《会计档案管理办法》已修订 电子会计档案有新规（二）

　　小左：听了您对会计档案的新解释，看来以前的会计档案定义确实有些不合时宜了，它只是强调了纸质会计档案的属性，而现在已经是网络电子时代，财务部门早就实现了电算化，计算机已经全面代替了手工记账。

　　李老师：其实，会计档案的名词解释并不重要，重要的是你对会计档案的作用认识不足。我认为，会计档案和人事档案一样，人事档案记载的是一个人的人生历程，而会计档案则是记录和反映一个单位从成立到发展甚至衰败的运行轨迹。下面，还是让许亮来说一说会计档案的重要作用吧。

　　许亮：首先，会计档案是企业经济业务重要的史料和证据。这是最主要的作用。其次，税务和审计在对企业进行财务检查时，会计档案可以反映出这个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。另外，会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策、单位制定经营决策提供参考。

　　李老师：许亮说得很对。正因为会计档案是各单位的主要档案，所以它的重要性不言而喻。如果由于会计档案保管不善而给企业造成损失，企业领导和会计人员都有不可推卸的责任。可惜的是，目前不少单位根本不重视会计档案保管工作。一些企业领导认为，会计人员只要算好账、管好钱就完成任务了，至于会计凭证和账簿，随便找个地方保管就行了，没必要为这些过时的东西购置铁柜或寻找库房。而有的会计人员也对会计档案不重视，他们将以前年度的会计资料随意堆放在纸箱子内或办公桌下。还有一些单位的会计人员更换频繁，致使会计档案丢失、毁损现象十分严重。

　　许亮：是呀。去年我们到一家企业进行清算审计，结果在评估这家企业的厂房价值时，企业会计在历史档案中无论如何也找不到当时购买这块土地的原始发票和契税发票。结果补办这些手续大费周折，清算时间拖延了一个多月。

　　小左：据我所知，我国在上个世纪80年代就颁布了《会计档案管理办法》。这个办法是不是一直执行到了今天呢？

　　李老师：1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年对该办法进行了第一次修订。原《管理办法》实施十多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。为规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平，财政部、国家档案局对原《管理办法》进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》），已于2016年1月1日起正式施行。

　　小左：我觉得会计档案管理是一件很普通、很简单的事情，就像企业中的库房管理商品一样，只要码放整齐、查找方便、保障安全，有专人负责就行了，有什么必要将这个办法修订好几次呢？

　　李老师：你的认识不对。近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化，原《管理办法》已经无法较好地适应经济社会发展需要，突出表现在：第一，随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范；第二，随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家档案管理规范、标准的制定或修订，原《管理办法》的有关表述已不再适用，会计档案的范围、保管、利用、销毁等方面的规定需要相应予以调整或完善。

　　许亮：在互联网使用后，电子会计档案的入档问题是个新生事物，国家有关部门不得不慎重对待。正因为如此，为做好原《管理办法》的修订工作，财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发展改革委专门针对电子发票的入账和保管问题多次开展研讨，并组织部分企业和地区开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。2014年，财政部、国家档案局着手修订原《管理办法》，形成了《会计档案管理办法（征求意见稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社会两次公开征求意见，形成了《会计档案管理办法（修订草案）》。2015年9月，财政部、国家档案局组织有关专家集中研究讨论《会计档案管理办法（修订草案）》，最终形成新《管理办法》。

　　小左：看来我把这个问题想得太简单了。新《管理办法》的出台如此慎重，肯定是要符合时代的需要和发展。那么，和原《管理办法》相比，新《管理办法》在哪些方面做了调整？

　　李老师：新《管理办法》共31条，与原《管理办法》相比，主要做了以下调整：一是完善了会计档案的定义和范围；二是增加并明确了电子会计档案的管理要求，这是新办法中的重点；三是完善了会计档案的销毁程序，使之更加合理，便于执行；四是明确了会计档案出境的管理要求；五是调整了会计档案的定期保管期限，既简单明了又符合实际需要，并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。

　　文 吴建华