛高

　　【摘要】在我国的社会主义市场经济体系中，企业若要实现长远发展，需要转变传统的经营理念和模式，积极革新设备采购模式。文章分析了5种常见的设备采购招标形式，指出当前设备采购招标过程中存在招标需求标准不明确、监管力度不足和采购合同风险意识缺失等常见问题，并有针对性地提出，应当明确招标需求标准、强化设备采购招标监管及加强采购合同风险管理的应对策略。

　　【关键词】设备采购；招标需求标准；应对策略

　　生产设备构成了企业生产活动的基础，其采购质量和成本直接关系到企业的生产效率和盈利状况。在采购设备的过程中，企业要顺应市场的发展规律，科学地应用招标采购策略，以提升采购质量并有效控制成本。目前，许多企业在这一领域仍面临诸多挑战，导致设备采购招标的进场质量很难达到预期，从而影响到项目的正常实施。因此，改善采购招标的质量迫在眉睫。

　　设备采购招标的常见形式

　　其一，公开招标。招标人通过发布招标公告邀请不特定的潜在投标人参与投标，这种方式适用于潜在投标人较多的项目招标。通过报刊、广播、电视等媒体公开发表招标广告，征集供应商，这是设备采购中最常见的招标方式之一。公开招标的过程要公开透明，让具有相应资格的供应商能够在最大范围内进行竞争，并通过公平竞争，以合理的价格为企业供货，企业也能以合理的价格采购到所需的设备和设施。

　　其二，邀请招标。邀请招标是招标人通过发送招标邀请书，邀请特定的潜在投标人参与投标。邀请招标适用于供应商数量有限、交期紧迫且招标金额通常不大的情况，常见于战略采购、框架协议采购、源头采购等采购方式，以及业主要求在入围供应商名单中实施的采购项目。

　　其三，竞争性谈判。竞争性谈判涉及采购方与至少两家供应商进行谈判，通过比较不同供应商的报价、技术实力、售后服务等因素，择优确定中标供应商。这种方式适用于以下情况：采购金额达到限额标准以上；招标无果；招标所需时间过长；技术复杂或特殊性质导致无法明确详细规格或具体要求。竞争性谈判的优点在于其灵活性，能够更灵活地处理复杂情况，满足采购方的特定需求。

　　其四，询价采购。询价采购是企业向供应商发出采购询价单后，各供应商提供报价，企业再根据报价进行综合考量，选择最佳供应商开展合作。通常在设备采购金额和价格变化不大、设备规格统一且通用性较强时，企业倾向于采用询价采购。询价采购的优点在于操作简单、效率高，能够迅速完成采购任务。

　　其五，单一来源采购。单一来源采购指的是仅从单一供应商处采购设备，这种情况通常发生在供应商具有独家供应能力、紧急情况下无法选择其他供应商或在特定情况下必须采用单一来源采购。

　　设备采购招标存在的问题

　　招标需求标准不明确

　　招标需求模糊，标准不明确，可能会对整个招标过程产生严重影响。招标文件中对设备的需求描述过于笼统或含糊，缺乏具体的技术规格、性能参数、质量标准等详细信息，这可能导致投标人难以准确理解招标人的真实需求，进而影响投标文件的编制质量。在招标过程中，缺乏明确的质量标准、验收标准或评分标准，将使得评审工作难以进行。标准的不清晰可能导致评审结果的主观性和不公平性，影响招标结果的公正性。招标需求与标准的不明确将增加投标人的工作难度和成本，投标人需要花费更多时间和精力去解读招标文件，甚至可能需要通过多次沟通和确认才能明确招标人的真实需求。此外，招标需求与标准的不明确还可能引发投标人之间的争议和纠纷。不同的投标人对招标文件的解读可能存在差异，导致投标结果的不一致和争议。

　　监管力度不足

　　现有的法律法规可能无法全面覆盖设备采购招标中出现的新情况和新问题，为串标行为提供了可利用的空间。多个监管部门之间可能存在职责交叉或监管空白，导致监管效率低下，甚至出现监管盲区。而过度依赖传统的监管手段，如现场检查、文件审查等，未能有效利用大数据、人工智能等现代科技手段，使得发现和预防串标行为变得困难。监管执行不力是导致设备采购招标中串标问题频发的重要原因之一。部分监管人员可能因为工作量大、任务繁重或个人原因，对监管工作产生懈怠，未能认真履行其职责。在某些情况下，监管部门或监管人员可能与招标人、投标人存在利益关系，导致监管过程中出现监管不严的现象。监管部门对设备采购招标关键环节和重点领域的监管力度不足，也为串标行为提供了可乘之机。

　　采购合同风险意识缺失

　　首先，合同的基本信息不明确，双方的基本信息未明确或填写错误，这可能在后续合作中导致付款无法到账、交货过程中的误解等问题。合同中的关键条款（如设备规格、型号、数量、价格等）表述模糊或不一致，容易引起合同履行过程中的争议。其次，合同条款可能不完整或存在漏洞，未明确各方的身份、权利、义务、履行方式、期限、违约责任等具体内容，进而在合作过程中导致误解和纠纷。同时，缺乏针对特定风险的防范条款，如设备质量保证、售后服务、违约责任等，致使企业合法权益难以得到有效保障。再次，合同条款可能违反相关法律法规，导致合同无效或需承担法律责任，或对法律法规的更新和变化缺乏敏感性，未能及时调整合同条款以适应新的法律环境。最后，合同履行过程中的风险管理不足。一是对供应商的履约情况缺乏有效的监督和管理，这增加了供应商违约的风险。二是未能及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，导致问题扩大化并引发更大的风险。

　　合同履约监管不力。一方面，缺少对供应商履约情况的监督机制和对供应商履约能力的持续评估，导致无法及时掌握供应商的履约进度、质量以及潜在问题，从而使得一些风险未能被及时发现和纠正。另一方面，在合同履行过程中，对出现的问题反应不够迅速，未能及时采取措施解决问题，使得问题扩大，影响了合同的正常履行。同时，缺乏对合同履行中问题的记录和跟踪，导致问题处理过程缺乏透明度和可追溯性。对合同变更和解除的管理不够严格，未按照规定的程序进行审批和记录，增加了合同变更和解除的风险。

　　设备采购招标问题的应对策略

　　明确采购需求标准

　　其一，在编制招标文件之前，采购人应充分调研市场需求、设备性能、价格等信息，确保采购需求与标准的准确性和合理性。通过前期调研，明确设备的技术规格、性能参数、质量标准等关键要素，为招标文件的编制提供有力支持。

　　其二，在招标文件中，应详细列出所需设备的技术规格、性能参数、质量要求等关键信息。信息应尽可能具体、明确、可量化，以便投标人能够准确理解并据此编制投标文件。应避免使用模糊或含糊的表述方式，以减少投标人的误解和争议。

　　其三，在评标过程中，应设置科学合理的评分标准，综合考虑价格、质量、售后服务等多个因素。评分标准应明确具体、可操作性强，以便评审专家能够客观公正地评价投标人的投标文件。要避免出现评分标准过于主观或倾向性明显的情况，以确保招标结果的公正性和准确性。

　　其四，招标文件编制完成后，应组织专家或第三方机构对招标文件进行审核，审核内容包括采购需求与标准的明确性、准确性、可操作性等方面。通过审核可以及时发现并纠正招标文件中的问题和不足，确保招标文件的质量和效果。

　　其五，招标前可以组织潜在投标人参加需求沟通会，会上就招标需求与标准进行详细的解释和说明，以便投标人能够准确理解并据此编制投标文件。同时，也可以借此机会收集投标人的意见和建议，进一步完善招标文件的内容。

　　强化设备采购招标监管

　　为有效改善设备采购招标监管不严的问题，提升招标过程的公正性、透明度和效率，企业应制定和完善设备采购招标监管的相关法律法规和规章制度。这包括明确监管职责、权限和程序，建立健全信息公开和公示制度，确保招标过程的透明度和公正性。

　　监管范围应从开标、评标和定标等环节拓展到招标公告发布、招标文件编制、合同签订及履行等全过程。在招标文件编制过程中增加了黑名单、重点关注名单告知书，廉洁承诺书，以及监督和举报部门联系方式，确保招标文件的合法性和合规性。同时，对合同签订及履行过程进行跟踪监督，确保合同得到严格履行。在上述招标过程中，企业组建评标委员会，负责审查投标文件，实地考察投标人，审查投标文件合规性，对投标人进行排序，推荐中标候选人。招标文件中还对评标原则和方法进行了阐述，以确保公正公平和择优原则。

　　在内部人员管理方面，建立严格的监管责任追究制度。同时，鼓励社会监督和舆论监督，形成多方参与的监管格局，还应加强对监管人员的培训和管理，提高其专业素养和责任意识。企业要积极丰富现有监管手段，引入现代信息技术手段，建立电子招标平台、电子评标系统等信息化手段，实现招标过程的电子化、网络化和智能化管理。

　　加强采购合同风险管理

　　增强风险意识教育。定期为采购团队及相关部门举办风险管理培训，涵盖合同法律、采购流程、风险识别与评估等内容，以提升员工的风险意识和专业素养。通过分享行业内外的采购合同纠纷案例，让员工深刻理解合同管理不善可能带来的严重后果，从而增强风险防范的紧迫感。

　　完善合同管理制度。根据实际情况和法律法规要求，制定统一、规范的采购合同模板，明确双方的权利、义务、违约责任等关键条款，以减少合同漏洞。同时，应设立专门的合同审查小组或部门，对每一份采购合同进行严格的法律审查和风险评估，确保合同条款的合法性和合理性。

　　加强供应商管理。建立供应商评估体系，对供应商的资质、信誉、履约能力等进行全面评估，确保选择的供应商具备可靠的履约能力。在合同履行过程中，应对供应商的履约情况进行持续监督和评估，及时发现并解决问题，降低违约风险。

　　建立健全的履约管理机制。明确履约标准，建立预警机制，对可能影响合同履行的因素进行提前预警，以便及时采取措施应对。采用现场检查、定期报告、第三方审计等多种方式，加强对供应商履约情况的监督和管理。

　　加强采购部门与其他部门（如法务、财务、技术等）之间的沟通与协作，形成合力共同应对采购合同风险。企业内部要建立畅通的信息反馈渠道，确保合同履行过程中的问题能够及时反映到相关部门并得到妥善处理。

　　结语

　　当前，市场环境竞争日益激烈，现代企业若要提升竞争力，必须有效控制成本，以最低的成本获取最优质的生产资源。因此，强化设备采购的招标管理对于提升企业效益至关重要。企业经营者应充分认识到设备采购招标管理的重要性，持续改进各个环节的工作流程，提升相关人员的专业素养，以确保采购到性价比高的设备和设施，推动企业的蓬勃发展。

　　〔作者单位：上海振华重工（集团）股份有限公司长兴分公司〕

　　参考文献：

　　[1]许少冬.探究如何加强电力设备招标采购管理工作[J].市场瞭望，2024（05）：132-134.

　　责编：辛美玉；编辑：袁佳薇