往来对账管理之探讨

　　一、往来对账的意义

　　往来账款是企业在生产经营过程中因发生供销产品、提供或接受劳务而形成的债权、债务关系，主要包括应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、其他应收款、其他应付款，由于商业票据的广泛使用，由此产生了应收票据和应付票据。

　　有的人把往来账款的形成归责为企业管理不到位，笔者认为，正常往来账款恰恰是企业适应市场经营环境并正确运用会计基本原则的结果。往来账款的形成一般有两个因素，一是企业适应宏观经济环境和自身所处谈判地位，在交易中一方采用赊销政策，因而形成双方的应收、应付账款或预收、预付账款；二是企业遵循“权责发生制”原则，恰当计提成本费用而形成的往来（包括内外部往来）。往来账款是企业重要的流动资产或流动负债，其余额随着信息流和资金流的变化而动态变化，因此企业往来对账管理具有重要意义。

　　一般企业认为往来对账就是财务人员的事情，“对账就是核对账目，为了保证账簿记录的真实、完整和准确，在将本期经济业务登记入账后，对账簿记录所进行的核对工作。通过对账，应当做到账证相符、账实相符、账账相符。为了总结某一会计期间的经营业务情况，考核经营成果，便于准确编制会计报表，必须定期进行对账和结账。”①但鉴于“往来是企业信息流和资金流共同作用的结果”，笔者认为往来对账包含三个层面：

　　（一）财务人员独自对账，及时纠正错误信息

　　“在日常会计工作中，在填制凭证、记账、过账、算账、结账等计算过程中，难免会发生错误，出现账款、账物不符的情况。因而，在结账前，要通过对账，将有关账簿记录进行核对，确保会计核算资料的正确性和完整性，为编制会计报表提供真实可靠的数据资料。”②通过财务定期对账，能够发现会计科目使用不当、同一客户/供应商往来在不同会计科目核算、借方科目出现贷方余额或贷方科目出现借方余额等问题，及时更正调整，避免虚增资产或负债，同时可以向业务一线和管理层反映账龄等信息。但第一层面的对账只能保证账账相符。

　　（二）财务人员与其他部门对账，保证信息流与资金流的一致

　　财务账目上的往来余额是某一时点的静态结果，但是经济业务本身是动态的，但这种变化的信息流无法及时、主动地传递到财务部门。例如采购业务中采用预付货款方式，货物和发票未到，在财务账面反映为“预付账款”。收到货物和发票后，企业一般会有一套制度流程使信息传递到财务部门。但是，操作中难免会发生错误或不及时，因此财务部门需要定期与业务经办部门沟通信息，或通过多部门联动的实物资产盘点、对账，以保证账实相符。

　　（三）建立独立于业务经办部门以外的外部对账机制，防范舞弊风险

　　对于实物资产，企业可以组织多部门联合盘点，以确认资产权属和状况；对于往来账款，一般难以做到多部门联合共同与客户面对面核对，如果以业务经办人员与客户对账结果作为依据，则存在舞弊风险。业务经办人员既洽谈业务，又办理具体的结算和阶段性对账，业务信息不透明，有可能虚构业务、掩饰交易、致使记录虚假的交易或事项。这不符合内部控制关于不相容职务相分离的基本要求，应当充分发挥中后台对业务经办部门的制衡作用，建立由财务部主导的对账制度，由财务部完整保留中台的外部对账原始资料。综上所述，建立有效的往来对账机制并执行，既是企业财务基础工作规范要求，也是强化内部控制的需要，更是建立企业与客户间信誉的桥梁。

　　二、ZB公司往来对账管理实践

　　ZB公司是一家以招标代理为主营业务的企业，随着业务延伸发展，采购代理规模也日趋增长。公司具有招标行业的显著特点，即轻资产、高负债。截止2013年底，公司流动资产占总资产的94%，流动资产中，除货币资金外几乎全部为应收类往来；公司没有长期负债和短期贷款，负债的96%为往来款项。这样的资产负债结构，决定了ZB公司往来对账的重要性，而且往来对账不仅包括债权类，更包括债务类。ZB公司在对账管理上曾经有过不少教训。通过不断总结经验教训，切实把内部控制规范落实在往来对账中，从而形成了一套较为行之有效的往来对账管理办法。

　　（一）往来对账管理办法

　　1.分析业务模式，明确往来管理重点

　　往来对账管理办法必须基于自身业务特点，ZB公司主营业务可具体分为招标代理和采购代理。招标代理是指招标代理企业受不具有编制招标文件和组织评标能力的招标人的委托或授权，帮助选择能力强和资信好的投标人，以保证工程项目的顺利实施和建设目标的实现。投标企业按规定交付投标保证金，招标代理企业依据行业标准向招标人或中标企业收取服务费用。如果服务费向投标企业收取，则可直接从中标企业交付的保证金中扣取，未中标企业的保证金应在规定的时间内退回；如向招标人（即业主）收取服务费，一般会根据业主与中标人最终的采购合同金额计算收取，国际标更是如此。采购代理是指企业利用自身良好的海关监管等

　　资质和商务能力，代理委托方对外谈判、办理商务手续、清关及物流服务，并按采购合同金额收取一定比例的手续费。采购代理业务中，代理方一般收取一定比例的保证金。ZB公司接受的采购代理主要为大型基础建设中的大型设备或软件采购，业务执行期较长，且一般都是具有特定用途的非标货物，因此收取100%的保证金或保函。

　　鉴于以上业务特点，ZB公司的往来账款主要为收取的各类保证金以及应收取的招标代理服务费和采购代理服务费。招标代理项下的保证金和代理服务费均以包件为单位收取和结算，往来管理重点为应向业主收取的服务费；采购代理项下保证金和服务费一般以合同为结算单位，往来管理重点为预收保证金和应收取的服务费。

　　2.界定岗位职责，达到相互制衡与协调

　　往来对账管理职责的界定，一定要服从于本企业组织架构。ZB公司建立的是前、中、后台相互制衡与协调的组织架构，其中前台负责业务开发与洽谈，中台负责业务执行与风险管控，后台负责财务管理与业绩评价。

　　在对账管理上，对于业务量大、核算内容单一且快进快出的招标保证金，由中台与后台部门每月进行对账，主要目的为核实保证金信息的一致性和预计退付保证金额度，利于企业做好资金头寸安排。财务人员每月进行清账处理并结账后，将账面保证金信息提供给对口的中台人员，中台人员根据账面信息与相关业务执行台账进行比对，并将核对结果及时反馈财务对口人员，存在差异的，由中台人员及时协调前台与后台人员共同查找并调整一致。每季度末，由财务人员按统一格式编制并打印对账余额明细及调节表，由财务和中台人员共同签字确认。

　　对于应向业主收取的招标代理服务费和采购代理项下的所有往来账款，则在完成内部对账的基础上，由中台人员独立与外部客户对账。其中内部对账过程与上述一致，外部对账规则为逐客户、每个客户项下逐合同/包件核对，每年年中和年终各进行一次。

　　3.形成对账结果，保证对账过程持续跟踪

　　ZB公司往来对账不仅仅是余额核实，还借鉴了银行存款调节管理。年中和年终完成与外部对账后，由财务人员按统一格式编制并打印对账余额明细及调节表，交由商务及外部客户共同签字确认，作为ZB公司和相关客户共同使用的时点往来函证及持续对账的依据。

　　（二）对账管理改进成效

　　通过两年的对账管理实践，ZB公司达到了如下效果：

　　1.提高了会计基础工作质量，深化了财产清查和债权债务核实的工作内容，满足内部控制关于经营合规、资产安全、保证会计数据真实可靠等方面要求。ZB公司2013年度的会计决算质量获得了主管部门和外部审计部门的认可。

　　2.通过往来对账，能够有效督促业务一线加大催收力度，压缩公司往来应收总额，实现了“加强资金营运全过程的管理，统筹协调内部各机构在生产经营过程中的资金需求，切实做好资金在采购、生产、销售等各环节的综合平衡，全面提升资金营运效率”的目标③。

　　3.标准化的工作表单，严谨的工作记录，有利于提升公司的管理形象，增强客户对公司的信心与依赖，促进业务合作。对账过程中，公司前中后台一道与客户相关部门紧密配合协作，能够得到客户的认可，有利于获得更多委托。

　　4.对账相关资料方便了部门内部的岗位工作交接，可直接作为工作交接的标准附件。人员发生变动时，不会再接替不上了。

　　三、启发

　　ZB公司的往来对账管理改进过程并非一帆风顺。由传统的财务后台对账，延伸至前中后台部门联动对账，职责的增加使有的部门思想认识不到位，协作配合跟不上，业务部门甚至担心会影响到与客户的合作关系。事实证明，上述担忧是没有必要的，现代企业管理的精细化和内部控制是每个企业的共同要求，对账管理的加强，可以起到客户关系改善和业务发展的促进剂。通过两年多的实践，笔者认为一个企业要提高往来对账工作质量，一定要把握好以下四方面要素：

　　（一）领导重视。往来对账管理的加强应基于合理的组织架构和分工协调，只有领导层予以重视，才能对企业组织结构进行调整，制定既相互制衡又相互协调的管理机制。

　　（二）分类管理。对于业态繁多、往来账款量大的企业，必须在对业务模式充分分析的基础上，根据成本效益原则，对往来对账进行分类管理。

　　（三）巩固成果。对账过程原则上应包括内部对账和外部对账两个环节，前中后台必须信息一致，对账才能有效实施。每次对账应形成阶段性成果，一是在人员发生变动的情况下，有助于交接；二是对于跨期较长的业务，对双方资产结转、财务分析等都有裨益。

　　（四）加强沟通。往来账款管理中的沟通，既包括企业内部前、中、后台沟通，也包括企业与客户相关部门的及时沟通。多方的及时沟通，可以保证信息一致，可尽量做到双方对同一经济业务在同期进行账务处理，减少未达账项笔数。

　　往来对账，是重要的会计基础工作。建立健全往来对账制度，提升往来对账工作质量，及时披露真实完整的会计核算信息，是公司财务内控的重要内容，是财务绩效管理的基本前提。要实践创造价值的财务管理战略，充分发挥财务管理的统筹协同职能，助力公司发展，必须强基固本，以过硬的专业素养为根本。

　　主要参考文献：

　　[1]焦必方.会计学[M].复旦大学出版社，2012年.

　　[2]财政部等五部委.企业内部控制应用指引第6号——资金活动.

　　郭华（中国中化集团公司） 责编：王怡