引入项目管理体系及数字转型掌握委办计划推动与执行

　　项目管理体系引入缘起

　　现代科技进步、信息发达，经济及社会环境急遽变迁，民众对政府服务质量之期望日益升高，政府部门新生事务亦逐日增加。本署及辖下分署因业务需求，在水土保持、农村再生、山坡地监测与管理、土石流防灾及大规模崩塌应变方面不遗余力。为使事务处理更细腻及准确，因此引进科技方法及善用民间资源与活力观念，改善作业流程、掌握各项计划质量，提升整体行政效能。

　　过去未将委办业务流程电子化及标准化前，往往需耗费大量人力与时间搜集及汇整各单位每年执行计划相关数据与进度，且相关信息变动状况难以实时掌握。本署农村规划组担负掌握政策方向与执行绩效之任务，于是订定「农业部农村发展及水土保持署委托服务作业程序」，规范本署及辖下分署委托服务案件办理流程，并自2007年起，将相关作业流程予以计算机化管理，强化与明确本署及所属分署委办计划提报及审查流程；于2010年订定「农业部农村发展及水土保持署委办计划研提及审查原则」，从委办计划预定作业开始的各项业务执行及计划契约签订后各期程管控，至计划执行成果绩效展现与分析，全面依据本署委办计划执行生命周期各项业务流程与数据整合分析需求，设计及发展系统架构与各项功能模块，达到简便、迅速、满意之服务，造就一个精简且有效能的现代化政府机关。

　　项目管理制度之执行

　　针对本署每年度平均200多件之委托服务案件，为掌握委办计划执行情形，每年八月召开年度业务创新亮点会议，掌握本年度业务执行进度与绩效，并提出业务创新之亮点，以确保各委办计划于验收阶段时能如期、如质完成。若执行过程中遭遇计划需求范畴不明、解决方案无法满足需求、计划基准定义不清、估算不正确、未能做好风险管理及转承包商质量不良……等，皆应于每季进度考核阶段，透过充分的沟通与协调建立共识，避免问题发生。

　　此外，遵循本署各项中长程计划、各单位核心业务，盘点既有业务精进机制，滚动式检讨业务项目与政策目的，针对例行性、既有业务，也适时规划业务精简，让机关有限的人力与资源，发挥在更重要的事务与政策。

　　年中业务绩效与亮点会议后，本署农村规划组即开始着手下一年度委托服务案件之整体性规划，从政策的制定、策略方向规划、年度绩效指标的订定，到各组（室、中心、小组、分局）目标订定，再展开到委办案件的设计、规划与执行，由上而下展开，再由下而上支持。各单位对焦机关年度施政重点后，将由同仁至委办计划作业管理系统，进行委办计划之研提与编拟，再由农村规划组汇整提报案件，并据以召开委办计划先期审查作业会议，使每件委办案件的经费都能得到最大效益运用。

　　数字化作业管理系统辅助提升业务执行效率

　　在委办计划项目管理的执行层面上，本署积极推动委办计划作业流程的数字化管理，打造「委办计划作业管理系统」，该系统包含从委办计划预定作业开始之各项业务执行及计划契约签订后各期程管控，至计划执行成果绩效展现与分析，据以发展系统架构与各项功能模块。

　　在整个委办计划采购生命周期（计划阶段→规划设计→招标决标作业→履约验收→结案），各阶段透过系统自动产制提报、审查、执行、结案……等阶段文件，提供承办单位实时掌握计划执行进度，管理单位亦可透过本系统统一管理各项招标文件范本及计划执行各阶段文件数据，以协助计划人员顺利办理各项委办计划，进而达到提升行政作业效率之效益。

　　系统客制化各项招标文件范本明显减少同仁办理委办案件过程产生的错误、争议与衍生廉政风险事件，透过委办计划作业管理系统来统一管理各项招标文件范本及计划执行各阶段文件数据，以避免招标及履约文件出现瑕疵。

　　超前部署实现数字转型

　　配合政府数字转型政策之推动，以及系统开发工具与程序语言技术之精进，本署自2016年超前部署系统重构的规划与实践，以符合现阶段信息开发常用的程序语言架构；另一方面针对委办计划管理作业流程进行跨组室流程整合作业、关键绩效主动推播、计划拨付款进度管理……等，并调整行政流程，与系统互相取得最佳的平衡点。这一系统的建立与经营策略的调整旨在实现简便、高效、满意的服务，从而建立一个现代化政府机关，实现极大的精简与效能提升。

　　多元计划管理

　　于2022年度更进一步新增工程委托设计及技术服务案系统模块，目的是将工程案件中的委托设计及监造技术服务案，一并提供客制化模板予承办同仁，建立标准作业程序进行系统流程管理，主要目标为落实采购作业及履约管理的正确性。

　　结语

　　为提升施政绩效、落实数字转型、建构高效能行政作为，本署未来将持续朝向建构数字化、简约化、无纸化之行政作业机制，落实节能减碳之政策方向；同时继续努力，不断精进项目管理，并朝向低碳永续的目标迈进。