企业档案管理，盘活“老字号”

　　【编者按】路过一家开业一年的奶茶店，牌子上赫然写着，距离百年企业还有99年。点赞老板幽默之余，老板的志向更值得钦佩。不想成为“老字号”企业的不是有情怀的企业。然而，在经济全球化趋势不断增强、市场经济快速发展的环境下，现有的“老字号”企业却正经历着成长的烦恼。想要重振“老字号”雄风，不妨翻翻曾经的企业档案，那里记载了“老字号”企业发展的全过程，或可对企业的振兴和发展起到温故知新的作用。

　　“一块招牌，就是一段传奇。”今年5月发布的2018中国品牌价值百强榜单上，11家“中华老字号”入围。“中华老字号”是优秀民族品牌和传统商业文化的集中代表，具有独特的文化内涵，独有的品牌价值，关注度高，信任度强。据统计，目前我国共有各类“老字号”企业5000多家，除全聚德、同仁堂等少数“老字号”企业发展成为享誉国内外的著名品牌外，其他大多数“老字号”企业都一定程度存在创新意识滞后、企业机制僵化、侵权案件频发、传承后继乏人、支持和保护力度不够等困难和问题。作为民族自有品牌，“老字号”的保护、传承、创新和振兴正在引发广泛关注。

　　“老字号”的“老”档案

　　能称得上“老字号”的企业，一般具有下列特点：第一，名称老、企业老。二者需同时具备才能称作历史悠久，且其商号人们已经耳熟能详。《老字号认定规范》规定，品牌创立于1956年(含)以前的企业才具备申请资格；第二，产品或服务有特点或优点，别的企业无法取代，具有明显的区别性特征；第三，在一定范围内有较大的知名度，具有良好信誉，得到广泛的社会认同和赞誉；第四，具有中华民族特色和鲜明的地域文化特征，能很好地代表地方文化，具有历史价值和文化价值，同时具有传承中华民族优秀传统的企业文化。

　　“老字号”饱含着深厚的营商文化、商业精神和人文情怀，无论是站在历史文化传承的角度，还是站在社会经济发展的角度，全社会都应关注、保护和发展“老字号”。但在经济全球化趋势不断增强、市场经济快速发展的环境下，“老字号”企业的生存和发展面临着巨大的挑战。“老字号”企业档案记载了企业创办历程、传奇故事及其影响至今经营的创办理念，在企业的振兴与发展中具有无可替代的作用。因此，加强“老字号”企业档案的收集、整理、保管等工作，对企业的文化传承和可持续发展十分重要。

　　在“老字号”的企业档案中，记载了经几代人传承下来的独具特色的加工工艺和质量高超的“绝活儿”，令人叹为观止，驻足叫绝，如全聚德的挂炉烤鸭技艺、六必居酱菜制作技艺等，抢救和保存即将失传或受到破坏的传统技艺，认真研究这些企业档案记载的经营特色、特技绝活儿，让“老字号”重新焕发出活力，进一步提升“老字号”的品牌价值，有助于增强“老字号”企业的知名度、信誉度和美誉度，提高“老字号”企业核心竞争力。

　　近年来，我国知识产权案件数量大幅上升，其中“老字号”因自身档案不完整或缺失成为知识产权纠纷的高发群体。据相关统计数据显示，“围绕老字号建档核心内容的品牌和知识产权档案，其建档完整率不容乐观。品牌档案完整的企业为32%，商标建档完整的企业为23%，专利建档完整的企业为65%”。同时，“老字号”企业所拥有的世代传承的产品、技艺或服务，是非物质文化遗产的重要载体。对这些史料的收集、鉴定、整理、归档，有利于在关键时刻帮助企业申遗成功。反之，忽视企业自身历史资料的保护则会让一些老店痛失良机。在国家首批“中华老字号”评定的申报过程中，哈尔滨市的“北来顺”“老仁义”等一批名副其实的“老字号”企业就因为历史资料保护不力，档案缺失，无法“验明正身”，不符合条件而放弃申报。

　　“老字号”不仅是一道商贸景观，更重要的是一种历史文化现象。“老字号”企业在长期发展过程中形成并积累的档案材料，蕴含着丰富的人文历史，既是“老字号”企业实现可持续发展的重要凭证和依据，也是地方传统文化的重要内容。加强对“老字号”企业档案的收集管理，充分放大其社会功能，使“文化遗产”转变为“文化资本”，对丰富地方文化内涵，弘扬地方文化品牌，促进企业发展，具有不可替代的作用。如以北京“老字号”为原型的电视连续剧《大宅门》和《天下第一楼》之所以脍炙人口，重要原因之一是其参考了同仁堂药店和全聚德烤鸭店的有关档案史料。

　　“老字号”企业档案管理长期空缺

　　据统计，新中国成立初期，我国“老字号”企业约有1万多家，涉及零售、餐饮、医药、食品、烟酒、丝绸、工艺美术和文物古玩等众多行业，以及书店、照相、美发、洗染、浴池等社区服务领域。几十年来，众多“老字号”落败消失，原因多种多样：有的是经济体制、运行机制制约，与市场要求脱节；有的是固守农耕时代经验，难以抵挡现代技术、市场经济的冲击；有的是知识产权保护不力，生生被“李鬼”挤垮……这些现象的发生，与“家史”不全，缺乏对传统的传承和创新、保护和发扬密切相关。

　　中国的“老字号”企业模式中最为常见的，也是最多见的模式是父业子承的家族式。这种模式以特有的血缘关系为核心，具有最地道的中国特色。而家族式企业的核心技术多半是保密性极强的“祖传秘方”一类，需要依靠血缘关系来加以维护。他们的核心技术都只传长子长孙，不传外人。由于这种带有封建性质的企业经营管理思想的影响，对涉及关键技术工艺流程和服务方式发展历史的收集显得更加困难，而这部分却是这些百年老店档案收集管理工作的核心。

　　此外，“老字号”企业虽然历史悠久，但大多从民间的个体商贩、小作坊发展起来，管理者只注重经济效益，不重视自身历史资料和遗产的保护，忽视了档案管理对于企业的重要性，对档案工作的关注度不够、投入不足，使工作处于与企业发展不相适应的境地。如一部分企业档案保存十分零散，一些档案就保存在图书、报刊甚至政府文件汇编中，还有些与其他非档案的资料混杂在一起；有的甚至没有任何书面记载，仅有一些传说、故事，或由继承人追述或旁人追述形成的文字，收集起来相当困难，利用十分不便。

　　“老字号”企业档案管理的路径

　　“老字号”拥有世代传承的独特产品、精湛技艺和服务理念，承载着中华民族工匠精神和优秀传统文化，具有广泛的群众基础和巨大的品牌价值、经济价值和文化价值。2006年，商务部推出“中华品牌万里行”战略，提倡全面推行自主创新和民族品牌。同年，商务部实施“振兴老字号工程”，并认定我国第一批“中华老字号”品牌。2007年，又将“建立健全老字号档案”作为八大措施之一鼓励“中华老字号”品牌发扬光大。从档案学的角度来看，全面认识“老字号”企业档案的多元化价值，充分做好“老字号”档案的收集、保管、利用等管理工作，挖掘和弘扬“老字号”品牌商业和文化价值，更好地为振兴和繁荣“老字号”企业服务势在必行，刻不容缓。

　　●加强对“老字号”企业档案的宣传

　　“老字号”企业传统的“家族式”管理模式在一定程度上束缚了企业管理者的思想，阻碍了“老字号”企业中关于核心技术和服务的档案的收集，要打破这种尴尬的局面，必须转变企业管理者的思想，让他们认识到“老字号”企业档案保存的重要性，将企业独特的工艺及经营特色记录下来，形成企业档案；另一方面，要广泛开展“老字号”企业档案文化的宣传，如通过市、县、乡和村档案馆三级管理机制，以橱窗、板报、网站、电子显示屏等多种形式在乡(镇)、村(社区)等文化活动场所、集市等人员集中的地方进行相关内容的宣传，扩大“老字号”企业档案工作的影响范围，通过深入发掘“老字号”档案资源，展现很多具有历史文化内涵的珍贵的“老字号”史料、实物等，使广大市民了解“老字号”，全面深刻理解“老字号”企业背后深藏的历史文化底蕴，营造全社会都重视和保护“老字号”企业档案的良好氛围。同时，加强“老字号”档案的关注力度，吸引更多的消费者，加深消费者对“老字号”的认同和信赖，有利于增强“老字号”企业的营销和市场竞争力。

　　●健全“老字号”档案管理体系

　　“老字号”档案跟一般档案相比有其特殊性，它从保存形式上看有两种，一是文字记载和实物留存；二是口头流传的历史故事、传说或由继承者传授、人们追忆形成的文字。因为很多“老字号”企业在时代变革时停业，有的存在时间较短，没有形成档案，只能通过口述档案了解当时的经营情况。对于那些留存下来的“老字号”档案，各“老字号”企业和档案馆更应加强日常的维护和精心的管理，否则容易造成档案的破损，那么其价值会受到不同程度的影响。各地应把“老字号”企业档案管理纳入各市(县)区档案工作目标专项管理，对“老字号”企业档案工作建立相应的考核制度，加强对“老字号”企业档案的重视和保护。“老字号”企业应明确一名企业负责人分管档案工作，建立档案管理机构，配备专、兼职档案人员，形成档案管理网络，确保档案工作顺利开展。同时，要将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，在人员、设备、经费等方面给予保证，完善接收征集、整理归档、借阅利用、安全保管、鉴定销毁等，使档案工作的各环节有章可循，并将档案工作纳入企业管理年度目标责任制考核范围，定期检查档案工作落实情况，把档案工作落到实处。

　　●注重积累企业特色档案

　　“老字号”档案记载许多传统技艺，不仅是历史文化的再现，还是现代工业化难以复制的特色，在“老字号”档案的整理、收集和现代化管理中，不断发掘企业的历史文化底蕴，独特的工艺技术，丰富企业的价值理念和文化内涵，将会促进企业不断发展，取得良好的社会经济效益。在这方面，要注重企业特色档案的积累、维护和挖掘，使其完整化、系统化。如重点收集记录企业创始人的相关材料和品牌创立、企业发展轨迹、具有民族特色和鲜明地域文化特征的各类技艺人员材料等。必要时还可以通过向社会征集、购买或查阅资料，走访知情人形成口述档案等方式，丰富企业的特色档案。地方专业档案部门则需要制定相应的企业档案管理规范，为企业经营者管理与利用档案提供指导，甚至可将记录地方社会变迁、具有地方特色的“老字号”档案收集进馆，丰富馆藏资源，并加以公开展示与传播。

　　●与时俱进利用大数据动态信息

　　当一个品牌发展成熟成为无形资产时，一些经营者便会通过积极收集和分析市场、消费者的信息和动态数据来优化经营战略。1913年在米兰创立的意大利奢侈品牌PRADA就利用动态品牌档案进行品牌设计、宣传和营销调整，当消费者试穿衣服时，衣服上的RFID码就会被自动识别，每件衣服所在城市、所在旗舰店、被带进试衣间的停留时间等相关数据都会上传至总部存储成为该品牌的档案信息，继而通过品牌适时数据的收集、存储、分析来进行款式设计和运营调整。通过这种方式，其销售量提升了30%左右。在大数据时代，数据成为档案最具生命力和创造力的部分，“老字号”企业也要与时俱进，革新竞争方式，将市场与消费者的动态信息和数据列入“老字号”档案的归档范围，以物联网、互联网等信息技术平台为基础，打造“老字号”档案数据库满足其更高层次的需求，这样有助于适时进行企业的评估与创新，优化“老字号”品牌经营和提高市场竞争力。

　　●利用好“老字号”档案

　　“老天祥”“宝发园”“大光明”“大仁堂”……每一个老字号都有一段鲜活的历史，都是不可复制的无形资产，承载深厚的文化价值。“老字号”档案也记载着“老字号”上百年的经营之道和其独特的高超的技艺和秘方，具有重要的商业价值。研究和利用这些档案，发挥其文化价值、商业价值，是实现“老字号”经济效益和发展的必要条件。在这方面要加强“老字号”档案的公开，让历史学家、考古学家和社会学家等对它进行研究和考证，会使其具有新的价值意义。“老字号”档案记载的字迹材料、名人故事、古传秘方、名人笔迹、工艺图案等内容，走向公开透明，不仅有助于宣传自身理念与产品特色，彰显“老字号”共同信奉的“货真价实、童叟无欺”的诚信理念、“养生济世”的爱国精神、“天下一绝”的品质意识和创新精神等，也将提高“老字号”品牌的优势和魅力及社会信誉度和信任感，增加公众体验“老字号”品牌的参与感、满意度、忠诚度，塑造“老字号”企业的新形象。

　　●注重“老字号”档案的保密性

　　“老字号”档案是秘密性和社会性的综合体，对于涉及“老字号”企业生存与发展的核心技术与工艺及商业机密材料，更要格外重视其形成和保管，使其得以完整地传承，为“老字号”企业的发展积蓄文化和技术能量。“老字号”企业应格外注重涉及商业秘密档案的归档程序和保管条件的保密性，强化保密措施，划分保密级别，制定管理人员保密协定。很多“老字号”品牌的传承依靠传承人掌握的工艺、技术、秘方，他们就是活的“老字号”档案，可以说，“老字号”档案的形成和管理都涉及个人智慧的参与；另一方面，“老字号”档案也会因工作人员跳槽、岗位调离和管理人、继承人更新换代而存在一定的风险。因此，“老字号”经营者须处理好个人与“老字号”品牌的利益关系，寻找二者合法利益的平衡点，充分尊重和保护个人智力成果，最大限度地降低“老字号”档案泄密的风险。

　　总之，“老字号”企业是商业和经济发展的精髓，是悠久而深厚的历史文化的结晶。“老字号”企业所传承的传统工艺、技术和服务品质，是后人应继承和发扬的宝贵财富。记载“老字号”企业历史和经验的档案，是研究“老字号”价值的重要途径，深入挖掘”老字号”企业档案的价值，并进一步加强保护、开发和利用，也是企业改革与发展不可忽视的战略方针和不可或缺的战略资源，是实现品牌强国的重要举措。

　　文/朱海涛

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