提升烟草档案综合管理水平

　　烟草企业档案管理工作不仅是烟草企业的基本工作之一，而且是企业内部管理的重要内容之一，如何提升烟草档案综合管理水平是所有烟草企业重点思考的问题，并具有非常重要的现实价值和指导意义。但是就目前现状来讲，烟草企业档案管理中依然存在许多问题和弊端，因此必须采取积极的应对措施进行问题解决，以此提升烟草档案综合管理水平。该文在概述烟草档案管理必要性基础上，分析了新时代烟草档案管理的新特征，并指出了烟草档案管理中存在的问题，最后重点提出提升烟草档案综合管理水平的措施。

　　近年来，烟草企业的体制改革日益深入，经济结构得到了有效优化，烟草资源得到了全面整合，有效提高了烟草行业的资源利用率和整体竞争力。笔者认为，在烟草企业工商分开机制的全面确立下，在烟草产业组织结构改革日益深入的形势下，档案部门要与时俱进，跟紧时代步伐，重视档案管理建设，不断提升烟草档案综合管理水平，为推动烟草企业良性发展而服务。

　　一、烟草档案综合管理的必要性

　　档案综合管理是国家档案管理工作的基本原则和制度标准，并已经有专门的《档案法》加以法律化。在国务院颁布的《加强国家档案工作的决定》中，有这样一句话：“各级机关的档案材料(包括机关的收发文电、内部文书、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模照片、影片、录音等)，应该由机关的档案业务机构-档案室-集中管理，不得由承办单位和个人分散保存。”此外，《档案法》中也对档案综合管理进行了明确法律规定，就档案综合管理的基本原则、基本方法等以法律法规的形式加以明确固定。所以，采取档案综合管理，不仅是企事业单位的实际需要，而且是烟草档案事业发展的时代必然，并集中体现在以下几方面：

　　首先，有利于充分落实《档案法》，实现依法治档。《档案法》的出台为档案事业的发展提供了法律保障，为档案事业发展提供了行为规范，实现了档案管理的有法可依，依法治档。为了全面达到档案综合管理的目标，《档案法》就档案管理的职责、标准、原则、范围、组织和管理等问题都进行了明确规定，为档案管理的发展奠定了坚实的基础。在开展档案管理工作过程中，必须要以相关法律法规为行为标准和工作依据。烟草企业根据《档案法》加强档案管理机制改革，全面提升综合管理水平，有助于发展烟草工作和档案事业。

　　其次，有利于提高档案资源的开发利用率，为促进烟草事业发展服务。档案的价值集中体现在信息资源利用上。档案信息能够得到系统全面地开发，为广大用户提供及时信息服务，满足受众的个性化信息需求，这和档案室的室藏量有着密切关联。以往，由于档案分散于各科室，寻找困难，利用率低。所以，对档案实施综合管理，提高综合利用率，推动烟草业建设，为社会主义经济建设添砖加瓦，烟草档案管理扮演着重要角色。

　　再次，有利于提高档案工作的领导水平，推动档案工作可持续发展。领导水平在很大程度上决定了档案工作的质量和方向。只有不断提高领导水平，才能为档案事业发展保驾护航。传统烟草档案管理的方式主要是分处管理，各机构部门的档案基本上都自行管理。这就为档案综合管理目标的实现带来了很大制约。特别是查阅制度不统一，严重阻碍了档案信息资源的开发与利用。只有实现档案综合管理，才能推动管理工作的标准化、科学化和规范化，全面落实综合管理的法律法规和制度规范。档案综合管理能够克服分散管理的种种弊端，进而推动烟草档案事业的可持续发展。

　　最后，有利于加强档案管理的科学性。一个企业所形成的各种类型的档案信息，分类归档立卷加以集中管理，不仅能够丰富档案载体，而且能够实现集中规范管理，丰富收藏。集中统一综合管理档案，能够有效解决传统档案管理模式下种种弊端，达到促进档案事业发展的目的。比如影音图像等档案，只有实施集中统一管理，才能全面真实地反映出烟草企业的历史面目。

　　二、新时代烟草企业档案管理的新特征

　　（一）档案管理机制的集中化

　　新世纪以来，烟草生产厂进行了广泛的联合重组，档案管理机制也呈现了新变。就职能来讲，由独立自主行使采购、生产、营销和技术等职能转变为以卷烟生产为核心职能，职能重心的转变导致档案管理工作范围也随之缩小，主要以卷烟生产相关的档案为主要管理对象，其他生产环节的档案信息都集中到工业公司加以统一管理。就流程来讲，以往的档案管理主要针对本厂的档案信息资源进行开发和利用。而进行联合重组后，档案信息资源的形成主要来自工业公司，因此工业公司成为了档案管理的主体，利用现代化通讯技术能够实现档案信息资源的网络共享。

　　（二）档案管理跨度的扩大化

　　烟草业在进行联合重组后，除了省内的多个生产点外，一些中烟工业公司有省外或境外生产公司，比如广东中烟投资的澳门卷烟厂，云南中烟投资的海南红塔、红云红河集团乌拉浩特卷烟厂、红塔辽宁烟草有限公司等。当代烟草档案管理的扩大出现了明显的扩大化特征，而这也对档案综合管理提出了全新的要求。

　　（三）档案管理工作的标准化

　　企业领导对档案管理工作的重要性认识日益提高，对档案管理在推动企业发展中的角色认识日益明确，因此对档案管理工作的要求也有所提高。也只有如此，才能够真正将档案工作提升到战略高度，纳入企业发展规划，坚持档案事业与企业发展的同步。集中体现在：股断网鞍山各项档案管理制度；改善档案工作环境，加大管理设施建设力度；档案管理工作全面参与重点工程项目；围绕企业工作重心，积极开展档案信息资源的系统开发和深入利用。比如，档案管理部门编制本企业的《商标档案集》、《烟草企业基础数据汇编》和《企业组织机构沿革》等。正因为对档案管理工作的高度重视，烟草档案管理才得到了相关部门的首肯，比如红塔集团就曾荣获了“全国档案工作优秀集体”的称号。

　　三、烟草档案管理存在的问题

　　（一）对档案管理工作重要性的认识不够

　　一方面，思想上认识不足。许多烟草企业未能将档案管理工作上升到企业发展层面的战略高度，未能形成与企业发展实际相符的档案管理机制，在机构设置、体制建设和人员配备等方面都无法满足企业发展的实际需求，档案管理工作无法发挥其推动企业发展的积极作用。对为何开展烟草档案综合管理，如何提升烟草综合管理水平等都没有形成统一的高度认识。另一方面，现实上重视不够。许多烟草企业没有充分意识到档案在企业管理中的现实价值，简单地认为档案管理只不过是对文件材料的收集整理，还需要投入大量的成本去管理，出不了政绩就变得毫无意义。由于对档案管理重要性的认识不够，导致档案管理的价值始终无法得到彰显，这也是烟草档案综合管理水平不高的一大原因。

　　（二）档案管理制度建设力度不高

　　档案管理制度不完善、档案管理队伍不专业等问题在烟草档案管理中非常普遍。在许多烟草企业中，档案管理人员都由其他人兼任且变动性较强，档案综合管理水平低下造成档案管理质量始终上不去，并集中体现在制度建设不健全、归档范围不明确和归档时间不规范等。许多档案管理员只会简单的基本档案管理，对档案分类、编目和保管等方面，现编错号、改错章的问题时有发生。此外，档案目录索引不全，无法确认所查档案是否存档，档案查全率和查准率都非常低，无法充分发挥档案管理工作在推动企业发展方面的作用。

　　（三）档案管理理念相对落后

　　一方面，档案管理方式落后。当代烟草档案综合管理工作仍以传统的手工方式为主，档案的收集、整理、存档和查阅基本还停留在传统时代，现代化管理技术在档案管理领域的应用率较低，造成了档案管理质量不高，资源利用率低。另一方面，资金保障不到位。烟草企业在档案管理方面的预算不到位，用于档案资源开发的资金投入不够，这对档案综合管理的顺利进行形成了较大制约和阻碍。

　　（四）管理与服务存在严重脱节

　　首先，档案门类偏少，归档率不高。部分烟草企业只重视文书文件的收集却忽视了影音图像等资料的整理收集，这无疑不利于烟草档案体系的系统化构建；其次，归档渠道单一，未能实现有效统一管理。由于各种原因，当代档案管理存在普遍的断代问题，许多企业管理人员认为将档案材料放在手头比较方便，不愿上交统一管理造成许多重要档案资料的丢失；最后，保管有余开发不足。许多烟草企业忽视了档案管理的实际价值，不想在档案管理领域投入太多的成本，导致档案管理工作效率、信息资源利用率都非常低下，管理与服务形成了严重脱节。

　　四、提升烟草档案综合管理的措施

　　（一）强化档案管理员的综合管理意识

　　档案不仅是企业形象的重要载体，而且是企业文化的重要组成，更是企业活动的真实记录和企业发展的历史面目。作为重要的生产要素，档案信息资源是企业实现可持续发展的无形资产，随着信息时代的全面来临，档案信息资源在经济发展中的地位日益重要。所以，必须强化全员档案综合管理意识，所有员工都必须充分认识到档案管理工作的必要性和重要性，加强档案管理工作的自觉性、认真性，保管好、开发好和利用好档案信息资源。特别是档案部门要积极树立新的档案管理理念，摒弃落后的档案管理模式，要充分意识到档案管理工作是涵盖面非常广泛的系统科学，尤其是烟草企业在经过联合重组后，现实形势对档案管理人员的素质提出了全新要求，需要不断提高档案管理队伍的专业化水平，这也是烟草档案综合管理最为关键的内容。

　　（二）全面提高烟草档案综合管理的业务能力

　　首先，要知人善用，选好用好档案管理人员。将认真负责、耐心勤快的档案管理人员选配到相应的岗位上，充分考虑维持烟草档案挂历队伍稳定的重要性，尽可能不要频发调动档案管理人员，以保证队伍的稳定性和专业性；其次，加强档案管理的业务培训。选送表现突出的档案管理人员参加相关的业务培训，鼓励他们进行自我完备，从时间和经费上提供支持和保障。提高档案管理人员的业务能力，要结合烟草档案工作发展的实际需求，要结合烟草行业的发展规律，定期适时开展烟草档案业务培训活动，培养符合时代发展的优秀档案管理人才；最后，组织观摩学习。一方面档案管理业务专家进行专门指导，另一方面要组织档案管理人员到优秀档案综合管理企业进行实地观摩学习，借鉴他人成功经验来推动自身档案管理的良性发展。

　　（三）加强档案管理制度的规范化建设

　　首先，加强档案信息收集制度的规范化建设。要制定完善的档案收集制度，严格按照相关标准进行档案信息的收集工作。要不断丰富收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式实现全面收集和重点收集相结合。要全面掌握不同类型档案的形成规律，准确把握时间，收集范围要广泛，不仅要收集传统纸质媒介，而且还要收集影音图像等电子媒介或各种具有档案价值的实物；其次，加强档案整理制度的规范化建设。从文件材料形成开始，就对各种类型的档案信息进行收集、整理、保管、归档和编号，制定严格的操作标准，并严格按照标准开展收集工作。在文件材料形成积累过程中，要严格按照预立卷制度进行相关操作，确保文件材料的完整性，对不符合标准的操作行为坚决予以纠正，在文件材料的移交过程中，必须层层把关以确保其完整性，对不完整的文件材料，相关部门要尽快补办齐全，以确保文件材料的归档率；最后，加强档案内部管理的规范化建设。要采取统一管理的模式，重点提高档案信息资源的开发和利用，积极改善档案保管的条件，加强档案室基础设施建设，加强档案管理的安全性和科学性。此外，还要完善档案借阅制度，对过期不换、破损、丢失或发生泄密事件的相关人员进行相应的惩戒和处理。

　　（四）加强档案管理信息化建设

　　随着信息技术的日益成熟，对烟草档案综合管理提出了更高的要求。特别是办公自动化和无纸化的快速发展，彻底颠覆了传统档案管理的工作模式，所以，加强档案管理信息化建设，采用电子计算机和其他现代化设备对档案实现智能化、信息化和无纸化管理，进而全面提升档案综合管理水平。此外，要不断健全和完善烟草档案管理的网络系统，实现档案信息资源的高度共享。尤其是采用条形码技术，可以全面提高档案管理的效率，管理人员只要通过条形码管理，就可以准确读取全部档案的详细信息，以确保归档率。采用专门软件，对于逾期未还的人员，进行及时提醒，可以有效防止档案的丢失；条形码管理有效解决了以往档案编号墨迹模糊，甚至涂改的问题，条形码管理不仅能够实现档案外形的美观化，而且能够有效确保档案的归档率。

　　总而言之，烟草档案管理必须以相关法律法规为根本依据，坚持统一管理的原则，对档案信息资源进行全面整合，提高烟草档案综合管理水平具有重要现实价值，不仅有利于企业发展，而且有利于国民经济发展。对于烟草档案的综合管理，并非简单地将档案信息资源进行集中处理，而是将企业档案视为一个有机整体，实现管理与服务相结合的组织方式。目前，对于大部分烟草企业来讲，档案的综合管理方面仍存在许多问题，综合管理的水平尚有待提升。所以，在未来很长一段时间内，如何提升档案综合管理水平应该成为烟草企业的重点任务。

　　（作者单位：江苏省南通市烟草公司通州分公司）

　　李铁强 文