手把手教你做好工资表（上）

　　薪酬管理，是人力资源管理工作中一个重要的操作环节。无论哪种类型的企业，每个月都会面临工资核算的问题，那么HR应该如何准确高效地完成这项工作呢？况且，工资表的功能绝不仅仅是准确地发放员工工资这么简单，在我所倡导的模型技术体系中，这是一个很基本也很重要的数据处理环节。如果未能正确认识和解决这个问题，那么后续的薪酬管理、绩效管理、预算管理都将受到很大的制约。

　　工资核算一般包含以下步骤：（1）确认应发工资人员名单；（2）确认当期每个员工工资构成的各项标准（如：基本工资、岗位工资、技能工资、固定补贴等）；（3）导入考勤结果并以此为依据导入考勤补、扣款（如加班费、各种请假扣款等）；（4）导入当期浮动工资结果（如：绩效考核奖金，计件、计时工资等）；（5）导入当期临时补、扣款（如行政奖罚、临时性扣款、补贴等信息）；（6）导入社保数据；（7）核算个税；（8）计算应发工资。

　　除此之外，有些企业还有更为个性化的处理（比如存在保底工资处理、入离职员工核算工资的特殊时间规定等等），但大体都具备以上过程，下面我们按照普遍存在的情况，分别来介绍一下模型技术体系中倡导的基本方法，如果您的企业还有更多特殊要求，那么只需借鉴本文介绍的一些方法即可。

　　我们先看第1个问题：怎样才是“确认当期应发工资人员名单”的合理方式。当期应发工资的员工基本上有三个类型：（1）正常在职的员工；（2）当期入职的员工；（3）当期离职的员工。无论你所在的企业是拥有管理软件系统，还是用EXCEL表格自行建立员工电子档案，作为一个制作工资表的HR，你应该常态性地拥有并维护一个员工信息管理数据库，这个数据库至少应该由“员工个人信息”、“员工企业信息”、“员工异动信息”三部分构成，如下图所示：

　　该部分数据维护应该遵循以下原则：

　　1.每一个员工具备唯一的企业编号（工号）。

　　2.新入职员工不重复使用之前已离职员工的工号。

　　3.离职员工信息不应被删除，只需填写离职时间信息。

　　4.员工异动必须填写异动性质（大体包括转正、调动、晋升、降职、参保等类型），必须注明异动时间。

　　5.以上信息必须及时更新，以确保随时能判断筛选出最新的员工信息。

　　在这里需要特别说明的是，按以上的逻辑维护员工信息，不仅可以利用对应的EXCEL技术迅速得出当期应发工资人员名单，还能随时还原出以往任何一个月份的员工清单，对我们做人员编制分析、人力成本分析都具有很重要的作用。更为重要的是，我强烈建议人力资源部门能够完全掌握这个数据的使用和控制权限，在一个企业内，员工的标准信息，比如姓名、部门、职级、职务等，它们的准确值、更新值都应该来自人力资源部门，这样就不会在数据传输过程中出现偏差，如姓名存在错别字，部门变化更新不及时等等问题，一旦出现，HR在处理各个部门汇总的数据时就会遇到麻烦。

　　当获得了准确的当期应发工资人员名单以及最新的固定薪酬数据以后，我们要做的就是工资表的合成工作，这个过程如下图所示：

　　如果落实到EXCEL表的具体操作中，各种支持文件的数据就进入了具体的SHEET页当中。

　　以上是整个工资表制作的整体思路和框架，接下来重点介绍一下这个过程中的几个重要问题。

　　分清工资合成表和工资报表

　　很多HR在做工资表的时候，习惯拿上个月的工资表做基础，新增人员就在对应部门区域内插入数据，离职人员就直接在表中删除，计算完毕之后，仍然就地调整格式，以便于打印，总之始终在一个页面内进行各项操作，然而这并不是一个合理的做法。我们先要明确一个概念，实际上在具体操作中我们有三种表：数据源表、过渡表和报表。数据源表就是手动录入或从系统中导出的存放原始数据的表，比如考勤记录、生产记录等等；过渡表就是我们进行计算的表，包含了公式、函数或其他运算方法；而报表就是最终结果形成以后呈现给他人看的表。由此可知，工资合成表属于过渡表，它的作用就是计算，而不是最终的报表，工资报表才是呈报的最终形式，它应该来自于工资合成表，而它才应该被美化和调整格式，在工资合成表中是不允许进行插入、删除这些动作的。

　　充分理解工资表计算模板化的核心理念

　　在制作工资表的时候，我们应该有模板化的概念，所谓模板化，就是已经把各种数据之间的逻辑、引用、计算关系固化下来，当数据发生变化的时候，只需要把数据重新复制粘贴到对应位置，结果就会自动更新。比如工资合成表就是一个自动处理环节：应发工资名单、固定薪酬数据都来自于员工信息管理表，浮动工资来自于对应的绩效或奖金表单；引用考勤结果数据后各种补贴、扣款的计算自动完成；社保部分来自于社保结果表单；计算个税的函数在合成表中已经固化。具备了这样一个理念，我们就可以设计出一个很高效的工资表计算工具。当我们计算完毕之后，再把数据引用到工资报表中去，而工资报表是一个已经美化完毕的、符合打印格式的表格，数据自动导入后就可以非常方便地发布。从这个意义上说，工资合成表设计完成并经过计算验证以后，它的准确度是非常高的。所以，它是不应该被手动更改的。制作工资表的HR，把精力放在所有支持表单的审核上就可以了，这也就完成了模型技术所倡导的把计算交给电脑，把精力用于思考的高效工作模式。

　　工资表的设计问题

　　很多HR问我，工资表应该怎样设计，应该设置哪些字段。如果你理解了我们在第一个问题中提到的“工资合成表”与“工资报表”之间的关系之后，这个问题就很容易理解了。我们在计算工资的时候，也就是在工资合成表中应该是全字段的，要把与工资相关的所有字段都包含进去，比如部门归属、职级职务、基本薪酬、浮动薪酬、社保个税等等，而且这些数据绝不可以合并，尽量让他们遵循最小颗粒化原则，比如不要把工装扣款与行政罚款加总后统计列支在“其他扣款”这个字段下，这种做法会严重影响今后的数据分析。在“工资合成表”中只要我们做到了全字段、最小颗粒化的原则，我们就可以在“工资报表”中根据上级或财务的需求合成报表。这个时候的汇总和简化才是有必要的。

　　使用EXCEL制作工资表的技术问题

　　这可能是很多HR面临的实际问题，原理搞清楚了，可是怎么实现呢？其实真正用到的函数无非是IF、VLOOKUP这些很基本的函数，只是在有的环节中需要构思一些巧妙的方法，比如从员工信息表中筛选出当期应发员工名单的环节，就使用到了判断、辅助列与VLOOKUP函数的结合使用，除此之外，合成表从支持表单中抓取数据，都是使用VLOOKUP，个税的计算公式在网上非常轻松就可以搜索到，而更为详细的内容您可以从两个渠道获得：一是后续我会在EXCEL技术类文章中进行说明；二是关注《人力资源》杂志后续推出的线上课堂，我会逐一给大家演示。

　　（未完待续）

　　专栏作者/孙炜

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