在信息超载中突围
- 来源:21世纪商业评论
- 关键字:信息超载,职场,企业,员工
- 发布时间:2011-12-13 14:13
信息技术的飞速发展正在将人与信息的关系置于一个尴尬的境地：我们获取信息的自由（free to information）得到了极大的满足，而与此同时，我们免于信息的自由（free from information）却在受到侵害。
所谓免于信息的自由，也可称之为“不知情权”，它是一种很容易被忽视但实际上却极为重要的权利。俄罗斯文学家索尔仁尼琴曾经说过：“除了知情权以外，人也应该拥有不知情权，后者的价值要大得多。它意味着我们高尚的灵魂不必被那些废话和空谈充斥。过度的信息对于一个过着充实生活的人来说，是一种不必要的负担。”
与索尔仁尼琴的时代相比，如今信息时代的人们所受到的对自己不知情权的侵害，不仅仅来自废话和空谈，无论是其内容还是表现形式，都要复杂得多，也因此而值得引起切实的关注。
信息高负荷
我们的大脑在人类历史上从来没有像今天这样需要处理如此众多的信息。一项研究表明，美国人年“消费”英文单词总量1980年为500兆，2008年则接近1.1万兆，平均年增幅为5.4%。这些单词的来源包括电子邮件、手机短信、互联网、纸质媒体以及电视广播节目，人们日常谈话时使用的单词量还没有统计在内。LexisNexis（律商联讯）从2008年开始在全球范围内开展职场工作效率调研，其调研结果显示，信息超载正将美国白领推向“信息承受断裂点”。
非独美国，中国的白领职业阶层也正面临着类似的局面。律商联讯举办的一项针对中国、美国、南非、英国和澳大利亚五国1700名白领的调查结果显示，61%的中国白领认为，自2008年金融危机以来，他们在工作中必须处理的信息量显著增加；在接受调查的其他国家中，平均59%的职场人士表示深有同感。同时，有62％的中国白领表示（这一数字明显高于其他国家）：如果他们获得的信息量持续增加，将迫使他们很快达到信息承受断裂点，以至于无法处理更多信息。
“随着中国的社会发展和现代化进程，在中国职场所使用的先进科技手段也开始逐步赶超其他国家，这有利也有弊。”律商联讯大中华区商务运营总监龙晓红说，“职场人士们并不是在抱怨他们的工作量，而是爆炸式增长的信息量严重影响了管理信息的效率，进而影响到工作质量。”
事实上，中国的职场人士比其他国家的职场人士都更加确信，信息超载严重影响了他们更好完成工作的能力。例如，有高达50％的中国职场人士因日程安排沟通问题，每周缺勤至少一次会议或约会；而在澳大利亚，有相同困扰的职场人士占28%。此外，有66%的中国职场人士每周因为资料丢失而不得不至少重建一次文件。
接受调查的绝大多数职场人士都表示，他们的公司至少已经在努力采取一些行动，来协助他们更有效地管理信息。职场人士相信他们的雇主会做出更多努力来帮助他们克服现今面临的信息超载的挑战。
在中国，有62％的职场人士表示，公司已经提供了业内专用的信息管理技术，而这一数字在美国仅占25％。然而，许多中国职场人士仍然期待公司能够做得更好，来帮助他们解决信息超载的问题：从升级计算机硬件和更新管理技术（83％），到组织信息管理培训（83％）和提供业内专用的专业信息管理技术（82％）。而这些数字都明显多于其他参与调查的国家。
聚焦与过滤
信息超载是一个不可逆转的现实，我们需要找到好的办法来应对它对我们自身不知情权的侵害。对于个人来讲，我们要努力养成良好的学习和工作习惯，摸索出有效的应对原则；而对于组织来讲，则有必要采用适当的技术、制度和流程来规避信息超载可能带来的危害。
有些人对自己同时处理多项任务的能力充满自信，他们认为，通过在同一时间内做几件事情，就可以更好地处理扑面而来的各种信息，并完成更多的工作。甚至有人还觉得在几项任务之间交替穿插进行是一种少有的乐趣。但是，研究表明，同时处理多项任务肯定会降低工作效率。
一个最简单的例子是，在开车时打电话会损害司机驾驶的专注力和灵敏感，从而对安全行驶带来潜在的威胁。我们在学习和工作过程中同时处理多任务，虽不至于产生安全问题，但它的危害也不可忽视。
稻盛和夫在他的《活法》中说，全神贯注、带着持续非凡的热情倾注于某一件事，久而久之就会产生超常的创造力，就好像在某一个瞬间有如神助，灵感勃发而找到解决问题的绝佳途径。稻盛和夫本人在他做企业的过程中就有过多次这样的亲身体会。可见，同时处理多任务、不专注，其结果一定是工作效率的降低，个体潜在的创造力受到抑制。
因此，我们所需要做的就是集中精力。这虽然平淡无奇，看不出什么高明之处，但对于商界人士来讲，对什么事集中精力，以及如何集中精力，却是可以稍作探究的。麦肯锡的研究为此提供了有趣的例子。
首席执行官和其他高管人员全天的工作安排往往一项接着一项，有时，一项活动的延长时间不能超过15分钟。Harrah’s娱乐公司的首席执行官GaryLoveman描述了这样做的意义：“你必须避免对一种有趣的‘智力自助餐’‘暴饮暴食’的危险。在一天的工作中，我经常需要涉及许多职能领域，但我小心翼翼，尽量不要在那些值得关注的主题上浮光掠影，要把时间用在对最重要问题的有意义的深入思考上。”
许多高管通过创造“独处时间”这样的老一套策略来予以应对。例如，应用材料公司首席执行官MikeSplinter找到了每天早上6点半至8点之间的独处时间；太平洋投资管理公司的首席投资官BillGross则采取了一种极端做法：“我不回复或阅读任何我不想看的电子邮件，我不用手机，我没有黑莓智能手机。我的座右铭是：我不想被连线，我希望断线。”事实上，“连线（wired）”一词有着双重含义，它既意味着“连接因特网”又意味着“亢奋，狂乱，无法集中”。
与集中精力相关联的是，我们要学会过滤信息。关闭所有的通讯工具只是意味着，当你重新连线时，你的收件箱中的信息很快又会泛滥成灾。还有一种“把婴儿与洗澡水一起泼出去”的危险：没有人愿意失去这种可以方便地与组织、客户和其他利益相关方保持联系的能力，或如MikeSplinter所说，“对急迫的问题给出简短而直接的回答”的能力。
因此，采用一种适当的过滤策略至关重要。首先，要放弃领导人必须事必躬亲的幻想，随着各种信息变得可以更加容易和持续不断地获取，这种看法已根深蒂固。相反，普通老套的委托授权方式对于信息管理非常重要，就像它对于任务管理非常重要一样。正如GaryLoveman所说：“不断跟踪目前正在发生的事要花费我不少时间，但我只亲自深入参与解决那些最需要我插手干预的问题，那些对公司业绩——无论是现在还是将来的业绩——至关重要的问题。”
现在，有些领导者为了过滤掉那些其他人认为不需要领导者采取行动的信息，明确拒绝回复任何自己只是作为抄送对象的电子邮件。你可能还需要教育身边的工作人员，哪些事情值得占用你有限的时间。
理顺信息通道
除了形成良好的工作习惯之外，组织有必要通过一些技术手段，或者是制度、流程的确立来帮助员工应对信息超载。
企业当然希望员工在工作时间只接触与工作相关的信息，但是现在的通讯手段多，即时通讯、微博、论坛等不一而足，可以说，其中的很多信息都与管理者的期待不尽符合。管理者需要提高员工获取信息的匹配度，让员工尽量少地关注与工作无关的信息。
为了做到这一点，一些企业组织将自由获取信息与结构化提供信息两种方法结合到一起。这样做的最简单方式之一是，对具有高度自主性的知识型员工可以使用的信息类型予以部分限制——例如，在工作时间限制访问色情、体育或社交网站。
263公司为企业提供一种名为企业通讯平台（EM）的服务，杭州的柏莱雅化妆品公司是263公司EM产品的第一批用户。该公司有不少年轻女员工，这些员工上班时喜欢看八卦新闻，管理者对此深感头疼，后来就采用了263公司的EM平台，“我们用EM的目的就是要关掉QQ。”该公司的CIO直言不讳地说。
还有一些公司规定，电子邮箱不可用于处理私人的事情，为此，公司对工作邮箱的发送和接收功能进行某种限制。
这类做法在企业中比较普遍，不过说到底这种做法的防御性色彩浓厚，企业其实可以在帮助员工高效地接受和处理信息上做得更积极一些。在这一方面，263公司的EM平台也可以为企业提供一些帮助。
比如说，现在的企业员工在工作时需要使用各种不同的系统，如ERP、CRM等，登录每个系统时都需要输入账号、密码，如果能够通过某种技术手段的采用，将各种常用系统集成在一个统一的平台之上，实现统一的登录入口，这样就能帮助员工理顺信息流转的通道。包括263的EM在内的一些企业通讯系统都能够提供这样的功能。
另外，企业还可以致力于实现信息的格式化，帮助员工提高信息处理的效率。比如说，当不同的系统都需要某位员工处理一件事情时，就可以推出一个窗口到桌面提醒员工及时处理，从而避免遗漏重要的事情。
……
所谓免于信息的自由，也可称之为“不知情权”，它是一种很容易被忽视但实际上却极为重要的权利。俄罗斯文学家索尔仁尼琴曾经说过：“除了知情权以外，人也应该拥有不知情权，后者的价值要大得多。它意味着我们高尚的灵魂不必被那些废话和空谈充斥。过度的信息对于一个过着充实生活的人来说，是一种不必要的负担。”
与索尔仁尼琴的时代相比，如今信息时代的人们所受到的对自己不知情权的侵害，不仅仅来自废话和空谈，无论是其内容还是表现形式，都要复杂得多，也因此而值得引起切实的关注。
信息高负荷
我们的大脑在人类历史上从来没有像今天这样需要处理如此众多的信息。一项研究表明，美国人年“消费”英文单词总量1980年为500兆，2008年则接近1.1万兆，平均年增幅为5.4%。这些单词的来源包括电子邮件、手机短信、互联网、纸质媒体以及电视广播节目，人们日常谈话时使用的单词量还没有统计在内。LexisNexis（律商联讯）从2008年开始在全球范围内开展职场工作效率调研，其调研结果显示，信息超载正将美国白领推向“信息承受断裂点”。
非独美国，中国的白领职业阶层也正面临着类似的局面。律商联讯举办的一项针对中国、美国、南非、英国和澳大利亚五国1700名白领的调查结果显示，61%的中国白领认为，自2008年金融危机以来，他们在工作中必须处理的信息量显著增加；在接受调查的其他国家中，平均59%的职场人士表示深有同感。同时，有62％的中国白领表示（这一数字明显高于其他国家）：如果他们获得的信息量持续增加，将迫使他们很快达到信息承受断裂点，以至于无法处理更多信息。
“随着中国的社会发展和现代化进程，在中国职场所使用的先进科技手段也开始逐步赶超其他国家，这有利也有弊。”律商联讯大中华区商务运营总监龙晓红说，“职场人士们并不是在抱怨他们的工作量，而是爆炸式增长的信息量严重影响了管理信息的效率，进而影响到工作质量。”
事实上，中国的职场人士比其他国家的职场人士都更加确信，信息超载严重影响了他们更好完成工作的能力。例如，有高达50％的中国职场人士因日程安排沟通问题，每周缺勤至少一次会议或约会；而在澳大利亚，有相同困扰的职场人士占28%。此外，有66%的中国职场人士每周因为资料丢失而不得不至少重建一次文件。
接受调查的绝大多数职场人士都表示，他们的公司至少已经在努力采取一些行动，来协助他们更有效地管理信息。职场人士相信他们的雇主会做出更多努力来帮助他们克服现今面临的信息超载的挑战。
在中国，有62％的职场人士表示，公司已经提供了业内专用的信息管理技术，而这一数字在美国仅占25％。然而，许多中国职场人士仍然期待公司能够做得更好，来帮助他们解决信息超载的问题：从升级计算机硬件和更新管理技术（83％），到组织信息管理培训（83％）和提供业内专用的专业信息管理技术（82％）。而这些数字都明显多于其他参与调查的国家。
聚焦与过滤
信息超载是一个不可逆转的现实，我们需要找到好的办法来应对它对我们自身不知情权的侵害。对于个人来讲，我们要努力养成良好的学习和工作习惯，摸索出有效的应对原则；而对于组织来讲，则有必要采用适当的技术、制度和流程来规避信息超载可能带来的危害。
有些人对自己同时处理多项任务的能力充满自信，他们认为，通过在同一时间内做几件事情，就可以更好地处理扑面而来的各种信息，并完成更多的工作。甚至有人还觉得在几项任务之间交替穿插进行是一种少有的乐趣。但是，研究表明，同时处理多项任务肯定会降低工作效率。
一个最简单的例子是，在开车时打电话会损害司机驾驶的专注力和灵敏感，从而对安全行驶带来潜在的威胁。我们在学习和工作过程中同时处理多任务，虽不至于产生安全问题，但它的危害也不可忽视。
稻盛和夫在他的《活法》中说，全神贯注、带着持续非凡的热情倾注于某一件事，久而久之就会产生超常的创造力，就好像在某一个瞬间有如神助，灵感勃发而找到解决问题的绝佳途径。稻盛和夫本人在他做企业的过程中就有过多次这样的亲身体会。可见，同时处理多任务、不专注，其结果一定是工作效率的降低，个体潜在的创造力受到抑制。
因此，我们所需要做的就是集中精力。这虽然平淡无奇，看不出什么高明之处，但对于商界人士来讲，对什么事集中精力，以及如何集中精力，却是可以稍作探究的。麦肯锡的研究为此提供了有趣的例子。
首席执行官和其他高管人员全天的工作安排往往一项接着一项，有时，一项活动的延长时间不能超过15分钟。Harrah’s娱乐公司的首席执行官GaryLoveman描述了这样做的意义：“你必须避免对一种有趣的‘智力自助餐’‘暴饮暴食’的危险。在一天的工作中，我经常需要涉及许多职能领域，但我小心翼翼，尽量不要在那些值得关注的主题上浮光掠影，要把时间用在对最重要问题的有意义的深入思考上。”
许多高管通过创造“独处时间”这样的老一套策略来予以应对。例如，应用材料公司首席执行官MikeSplinter找到了每天早上6点半至8点之间的独处时间；太平洋投资管理公司的首席投资官BillGross则采取了一种极端做法：“我不回复或阅读任何我不想看的电子邮件，我不用手机，我没有黑莓智能手机。我的座右铭是：我不想被连线，我希望断线。”事实上，“连线（wired）”一词有着双重含义，它既意味着“连接因特网”又意味着“亢奋，狂乱，无法集中”。
与集中精力相关联的是，我们要学会过滤信息。关闭所有的通讯工具只是意味着，当你重新连线时，你的收件箱中的信息很快又会泛滥成灾。还有一种“把婴儿与洗澡水一起泼出去”的危险：没有人愿意失去这种可以方便地与组织、客户和其他利益相关方保持联系的能力，或如MikeSplinter所说，“对急迫的问题给出简短而直接的回答”的能力。
因此，采用一种适当的过滤策略至关重要。首先，要放弃领导人必须事必躬亲的幻想，随着各种信息变得可以更加容易和持续不断地获取，这种看法已根深蒂固。相反，普通老套的委托授权方式对于信息管理非常重要，就像它对于任务管理非常重要一样。正如GaryLoveman所说：“不断跟踪目前正在发生的事要花费我不少时间，但我只亲自深入参与解决那些最需要我插手干预的问题，那些对公司业绩——无论是现在还是将来的业绩——至关重要的问题。”
现在，有些领导者为了过滤掉那些其他人认为不需要领导者采取行动的信息，明确拒绝回复任何自己只是作为抄送对象的电子邮件。你可能还需要教育身边的工作人员，哪些事情值得占用你有限的时间。
理顺信息通道
除了形成良好的工作习惯之外，组织有必要通过一些技术手段，或者是制度、流程的确立来帮助员工应对信息超载。
企业当然希望员工在工作时间只接触与工作相关的信息，但是现在的通讯手段多，即时通讯、微博、论坛等不一而足，可以说，其中的很多信息都与管理者的期待不尽符合。管理者需要提高员工获取信息的匹配度，让员工尽量少地关注与工作无关的信息。
为了做到这一点，一些企业组织将自由获取信息与结构化提供信息两种方法结合到一起。这样做的最简单方式之一是，对具有高度自主性的知识型员工可以使用的信息类型予以部分限制——例如，在工作时间限制访问色情、体育或社交网站。
263公司为企业提供一种名为企业通讯平台（EM）的服务，杭州的柏莱雅化妆品公司是263公司EM产品的第一批用户。该公司有不少年轻女员工，这些员工上班时喜欢看八卦新闻，管理者对此深感头疼，后来就采用了263公司的EM平台，“我们用EM的目的就是要关掉QQ。”该公司的CIO直言不讳地说。
还有一些公司规定，电子邮箱不可用于处理私人的事情，为此，公司对工作邮箱的发送和接收功能进行某种限制。
这类做法在企业中比较普遍，不过说到底这种做法的防御性色彩浓厚，企业其实可以在帮助员工高效地接受和处理信息上做得更积极一些。在这一方面，263公司的EM平台也可以为企业提供一些帮助。
比如说，现在的企业员工在工作时需要使用各种不同的系统，如ERP、CRM等，登录每个系统时都需要输入账号、密码，如果能够通过某种技术手段的采用，将各种常用系统集成在一个统一的平台之上，实现统一的登录入口，这样就能帮助员工理顺信息流转的通道。包括263的EM在内的一些企业通讯系统都能够提供这样的功能。
另外，企业还可以致力于实现信息的格式化，帮助员工提高信息处理的效率。比如说，当不同的系统都需要某位员工处理一件事情时，就可以推出一个窗口到桌面提醒员工及时处理，从而避免遗漏重要的事情。
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