企业文书档案实行现代化信息管理的措施

　　在企业档案管理工作中，文书档案占据重要位置，但在实践过程中，大部分企业对于文书档案管理与体系建设的重视度不够，导致在此领域缺乏具有实效性的管理方案。企业内部从事文书档案管理的工作人员的劳动强度较大、工作效率偏低。这种现状不利于企业在快速变化的市场环境中的发展。为此，现代化的文书档案管理工作，为提升加强档案管理的质量和水平赋予了重大意义，文章将针对文书档案的现代化管理展开讨论，分析目前文书档案管理所面临的挑战，以及实现文书档案现代化信息管理的优势和存在的问题。

　　信息化建设是近几年兴起的创新型词汇，基于国际形势以及市场环境的变化，各个类型的企业组织逐渐将信息化建设引入企业内部管理中，而文书档案管理工作也在此范围内。但随着实践经验的积累，人们发现，由于开放的网络环境滋生了各类型网络病毒，对企业文书档案管理的安全性存在威胁，企业文书档案面临丢失可能。此外，由于企业内部文书档案管理从业者个人原因导致的文件丢失、资料损坏也对企业的文书档案管理工作的正常进行带来困扰。因此，企业开始对文书档案管理模式引起了高度重视，而现代化信息管理模式也是大势所趋。

　　一、基于时代环境角度分析当前我国企业文书档案工作面临的挑战

　　从安全性角度看，企业内部文书档案信息化管理面临较大风险。因为，随着高新技术在企业文书档案管理工作中的应用越来越多，企业文书档案管理就必然要开始高度重视保密和安全性的问题，这样一来，企业就会不得不采取一切有效措施来确保档案和信息的安全。

　　从工作类型的发展趋势看，企业文书档案管理工作承载着重要责任。受到传统计划经济市场环境对企业文书档案管理工作的影响作用，当前大部分企业在进行文书档案管理工作时依然处于模式单一、机制灵活性不够、人工操作的任务量过多等现状问题。企业的快速发展产生的文书记录与档案资料的数量越来越多，久而久之，令企业的文书档案管理工作的压力越来越大。可以说，如今的社会环境为企业内部文书档案管理工作者带来了严峻的挑战。

　　信息化、网络化、数字化的企业管理方式的发展，为企业文书档案信息化管理带来了信息共享功能的挑战。

　　可以说，在当前的市场环境中，企业是否良好掌握文书档案信息资料，对其长远发展会产生重要作用。换言之，企业的发展需要企业具备较强的文书档案资料的整合能力、加工能力以及管理能力。企业在行业市场中的发展规划中，基于文书档案管理体系的企业信息化工程建设俨然成为重要部分。

　　二、提升企业文书档案管理信息化建设的可行对策

　　企业内部文书档案管理现代化程度直接影响企业整体的信息化建设水平。从效率提升角度看，文书档案的现代化信息管理将明显提升企业的办公效率，凭借计算机、互联网等高端科技的辅助支持效果，改变传统文书档案管理复杂、麻烦、低效的工作模式，省去了企业内部文书档案管理从业者的人工操作过程、降低了人为操作环境下企业文书档案管理工作的错误率。对待企业文书档案管理中依然保留的人工操作部分，需要企业为专项工作人员的工作规范予以明确要求，不仅对文书档案资料书写的规范予以清晰说明，还需要对各类型文书档案资料的保存予以清晰分类。

　　为保证企业文书档案信息化管理中的文件、资料的及时共享与交流，相关企业需要从管理层级增加的角度提升企业内部文书档案管理体系的完整性。因为随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离的使用，可让其与其他信息系统建立共联，并且能够提供信息的横向与纵向、历史与现实的记录，最终就会极大地提高档案利用工作的质量和效率，同时也可以对所调阅的信息资源作出适时的响应和脱机处理，保证很高的查全率和查准率，也将不受空间的限制，并且通过网络服务这个宽广的平台，了解到其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。基于此，企业内部的文书档案、资料所包含的相关信息可以得到及时共享。

　　在实际的操作过程中，计算机管理可以实现文书档案按照重要程度、检索价值、利用率高低、开放程度的特点分门别类的整合，为了提高文书档案在社会中的利用率，将开放核心信息档案、利用率高的文书档案放在优先整理位置，计算机管理能够分清急缓，工作进程循序渐进。同时能够将文书档案分等级记录，在现代企业的文书档案工作中可以按照档案卷宗的性质结合计算机的工作特征，进行有效分类，对于内容单一、反映层次不高、价值含量低的档案进行整合；对于卷宗总涉及重复内容、反复性强的档案进行组合排查；对于卷宗内容庞杂的档案进行抽丝拔茧的分级记录，这样不仅仅解决了档案标题要素问题，同时也优化了记录条目，在操作中节约工作时间，提高了工作效率。

　　从稳定性角度看，区别于传统企业文书管理模式，信息化管理模式下的企业文书档案管理工作在很大程度上提升了文件资料保存的稳定性。因为纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏，如在档案工作过程中稍不注意就可能发生小可挽回的损失。随着科技水平的迅猛发展，企业在进行文书档案管理电子载体时，可选择的类型较多、功能性更加广泛。也正因如此，企业需要结合自身文书档案管理工作的特征及重点环节进行资料记录载体的合理选择，在充分考虑文书档案信息保存的稳定性的基础上，适当追求信息读写便捷性以及传递速度。

　　三、企业文书档案现代化信息管理的意义

　　将信息化管理手段及现代化管理理念与企业文书档案管理工作融合，增强了企业文书档案管理工作的标准化以及企业文书档案管理体系的规范化。由于档案管理本身就是一项既精细又规范的工作，同时也是在政府的统一管理下进行的，所以，这就要求档案管理人员要具备先进的电脑操作技术。

　　通过现代化信息技术的作用效果，增强了企业文书档案管理工作为用户提供服务的便捷性与效率。

　　现代化的档案管理在信息技术等高端技术的支持下，能够有效、快速地提高工作人员的工作效率，同时还可以增加信息的准确度，实现不同组织机构之间的信息共享与服务。

　　档案管理工作是建立在文书管理工作基础之上的，所以想要企事业单位的文件信息得到发展与利用，文书与档案管理是一定要得到充分重视的，企事业单位的建设与发展是需要文书档案来记载的，对于以后企事业单位的发展也是有着重要意义的。当今是科技发展的信息化时代，加强文书档案现代化管理，是现代企业发展的要求。

　　(作者单位：福州沈海复线高速公路有限公司)

　　林丹 文