复杂ERP系统升级风险高事无巨细的准备是成功关键
- 来源:中国计算机报
- 关键字:ERP,系统升级,成功关键,客服系统
- 发布时间:2011-09-09 14:46
有项目经验的人都知道，相对于开发一个新的EPR系统，ERP系统的升级是件难度更大的工作。
系统升级所遇的三大风险
在过去的一个月中，笔者亲历了一次高难度的ERP系统升级的全程，从中总结了一些经验。
A集团是知名的房地产开发企业，在过去的20年一直被公认为行业标杆，是行业学习的对象，其在10多年前就开始了使用ERP系统帮助运营业务。在经过了10多年的系统运行之后，ERP本身的功能已经不能满足当前的业务需求。因此，A集团打算投资千万元，对ERP系统进行整体升级。
本次ERP系统的改造涉及ERP系统的集成、功能迁移、数据迁移等工作，同时还有一个“苛刻”要求：一夜之间将全国20个分公司的所有系统全部切换成功，因为系统每停用一天就会影响2亿元的业务的正常开展。
本次ERP系统的升级与上线，主要存在三个方面风险很高、难度很大的工作。下面我们做具体分析。
在局部功能升级时，涉及新系统模块与老系统模块之间的集成问题：出于企业成本的考虑，本项目中ERP系统功能升级时没有采用完整升级的方式，而是用了局部升级的方式。其中的财务和会员系统不升级，但销售、客服系统包括整体的项目管理和成本管理系统都要升级。此类局部升级涉及新老系统之间的功能模块的集成问题，类似于60岁人换个30岁人的心脏一样复杂。
老系统功能向新系统迁移的问题：A集团在过去10多年中对老系统做过许多个性化的开发与优化，其中的一些功能在新系统中同样需要实现。但软件供应商的新版本或许在经过多年发展之后，并没有纳入企业本身所需的个性化功能，这个时候老系统的功能如何迁移到新系统中就是一个难题了。在实际操作中，首先需要识别出哪些是个性化开发功能，其中哪些是必须保留的，这些功能在新系统中有没有，如果没有，如何与新系统的功能衔接。
老系统数据向新系统迁移的问题：相比前面两个问题，这个问题是重量级的，它直接决定了新系统是否能上线成功，因为数据是系统的核心。10多年积累的数据如何迁移到新系统中？还有一些正在执行状态的单据、流程如何迁移过来，并确保其不出错？
整体切换上线方案
为了确保本次ERP系统成功升级，项目组要根据项目的整体情况要做出ERP系统的整体切换上线方案，该方案主要包括如下四部分内容：
上线准备工作计划
上线之前，为了使准备工作充分到位，项目组需要列出一个详细的上线准备工作计划，即清晰的工作清单，这个清单主要包括服务器与网络环境的部署、系统的测试与验证、系统的数据备份三项主要工作。
服务器与网络环境的部署：在全新ERP系统的实施工作过程中，服务器与网络环境的部署是一件非常简单的工作，只需要服务器到位即可安装。但对于已经在使用的系统，就需要考虑另外搭建一个与原有系统环境完全相同的服务器与网络环境，将原有的系统和数据先移植过来，在这个环境中部署新系统，并进行严格测试；而老系统这时还需要正常工作，即便到了上线的那一刻也不能停下来，因为必须考虑到如果系统上线失败，业务还可以继续切换回到老系统工作。对于A集团这类的大型企业，其IT系统的部署环境特别复杂，其中包括负载均衡、双机热备、共享存储同步等，同时还涉及ERP系统与财务、短信、OA、外网等系统的接口问题，如果基础环境没有部署，或者没有经过充分的检测与验证，后续将会问题不断。
系统的测试与验证：由于A集团的新系统涉及众多底层功能的修改，而且有新老系统的功能对接，以及新老系统的数据整合，所以在这样的复杂系统中，系统功能的测试与验证非常重要。
一般而言，系统功能的测试相对简单，按照业务场景，输入真实的业务数据进行测试，检查系统的功能有效性即可。最难的是关于系统数据整合之后的数据验证了，这部分的数据往往涉及历史数据，要做历史数据的验证，就必须拿出历史数据的原件，校验原始数据的准确性，同时还要校验这些历史数据的相关逻辑是否正确，最终的报表输出是否正确，往往在数据层面的校验会耗费掉整个验证时间的70%以上。
系统的数据备份：如果验证了系统功能没有问题，就需要对所有的原始数据做好备份，包括数据库、应用程序、配置文件、系统所产生的数据文件等。
系统切换上线步骤
系统切换上线一般会选择在晚上进行，而在展开系统切换上线工作的同时，同样需要清晰的计划，这个计划还需要在测试环境中进行充分验证，这样才能确保在最短的时间内完成系统切换上线。
一般来说系统切换上线可按三个步骤进行。
切换通知与系统备份：需要提前两周由A集团的IT部门发出系统切换通知，在切换的当天，还需要通过邮件、手机短信等方式通知用户服务器将要停止运行的时间段。手机短信最好发两次，确保通知到位。
系统部署与数据导入：在老系统停用之后，需要将新系统部署到位，并进行新老系统切换，其中核心工作是向新系统导入老系统正在运行的数据，并通过数据校验工具进行数据核对，确保系统切换成功。如果数据核对正常，就需要检查与ERP系统相关的接口功能是否正常，这往往是在系统切换过程中容易忽视、也最容易出问题的环节，如ERP系统与财务系统的接口、与OA系统的接口，与短信系统的接口，与公司官方网站的接口是否正常，这些都需要进行验证。验证成功之后，改变服务器指向，使用户访问的服务器转向到新系统。
系统验证并用户通知：新系统部署成功之后，需要通过用户登录系统进行功能验证，确保系统用户通过外部网络可以正常登录。如果可以正常登录，就直接发送系统切换成功的邮件与短信。在这里通常会事前把系统切换成功或者是失败的邮件（包括短信）正文拟好，在需要的时候直接向用户发送。
系统上线责任矩阵
每一项工作都需要有明确的责任人，在上述的工作计划中已经明确进行了标记，但在这里还需要指定每个子系统中甲乙双方的责任人，并确保有效衔接。在系统上线的责任矩阵中需要规定的工作包括：数据核对及检查、系统上线辅助与答疑、紧急问题响应、需求反馈收集等，确保用户在系统切换之后出现的问题可以得到及时解决。
上线风险及应对措施既然ERP系统上线的工作难度非常高，那就意味着风险非常大，而在上线风险及应对措施阶段需要进行充分的项目风险评估，并给出相应的防范措施：特别在极端情况下，需要做好ERP项目上线失败的预案，如果无法上线就需要将系统还原，确保企业能够在第二天正常使用系统。类似的风险及应对措施如表ERP系统升级常见风险及应对措施表所示。
结论院充分准备至关重要A集团的ERP系统实施，在经过了长达6个月的准备期，在进行了详细的数据校验与核对之后，于2011年6月顺利上线。在本次的ERP项目验收总结会议上，提到了最多的一个词是“准备”！ERP系统上线过程中，唯一能够做的工作就是：准备、准备再准备。只有做好了充分的准备工作，预想到了系统上线过程中的每一个操作步骤，以及可能遭遇的风险与问题，才有可能在系统上线过程中做到“做事有方法，风险有预案”，也只有这样才能实现系统的成功上线。
明源软件项目实施总监童继龙
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系统升级所遇的三大风险
在过去的一个月中，笔者亲历了一次高难度的ERP系统升级的全程，从中总结了一些经验。
A集团是知名的房地产开发企业，在过去的20年一直被公认为行业标杆，是行业学习的对象，其在10多年前就开始了使用ERP系统帮助运营业务。在经过了10多年的系统运行之后，ERP本身的功能已经不能满足当前的业务需求。因此，A集团打算投资千万元，对ERP系统进行整体升级。
本次ERP系统的改造涉及ERP系统的集成、功能迁移、数据迁移等工作，同时还有一个“苛刻”要求：一夜之间将全国20个分公司的所有系统全部切换成功，因为系统每停用一天就会影响2亿元的业务的正常开展。
本次ERP系统的升级与上线，主要存在三个方面风险很高、难度很大的工作。下面我们做具体分析。
在局部功能升级时，涉及新系统模块与老系统模块之间的集成问题：出于企业成本的考虑，本项目中ERP系统功能升级时没有采用完整升级的方式，而是用了局部升级的方式。其中的财务和会员系统不升级，但销售、客服系统包括整体的项目管理和成本管理系统都要升级。此类局部升级涉及新老系统之间的功能模块的集成问题，类似于60岁人换个30岁人的心脏一样复杂。
老系统功能向新系统迁移的问题：A集团在过去10多年中对老系统做过许多个性化的开发与优化，其中的一些功能在新系统中同样需要实现。但软件供应商的新版本或许在经过多年发展之后，并没有纳入企业本身所需的个性化功能，这个时候老系统的功能如何迁移到新系统中就是一个难题了。在实际操作中，首先需要识别出哪些是个性化开发功能，其中哪些是必须保留的，这些功能在新系统中有没有，如果没有，如何与新系统的功能衔接。
老系统数据向新系统迁移的问题：相比前面两个问题，这个问题是重量级的，它直接决定了新系统是否能上线成功，因为数据是系统的核心。10多年积累的数据如何迁移到新系统中？还有一些正在执行状态的单据、流程如何迁移过来，并确保其不出错？
整体切换上线方案
为了确保本次ERP系统成功升级，项目组要根据项目的整体情况要做出ERP系统的整体切换上线方案，该方案主要包括如下四部分内容：
上线准备工作计划
上线之前，为了使准备工作充分到位，项目组需要列出一个详细的上线准备工作计划，即清晰的工作清单，这个清单主要包括服务器与网络环境的部署、系统的测试与验证、系统的数据备份三项主要工作。
服务器与网络环境的部署：在全新ERP系统的实施工作过程中，服务器与网络环境的部署是一件非常简单的工作，只需要服务器到位即可安装。但对于已经在使用的系统，就需要考虑另外搭建一个与原有系统环境完全相同的服务器与网络环境，将原有的系统和数据先移植过来，在这个环境中部署新系统，并进行严格测试；而老系统这时还需要正常工作，即便到了上线的那一刻也不能停下来，因为必须考虑到如果系统上线失败，业务还可以继续切换回到老系统工作。对于A集团这类的大型企业，其IT系统的部署环境特别复杂，其中包括负载均衡、双机热备、共享存储同步等，同时还涉及ERP系统与财务、短信、OA、外网等系统的接口问题，如果基础环境没有部署，或者没有经过充分的检测与验证，后续将会问题不断。
系统的测试与验证：由于A集团的新系统涉及众多底层功能的修改，而且有新老系统的功能对接，以及新老系统的数据整合，所以在这样的复杂系统中，系统功能的测试与验证非常重要。
一般而言，系统功能的测试相对简单，按照业务场景，输入真实的业务数据进行测试，检查系统的功能有效性即可。最难的是关于系统数据整合之后的数据验证了，这部分的数据往往涉及历史数据，要做历史数据的验证，就必须拿出历史数据的原件，校验原始数据的准确性，同时还要校验这些历史数据的相关逻辑是否正确，最终的报表输出是否正确，往往在数据层面的校验会耗费掉整个验证时间的70%以上。
系统的数据备份：如果验证了系统功能没有问题，就需要对所有的原始数据做好备份，包括数据库、应用程序、配置文件、系统所产生的数据文件等。
系统切换上线步骤
系统切换上线一般会选择在晚上进行，而在展开系统切换上线工作的同时，同样需要清晰的计划，这个计划还需要在测试环境中进行充分验证，这样才能确保在最短的时间内完成系统切换上线。
一般来说系统切换上线可按三个步骤进行。
切换通知与系统备份：需要提前两周由A集团的IT部门发出系统切换通知，在切换的当天，还需要通过邮件、手机短信等方式通知用户服务器将要停止运行的时间段。手机短信最好发两次，确保通知到位。
系统部署与数据导入：在老系统停用之后，需要将新系统部署到位，并进行新老系统切换，其中核心工作是向新系统导入老系统正在运行的数据，并通过数据校验工具进行数据核对，确保系统切换成功。如果数据核对正常，就需要检查与ERP系统相关的接口功能是否正常，这往往是在系统切换过程中容易忽视、也最容易出问题的环节，如ERP系统与财务系统的接口、与OA系统的接口，与短信系统的接口，与公司官方网站的接口是否正常，这些都需要进行验证。验证成功之后，改变服务器指向，使用户访问的服务器转向到新系统。
系统验证并用户通知：新系统部署成功之后，需要通过用户登录系统进行功能验证，确保系统用户通过外部网络可以正常登录。如果可以正常登录，就直接发送系统切换成功的邮件与短信。在这里通常会事前把系统切换成功或者是失败的邮件（包括短信）正文拟好，在需要的时候直接向用户发送。
系统上线责任矩阵
每一项工作都需要有明确的责任人，在上述的工作计划中已经明确进行了标记，但在这里还需要指定每个子系统中甲乙双方的责任人，并确保有效衔接。在系统上线的责任矩阵中需要规定的工作包括：数据核对及检查、系统上线辅助与答疑、紧急问题响应、需求反馈收集等，确保用户在系统切换之后出现的问题可以得到及时解决。
上线风险及应对措施既然ERP系统上线的工作难度非常高，那就意味着风险非常大，而在上线风险及应对措施阶段需要进行充分的项目风险评估，并给出相应的防范措施：特别在极端情况下，需要做好ERP项目上线失败的预案，如果无法上线就需要将系统还原，确保企业能够在第二天正常使用系统。类似的风险及应对措施如表ERP系统升级常见风险及应对措施表所示。
结论院充分准备至关重要A集团的ERP系统实施，在经过了长达6个月的准备期，在进行了详细的数据校验与核对之后，于2011年6月顺利上线。在本次的ERP项目验收总结会议上，提到了最多的一个词是“准备”！ERP系统上线过程中，唯一能够做的工作就是：准备、准备再准备。只有做好了充分的准备工作，预想到了系统上线过程中的每一个操作步骤，以及可能遭遇的风险与问题，才有可能在系统上线过程中做到“做事有方法，风险有预案”，也只有这样才能实现系统的成功上线。
明源软件项目实施总监童继龙
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