领导者：管好时间是一门艺术

　　时间是人生最宝贵的一种资源，对于领导者来说，每天要处理大大小小各种事务，工作任务与工作时间之间的矛盾就显得更为突出。

　　有些领导工作起来常常打乱仗，忙得晕头转向，顾东顾不了西，还需要搭上不少陪家人以及休闲娱乐的时间，就这还是觉得时间不够用，有一大堆事等着处理，常为此焦虑、失眠。不少领导抱怨：由于陷入各种繁琐的事务和应酬，感到时间不够用，精力跟不上，每天处于疲于应付的状态。

　　上述状态引出领导艺术中的一个现实课题：如何运用领导工作有关原理，有效地管理和使用时间？提高工作效率？

　　规划时间，做领导该做的事

　　前苏联生物学家柳比歇夫，一生严格统计自己的时间，创造了独特的“时间统计法”，实际上就是一种时间规划。他从26 岁开始，直到82 岁逝世，56 年如一日，天天一丝不苟地记录当天时间的支出状况。他每晚统计时间消耗，月度有小结，年底有总结，使时间的浪费降低到最低限度。有一年，他计划完成中心工作（写作、研究）和例行工作（看参考书、做笔记、写信）一共用570 小时，实行结果用去了564.5 小时，误差仅为1%，可见他的时间规划、时间管理已达到何等精确、科学的水平。

　　柳比歇夫的时间统计法并不复杂，对于领导者提高时间的利用率，杜绝时间的浪费有很好的借鉴意义。

　　当然在实际工作中，领导一般很难做到每天像柳比歇夫那样进行时间核算。但在开展工作时，可以要求有关部门制定较为详细的月或周的工作计划，并成为一种工作习惯，避免工作时紧时松，使工作时间得到合理安排。

　　作为领导者要树立时间是一种资源的意识，在工作中应该增强时间成本的观念，养成核算时间成本的思维习惯。比如一项工作可以半天完成的就不要花一天时间，可以开短会解决的事情，就不要开长会，一些领导长篇累牍的讲话，召开“马拉松”式的会议，就是既不尊重别人时间，也没有时间成本效应观念的表现。

　　领导者要意识到让“会议缩水”，节约的不仅仅是自己的时间，而是大家的时间。如一个单位有50 个人，领导者如果一个月中将会议压缩了4 个小时，就一下节约出200 个小时。留下的时间可以让下属更好地完成具体工作。不会管理时间的领导往往会使下属忙得团团转。但从工作绩效上看，却是一种无谓的空转。

　　而领导在进行时间规划时，一是应注意统筹兼顾，保持时间上的弹性，合理分配单位工作、学习、休息的时间，做到劳逸结合，把握好工作节奏。二是要善于使用零星的时间，通过工作规划的调整，把零星时间集中起来使用。不少领导在工作中感到时间不够，主要是缺少整块的时间来干一些重要的事情。其实把零星的事情凑在一起，如一个下午可以先后安排开两个会，这样就可能节约出另外半天的时间。人们在工作中最容易浪费的就是零星时间，做好时间规划，把零星时间凑整使用或做好工作安排，这里面有很大的潜力可挖。

　　中心环节与工作目标“两手抓”管理中有一个大家熟知的“二八定律”，即如果面对十件事情，解决了其中两件最重要的事情，往往就能收到80%的效果。也就是说，在众多工作中，真正起到主要作用的往往是20%的重要事情。因此领导工作就要抓住中心环节。

　　在工作中，人们有急事先办的习惯，但急事不一定就是重要的事。如果总是先办急事，则最后往往是重要的事情没有时间处理，甚至会由于重要的事情没有处理好，而影响了大局。久而久之，自己成了工作的奴隶，而不是工作的主人。因此，一般的工作人员也许是急事先办，而领导则应分清主次，把握大局，对于不是影响全局的事情，即使是急事，也可以交给下属去处理，自己则应集中精力处理好大事，这样才能使整个组织不至于迷失方向，陷入混乱。

　　一些领导之所以在工作中穷于应付，丧失了主动权，一个重要的原因或是对工作缺乏一盘棋的观念，分不清轻重主次，对工作缺乏总体把握的能力。

　　如果一个领导对自己的工作有深入的研究和思考，对什么是工作中的重点、什么是工作的中心环节，做到心中有数，那么领导活动中才能做到游刃有余。即使面临的工作错综复杂，也不会陷入事务主义的泥潭。抓住了中心环节，就把握了事物的总体脉络，纲举目张。

　　如在推进一项工作时，领导应该抓的是方向、是目标、是结果的考核。即干什么、要达到什么样的结果，要做到心中有数。至于怎么干，用什么方法去干则应该交给下属。如果一项工作多人合作完成，则用什么人，怎样分工也应该交给具体负责这一工作的人，不要插手下属份内的事务。

　　除了抓中心环节，领导在工作中最重要的是把握住工作目标。首先是目标的确立是重中之重。一些领导总结道：坐着就能摘到的桃子说明目标定得过低，跳起来也摘不到的桃子说明目标定得过高，只有跳起来能够摘到的桃子才是恰到好处的目标。

　　对于工作周期比较长，工作量比较大的任务，可以对任务进行分解，事先设计一些阶段性的目标考核任务，以保证工作的进度。对于一般性的工作，在时间允许的情况下，可以采取一种随机抽查的方式了解工作的进度，进行督促检查。领导在工作中，应该避免对工作过程和细节的过度参与。每个人对工作节奏的把握也不完全一样，领导应该注重的是工作结果的考核，这样才能最大限度地调动下属的积极性、创造性。

　　善于授权，为自己找“替身”

　　有些领导的办公室门前天天排长龙，很多人等着汇报、请示、签字……令人诧异的是有的人请领导审批签字只是要申请领取一支笔而已。这样的领导缺少了洒脱的气质，小到一株花草，领导都要事必躬亲，把不少时间和精力都耗在这些日常事务中，又怎么有时间和精力去思考关系全局的大事？因此，领导者必须要学会授权，不能所有的事情都大包大揽。

　　在领导工作中，面对看似无法完成的工作任务，领导者最有效的办法就是要知人善任，善于授权。在领导者时间管理中，学会用人授权是解决时间不够用的一个有效方法。授权有一定的灵活性，授权与放权不同。授权是领导将自己职权范围内的部分权力授予下属，让下属承担自己份内的部分工作任务，是为自己找“替身”。

　　授权不是简单地派任务。授权时工作项目要尽可能符合被授权者的能力和期望，要明确授权内容与完成期限，要让部属了解自己在授权下必须达到哪些具体目标，以及在什么时间内完成，清楚了这些才能有基本的行动方向。领导者授了权就该适度放手，放手让部属去做，相信他们能做好。这样领导可以腾出一些时间和精力抓大事，部属也可以小试牛刀。

　　放权与授权不同，是将自己不应该包揽的事和权下放，是还权于下级。放权比较正规，一般要经过领导集体研究，并作为一种制度确定下来；而授权则比较灵活，比较短暂，工作完成后这部分权力的授受也随之消失，以后类似的情况怎么处理，决定权还在于授权的领导。

　　一个好的领导对自己的权力应该善于抓大放小，在时间不够用时，要善于选择恰当的人，授权替自己处理有关的事务。