浅谈中学档案实现电子化管理的必要性

　　【摘要】随着社会信息化进程的加快，电子档案逐渐成为一种重要的档案管理方式，档案文件实现电子化管理势在必行。在中学的档案管理工作中，在不完全排除传统纸质管理方式的前提下，实现档案电子化管理的转变，是跟随中学教育发展的脚步，符合网络信息时代的发展规律。中学档案电子化管理，相对传统的纸质管理占绝对优势，是档案管理的一大创新和发展，是目前学校档案工作人员值得关注的热点，有着推行的必要性。

　　【关键词】中学档案 电子化 必要性 优势 渠道

　　【中图分类号】G633．98【文献标识码】A【文章编号】1006－8646（2014）06－0081－03

　　档案信息电子化是随着时代发展，应运而生的档案管理方式，是利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。在中学档案管理工作中，办学规模不断扩大，档案管理工作需要面对着逐年增加的庞大的信息量和纷繁复杂的档案文件，传统的档案管理方式已经不能适应这样的现状。电子档案应运而生，它的产生有效缓解了庞大的档案信息量压力，减轻了档案工作人员的管理负担和压力，逐渐代替着传统的档案形式，成为主流的档案管理形式。

　　一、中学档案管理现状

　　1．档案人员观念及专业素质滞后

　　“重藏轻用”“为保管而保管”的传统观念仍然存在，长期形成的封闭、被动、单一等传统思维，影响了中学综合档案信息资源开发利用工作的深入开展；缺乏真正既懂档案业务、又能熟练掌握计算机技术的复合型人才。难以适应网络环境下档案信息的开发利用。

　　2．学校电子档案管理混乱

　　电子文档管理的关键是标准化，标准化的标志是建设枢纽性的档案信息数据中心，并安装能够对接转换各部门档案数据的网络版管理软件。有些学校虽然已经使用办公自动化网络系统，但是由于种种原因，电子文档处于无序、放任和无人管理的状态。

　　3．学校硬件投入严重不足，专业设施设备空白

　　搞档案信息化，需要配置计算机、服务器、高速扫描仪、缩微机，开通内部局域网，连接外部因特网，配套信息安全防护措施等，这是一个系统工程，需要一次性投入一笔资金，这些设施设备在有些中学里是空白。从总体来看，学校对学生档案工作管理工作应给予大力支持和资金投入，如果没有上述设备，信息化建设只能是纸上谈兵。

　　4．领导重视不够

　　中学档案管理比较凸显的现象是某些中学领导口头上重视，实际工作中对档案管理工作不关心不接触，口头支持相对多，实际落实抓得少。只重视教学、升学率，一心一意搞教学。就比如偏远中学的，学籍档案管理几乎是靠班主任落实，学校没有统一的保管，纸质学籍档案杂乱无章，更谈不上运用学籍档案系统来管理学籍档案。因此成立一个完整的档案管理机构，对档案管理工作的重视是对学校工作的负责，是对师生员工的负责，学校领导应该加以重视。

　　二、在中学里实现档案电子化管理的必要性

　　传统的电子档案管理方式，很难适应不断改革深化的管理需求。不管是资料的收集手段还是管理模式，又或是服务方式上，都显得落后而单调，完全不符合现代的先进管理理念。只要充分利用现代化的管理手段，借助先进的计算机网络技术，坚持与时俱进，不断适应新形势的需要，才能开创中学电子档案管理工作的新局面，不断提升学校的管理水平。做好电子档案的管理和维护工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为学校的经济发展和社会进步做出应有的贡献。

　　可以发现，当今大部分中学的日常工作中有许多资料、信息资源已经是在计算机中完成各种操作，就如Word文档和excel表格。其它纸质文件资料均可通过扫描完成电子版的保存，加以使用现成的档案管理软件将这些电子版文件资料进行分类存储，查档人员便可通过查询功能快速检索。可以看出投资不大，技术不难，容易掌握。甚至设备条件更好的中学，采用更为先进的网络版的档案管理软件，通过授权可以实现系统内网中的任何一台计算机都可以方便地检索和查阅电子档案资料，真正实现资源共享，一键检索，即可查阅到所需的资料，不需要再进行下一步的操作。因此，以数字化采集技术为手段，向档案电子化管理发展将是必然趋势。

　　三、中学档案管理电子化的优势

　　目前在各大中学里，大多还是采用传统的纸质档案管理模式，但是笔者认为，中学档案管理方式走向电子化更占优势，档案管理更科学更便捷更高效。

　　1．能够有效的节省人力和物力，加快档案归档的速度与质量

　　在中学里，传统的档案保存工作中，由于某些重要的档案资料，不但需要专门的人员进行管理，还需要投入大量的管理经费，但是还是不能确保档案的绝对安全性。随着计算机网络的广泛应用，给档案的归档提供了更加方便和快捷的手段，并且还为档案的提取和利用都提供了快捷的途径，此外还为档案的归档与检索等当面提供了相当的便利。也就说电子档案不但加快了档案归档的速度与质量，还节约了大量的人力与物力。

　　2．能够提高服务质量，发挥出更好的时效价值

　　档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行电子化管理后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在为学校师生提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

　　3．能够满足多样化需求，提供更完美的信息量

　　随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，在中学里亦如此，师生员工们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，学校的档案管理方式也需紧跟时代的步伐，档案工作的服务对象和档案利用需求也随之发生变化，表现出一定的动态性。加强学校电子档案的管理，既有利于满足师生员工对这一多样化的需求，又可掌握更齐全完美的第一手资料。

　　三、中学实现档案电子化管理的渠道

　　为实现档案电子化管理，学校就要加快实现从传统的管理方式向电子化的管理方式转变，充分利用电子设备，实现档案电子化管理。

　　1．加强领导职能，明确责任，加大投入

　　学校领导要把学校师生的档案管理工作纳入中学管理工作中，建立由上至下建立起统一的电子档案管理制度，切实落实好此项工作，紧抓常抓，出成效。要把学校档案电子化管理纳入学校办公自动化信息管理系统，同时还要提高开发利用档案信息资源的能力，加大投入采用容量大，档次高，运转功能好的档案管理电子设备，确保档案电子化的科学管理与学校的教育管理系统有效联网。

　　2．建立统一规范的电子档案归档基本结构标准

　　规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。

　　3．严格保证电子档案的安全

　　信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。学校在使用电子化管理时，应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，学校档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

　　4．加强电子档案全过程管理

　　由于电子档案的特性决定了电子档案的收集、积累的方法和要求不同于纸质档案。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子档案信息丢失。所以，学校应将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势，努力降低电子档案的风险，较大发挥电子档案的长处。

　　总之，在中学档案管理活动中，电子档案有着重要的作用。学校应充分注重电子档案管理工作的重要意义，提升电子档案管理的科学性和有效性，形成电子档案管理的先进科学模式，从而提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。

　　韦艳琼

　　（广西南宁市第二中学　530029）