如何规范高校信息化项目采购文件编制

　　文/安爽　王群

　　【摘要】为推进教育信息网络化、智慧化建设，改善教学环境，打造适应学生自主学习、自主管理、自主服务需求的智慧课堂，结合互联网、大数据等现代技术的应用，高校信息化项目投入逐年增加。文章总结了采购文件编制常见问题及违法情形，从重视需求调研工作，科学合理确定采购需求，制定严格的验收方案三个方面提出做好采购文件编制工作的具体措施，以期从源头上规避质疑事由。

　　【关键词】高校信息化建设；采购文件编制；调研工作；采购需求；验收方案

　　近年来，为推进教育信息网络化、智慧化建设，改善教学环境，打造适应学生自主学习、自主管理、自主服务需求的智慧课堂，结合互联网、大数据等现代技术的应用，高校信息化项目投入逐年加大。但由于高校信息化项目属于通用类配置，市场竞争激烈，已经成为被质疑投诉的多发地带。

　　采购文件编制常见问题及违法情形分析

　　采购文件的技术服务要求（采购需求）描述过细或过粗

　　信息化项目的技术、服务要求是采购需求的核心部分，制定难度较大，需要花费很多心力，在部分高校采购实践中常会出现两种极端情形。一是采购需求过细，明显倾向于某一产品。例如，数字音频处理器抗混响功能的描述，“无线麦和吊麦自动切换。当无线麦开启后，吊麦静音或音量降低；无线麦关闭或静音（可设置静音时间）后，切换到吊麦拾音，抗混响等级可调”。用这种照抄某一产品说明书方式编写采购文件，违反政府采购公平原则，极易导致被质疑、投诉，甚至会导致采购失败。二是采购需求过于模糊，不够明确。这主要是因为采购人对采购项目需求没有进行充分的市场调研，风险意识不强，导致制定的需求模糊不清，没有准确地表达需求，相当于给投标供应商留下了以低质产品谋取中标的机会，极易导致低价低质产品中标或采购失败。例如，在信息化建设项目中，部分高校存在装修的需求却不想具体规划，常使用“本项目统一组织踏勘现场，投标供应商须结合本项目采购需求，制定一套完整的装修方案”等描述，采购需求没有做到客观与量化，供应商中标后就有装修成本每平方米100元与每平方米1000元的品质差别。

　　信息化项目采购需求内容不符合规定要求

　　财政部《政务信息系统政府采购管理暂行办法》（财库〔2017〕210号）规定，采购需求应当落实政务信息系统整合共享要求，符合政务信息共享标准体系，确保相关系统能够按照规定接入国家共享数据交换平台。采购需求要与现有系统功能协调一致，避免重复建设。采购需求应当体现公共数据开放有关要求，推动原始性、可机器读取、可供社会化再利用的数据集向社会开放。采购需求应当落实国家支持云计算的政策要求，推动政务服务平台集约化建设管理。不含国家秘密、面向社会主体提供服务的政务信息系统，原则上应当采用云计算模式进行建设，采购需求应当包括相关设备、系统和服务支持互联网协议第六版（IPv6）的技术要求。采购需求应当落实国家密码管理有关法律法规、政策和标准规范的要求，同步规划、同步建设、同步运行密码保障系统并定期进行评估。而部分高校信息化项目在实际采购过程中常出现违反以上规定的情形，不仅极易形成“信息孤岛”，而且为后续的互联互通、大数据建设和运行维护带来隐患。

　　设置不合理加分条件限制或者排斥潜在供应商

　　信息化项目的特点是集成度高、使用率高、易发生故障。一个采购项目可能涉及上百个品牌的配件，售后服务对于产品的正常使用非常重要。但部分高校扩大了对售后服务的要求，在招标文件中设置不合理加分条件限制或者排斥潜在供应商。例如，某多媒体教室建设项目采购文件中对售后服务的要求是：“投标供应商应在本地有售后服务机构，需提供房产证明或租赁合同作为证明；维修响应及时，满足得4分，不满足得0分。”此要求属于以不合理条件限制或者排斥潜在供应商行为，违反了《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《财政部关于促进政府采购公平竞争优化营商环境的通知》（财库〔2019〕38号）等有关规定。因为本地化服务不代表优质服务，还是应该从具体服务情况作要求。如果是预算较多的项目，可以要求供应商中标后在质保期内提供驻厂服务，以保证服务的及时性。

　　通过对供应商考察等方式改变评审结果

　　《中华人民共和国政府采购法实施条例》（以下简称《政府采购法实施条例》）第四十四条第二款规定：“采购人或者采购代理机构不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果。”部分高校信息化项目在实际采购过程中，通过对供应商考察等方式改变评审结果，严重违反了《政府采购法实施条例》第四十四条第二款规定。

　　为采购项目提供整体设计的唯一供应商参加该项目采购

　　为采购项目提供整体设计的供应商参加该采购项目采购活动，违反了《财政部关于信息系统建设项目采购有关问题的通知》（财库〔2011〕59号）的相关规定。需要说明的是若采购方式为单一来源采购，则允许这样做。在现实中，为采购项目提供整体设计的供应商参加该采购项目采购活动是常见的违规现象，这不仅只出现在高校信息化采购项目中。例如，某高校700万的智慧教室采购项目，有34个配置，近300个参数，采购人未必有信息化专业背景，也未必有时间用心研究参数，可能会让唯一供应商单独制定采购需求。该供应商不仅在采购需求的把握和理解上具有优势，而且为了顺利中标所制定的参数具有明显的排他性，以达到自己中标的目的。这种情况如果发生，极易产生竞争不充分，存在利益输送的风险。从审计角度来看，若中标供应商是为采购项目提供整体设计的供应商，则涉嫌虚假采购。

　　将除进口货物以外的生产厂家授权等作为资格要求

　　除进口货物以外的生产厂家授权、承诺、证明、背书等作为加分条件或中标、成交条件，违反了《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号，以下简称87号令）第十七条规定：“采购人、采购代理机构不得将投标人的注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等规模条件作为资格要求或者评审因素，也不得通过将除进口货物以外的生产厂家授权、承诺、证明、背书等作为资格要求，对投标人实行差别待遇或者歧视待遇。”例如，要求供应商投标时提供原厂质保函。

　　将CMM/CMMI认证作为资格条件及评审因素

　　CMM/CMMI认证等属于未经国家认证认可监督管理委员会认定的境外机构所出具的认证或资质，不应作为政府采购资格条件或者评审因素，同样是87号令第十七条规定中的要求。例如，将系统分析师证书作为资格要求和评审因素。在财政部发布的2022年行政处罚结果公告中，将此类计算机从业人员证书归类为“以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇”的情形。因此，系统分析师证书不宜作为资格要求和评审因素。

　　将高级软件工程师证书等作为评审因素

　　中华人民共和国财政部政府采购信息公告第一千六百四十一号、第一千六百四十二号公告显示，财政部在依法对某项目投诉处理过程中，发现招标文件将缺乏相关法律依据或标准的高级软件工程师证书、大数据分析师（高级）证书、信息系统管理（高级）证书作为评审因素，判定为“以其他不合理条件限制或者排斥潜在供应商”的情形，对采购人、采购代理机构作出警告的行政处罚。

　　将高新技术企业列为资格条件或评分因素

　　在对高新技术企业认定的标准中，对成立时间要求必须1年以上、研发费用占收入总额比例要求，违反了《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库〔2020〕46号）第五条“采购人在政府采购活动中应当合理确定采购项目的采购需求，不得以企业注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等规模条件和财务指标作为供应商的资格要求或者评审因素，不得在企业股权结构、经营年限等方面对中小企业实行差别待遇或者歧视待遇”的规定。在政府采购中，供应商是否属于高新技术企业与履约能力不呈正相关，若限制中小企业参与则涉嫌以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。

　　科学、高效编制采购文件的具体措施

　　重视需求调研工作

　　需求调研是制定采购需求的基础。高校信息化项目采购人可以在确定采购需求前，通过线上查询产品中标记录、官方网站信息，线下邀请不少于三个主流品牌做产品介绍、邀请专家参与论证等方式开展需求调研，了解拟购产品的市场供给、不同品牌竞争情况及近三年的成交信息，包括产品的日常运维、备件、耗材等后期采购成本。如果只调研一家，甚至让供应商制定采购需求，不仅违反规定，同时也埋下了质疑投诉的隐患。

　　科学合理确定采购需求

　　采购需求应表述准确、规范。高校信息化项目采购人应以严谨负责的态度，按照符合内控要求的流程制定采购需求，采购需求应当客观、量化。在服务类系统开发项目采购中，多数需要供应商提供方案，对于此类情形，采购需求中应当说明采购标的具有哪些具体功能、在什么物理及技术场景应用、采购标的要实现的目标等基本要求，并尽量明确客观、量化的指标。采购人制定采购需求可以参照或直接引用与采购项目相关的行业标准、国家标准、地方标准等标准规范，也可以根据采购目标在满足了解三个品牌的情况下提出更高的技术要求。

　　制定严格的验收方案

　　高校信息化项目采购人应严格按照合同履约，设置严谨的违约处罚条款，强化法律手段，提高供应商违约成本。采购人要严格按照合同及采购实施计划中的履约验收方案开展履约验收，将履约验收报告作为付款的重要依据之一，验收不合格的不予支付，保证采购需求落到实处。第一，验收不能走过场，对通过验收的项目，应该建立追责机制，强化验收责任。第二，应制定验收管理规定，可邀请专家对照中标供应商在投标文件中的相应参数，逐项对技术和商务要求的履约情况进行验收。第三，对不能明确客观标准必须经主观判断的需求指标，可以通过对采购人、使用人的现场咨询，以问卷调查等方式判断履约情况。

　　结语

　　高校信息化项目采购人只有高度重视、身体力行地做好需求调研工作，科学合理确定采购需求，制定严格的验收方案，同时，依法依规设置评审因素，规避相关法律法规中的违法情形，才能在实现采购目标的同时最大限度地规避质疑投诉的发生。

　　（作者单位：山东大学财务部）

　　参考文献：

　　[1]中华人民共和国财政部.中华人民共和国财政部令第87号——政府采购货物和服务招标投标管理办法[EB/OL].（2017-07-18）[2023-10-11].http://tfs.mof.gov.cn/caizhengbuling/201707/t20170718_2652603.htm.

　　[2]王玉范.高校政府采购存在的问题及改进措施[J].沈阳工程学院学报（社会科学版），2009（01）：64-66.

　　[3]宋鹤伟.政府采购文件编制及评审中易出现的问题[J].招标采购管理，2022（09）：40-42.

　　责编：辛美玉；编辑：张曼琳