与传统的IT项目相比，云服务的获得简单而且快捷，这让很多企业的业务部门常常越过IT部门直接与云服务商签订合同。由于没有IT部门的参与，传统的IT项目招投标流程就得不到有效执行。
业内专家建议，无论是否招标，与服务商签订合同之前先提交一份需求说明书是非常有必要的。它不仅是评估不同云服务商提供的云服务的依据，更是将来签订云服务合同的基础。因为需求说明书中的每个需求正是需要让云服务商来帮忙解决的地方。通过评估多个云服务商的服务是否以及如何满足企业的需求，用户不仅了解了不同云服务商的特点与优势，同时也明确了还有哪些地方需要与服务商进行进一步的沟通。
一些公司可能会错误地认为所有云服务提供服务都大同小异，特别是IaaS服务商，其提供的云服务功能都大同小异。显然，这种认识并不正确，随着云计算市场的不断发展，云服务供应商正在试图区分其服务，以在市场竞争中赢得优势。
比如，企业可能会在需求说明书中要求服务水平协议(SLA)确保“4个9”的可用性(99.99%)，这与“3个9”(99.9%)的SLA相比就会有很大区别(3个9的可用性意味着每年的停机时间接近9小时，而4个9意味着每年停机不到1个小时)。一个完整的需求说明书还会帮助企业找出云服务供应商是如何计算正常运行时间、哪些事情(例如定期维护)不包括在内，以及供应商有哪些具体措施可以保证它能履行对SLA的承诺。
对云供应商的基础设施和安全评估涉及许多因素，而供应商在这些方面又有很大的不同。在需求说明书中明确对基础设施以及安全方面的需求，企业就可以据此来判定云供应商是否能真正满足需求。另外，企业还需要明确云服务商获得了什么样的认证或得到了哪些第三方的认证，以验证其所说的基础设施及其安全声明是真实可信的。
实际上，云服务商的投标书就是对需求说明书的回答，透过标书可以很清楚地表明某个供应商是否真正了解企业的需求。例如，如果用户是面临严格的合规性要求的行业，其在需求说明书中必然会要求供应商回答如何帮助企业遵守有关法例。如果一个供应商甚至不知道那些法规缩写代表什么意思，显然是一个不好的迹象。
另外，供应商的标书也可以作为一个基础来明确哪些是供应商的责任、哪些是企业的责任。该信息对于将来检验供应商是否能履行服务水平协议、续约定价、一旦出现数据泄露如何应对，以及其他合同履约问题都是非常重要的。
总体上，企业的需求应该足够详细，对于每个需要供应商回答的问题都不应该是简单的“是”或“否”。所以，需求说明书可能是一个相当长的问题清单，但它有助于避免供应商含糊不清的回应和对需求的误解，最终保证企业订阅的云服务可以真正有效地满足需求。
特约撰稿 徐文央
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