项目管理 成长与蜕变

　　高医医疗体系在医疗卫生政策以及智慧医疗日新月异发展之双重挑战下，亟需求新求变以持续保有竞争力，并以稳健而敏捷之应变能力，面对接踵而来之种种挑战。此应变能力需奠基于过去知识之累积，包含规划、决策、分工及执行……等知识经验，佐以人才培育制度，将过去关键知识传承，减少重蹈覆辙、才能加速创新。

　　108年COVID-19疫情来袭时，因92年的SARS应变经验未有完整纪录保留，医院因应疫情或其它重大事件，若重新拆解任务将会非常耗时，而重新试错也会导致更多时间及资源浪费，因此凸显出建置关键知识平台之急迫性及重要性。

　　划时代里程 展开系统建置计划

　　本项目对整个高医医疗体系将关键知识留存及传承，具有划时代的意义，过去高医医疗体系并无单一平台来将重要项目或里程碑……等执行历程予以记录；本校董事会曾于主管共识营揭橥世代传承之重要性，更促使高医医疗体系首长一致决定，体系四家医院于110年同时完成建置知识管理系统(KM)，将最重要的知识资产得以共享，以体系医院共学来减少经营成本、提升竞争力，达到世代传承、培育优秀人才及永续经营之目标。

　　从需求启动到完成建置，总共耗时约10个月；项目在预算确定通过后即启动项目活动及时程规划，以甘特图进行各项活动时间管理。知识管理系统为委外建置，与厂商议约时，即载明须完成期限以及完成阶段性目标时，分期给付款项，全程控管项目时间、执行目标及预算。我们认为项目执行是否顺利，利害关系人的管理很重要，因此针对不同的利害关系人，拟定不同的管理及沟通策略，例如：项目一开始对于因不了解项目目的而态度比较抗拒的全院员工，依项目进程进行不同的沟通方式。项目初期办理项目启动大会，由本院院长带领宣示建置知识管理系统之必要性，以及关键知识分享之重要性；系统建置期间，召开各单位文件盘点讨论会，藉由盘点各单位重要知识资产，让同仁了解知识经验传承之重要性；系统上线时，办理知识管理系统操作教育训练，建置同仁知识分享能力；系统建置完成后，办理项目成果发表会，使全院同仁了解各单位推展知识管理应用之成果，发挥同侪影响力，吸引更多同仁投入知识管理应用。

　　KM系统放大无形效益

　　本项目成果不仅仅达成对于关键知识贡献、保存与学习所带来之绩效，经由知识多元应用，亦创造出激发创意、改善流程及提升员工满意度之无形效益，包含：

　　一、大幅度降低知识搜寻时间：只要0.37秒，就能快速而精准地呈现搜寻分类结果。

　　二、缩短人员学习曲线：医学教育对于医师及医事人员学识技术养成至关重要，临床上的医学教育以师长及学长姊的教导与经验传承为主，过去宝贵的经验与知识，存在师长或学长姊的个人资料库，学习知识不易取得而且会因人而异，造成学习上的困难。项目完成后，于知识管理系统可依临床单位属性，建置专属新手之知识地图，将临床作业指导书、临床教材、特殊病例……等医学信息分类建置，让新手学习不受人、事、时、地、物影响，缩短学习曲线、提升医学教育质量。

　　三、保存核心知识：项目完成后，系统已建置超过10万份关键知识文件、84种知识类型，包含评鉴、质量手册、ISO作业程序书、各种项目执行过程、会议记录及成果报告……等，除了人才培育，亦储备随时为医院面临之挑战做好准备的应变力。

　　四、提高解决问题时效：快速汇整关键数据供首长进行决策时参考，尤其COVID-19疫情期间之防疫医事人力调度，实时汇整出护病比数据，因应滚动式之防疫措施。

　　五、知识传承、全员抗疫：COVID-19疫情期间，本医学中心担负照护重症病人、小区筛检、小区疫苗施打……等任务，运用KM系统将初次建置经验进行分享，团队可快速进行知识复制，因应滚动式之防疫措施，并获高雄市政府防疫贡献奖。

　　六、提升知识再利用价值：快速导出知识类型文件信息，供要因分析及发现系统性问题，进行 PDCA改善，提升行政管理效率。

　　七、提升满意度：提升部门团队合作及提高员工满意度……等无形效益，单位人员藉由问题讨论改善过程，提升了部门团队合作，而问题改善后，亦提高了全院同仁对业务执行之满意度。

　　项目建置完成后，本医院为推广知识管理应用，办理第一场知识管理应用成果发表会，向全院同仁展示项目建置初期成果，当时有7个单位部门在短时间之内展现了知识管理应用对单位流程改善之成效；111年4月本医院办理了第二场知识管理应用成果发表会，参赛团队增加到10个单位，显示知识管理应用已形成本医院组织文化，各单位除了持续将关键知识上传系统保存，同时进行脑力激荡、激发创意，展现对知识应用之成果，争取团队荣耀。本医院亦将各单位成果发表重点，参加由SGS举办之知识管理标竿案例奖，连续2年获得机构组标竿案例奖，争取医院对外露出之机会。

　　本项目有幸获得高医体系首长一致支持，全体同仁同心协力，才能顺利完成并产出绩效，知识应用改善作业流程、优化行政效能；我们将持续推广及应用项目管理手法，来因应高医医疗体系未来面对的种种挑战。

　　结语

　　本次获得2022项目管理大奖标竿项目奖，对于项目团队而言，是极大的鼓励，从评审回馈的意见中，我们除了学习到未来项目管理需精进的方向，也获得满满前进的信心与能量。

　　项目管理是可以有效组织和执行工作，帮助团队达成目标的实际作法，但对于高医医疗体系而言，项目管理仍是尚待进一步推广的应用手法；本项目后续将撰写行动建议书，将执行项目成果时的注意事项、项目解决了哪些特定问题、以这项项目成果为基础，未来可以进一步发展的工作、发展这项项目时衍生出什么新技术与新能力，将来可以运用到其他项目上……等，亦将项目管理知识经验分享及传承。

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