《会计档案管理办法》已修订 电子会计档案有新规（四）

　　李老师：为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全，对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式，新《管理办法》提出了如下要求：一是形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；二是使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；三是使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；四是采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；五是建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；六是形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；七是电子会计资料附有符合《电子签名法》规定的电子签名。

　　许亮：以上要求中，第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。

　　小左：这些条件确实很关键。我发现一些小的公司，用Excel表来记载经济业务和出具报表，这肯定不能算作正式电子会计档案。另外，会计部门在选择电算化软件时，也应该选择有资质、有名望、成熟可靠的软件公司的核算软件才行。

　　许亮：你说得有道理。另外，我们在审计时经常发现，许多被审计单位的库房里存放着几十年的会计档案。我曾经问过他们为什么不销毁，他们说，销毁会计档案程序太麻烦，多一事不如少一事，万一销毁错了，那责任可就大了。李老师，新《管理办法》增加了会计档案鉴定销毁的相关内容，主要是出于什么考虑？

　　李老师：会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节，其中鉴定销毁工作是档案销毁的前提和基础。原《管理办法》规定了会计档案销毁的具体程序，要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，但由于没有明确销毁前的鉴定工作和有关责任，这就在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人。在实际工作中，为避免可能发生的风险，对于远远超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案，单位负责人一般也不愿销毁，大量已失去保存价值的会计档案占据了储存空间，造成了资源浪费。因此，新《管理办法》增加了鉴定销毁环节，要求“单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满、确无保存价值的会计档案，可以销毁。

　　小左：有的会计人员说，我们之所以不愿意销毁会计档案，除了嫌麻烦以外，还因为要履行监销程序。这次新《管理办法》为什么要对原来的监销规定进行改进？

　　李老师：监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。原《管理办法》规定，“销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。”会计档案销毁属于单位的内部管理事务，国家机关销毁会计档案要由财政部门、审计部门派员监销，既增加了行政管理成本，也难以真正发挥监督作用。为此，新《管理办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定，同时进一步明确了单位内部组织监销的有关要求，即“单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

　　小左：我记得在考技术职称时，就有一道关于会计档案保管期限的题，我当时答错了。会计档案中包括会计凭证、会计账簿、固定资产卡片、财务报告、银行余额调节表、对账单等好多会计资料，原先的保管期限要分好几个阶段，搞得人头昏脑涨。这次新《管理办法》有改变吗？

　　李老师：近年来，国家档案局对机关和企业文件材料的定期保管期限进行了调整，分别将企业管理类档案和机关文书档案的定期保管期限统一为10年、30年。另外，会计档案在很多民事案件中都作为重要证据，民事案件的诉讼时效最长为20年，但大部分会计档案的最低保管期限都低于20年。为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，新《管理办法》将会计档案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　小左：现在企业重组、分立、合并的情况经常发生。对于这些单位分立、合并会计档案，在管理上有什么新的规定吗？

　　李老师：这要分具体情况来定。第一种，单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。第二种，单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。第三种，单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规定办理交接手续。第四种，单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。

　　小左：通过您的介绍，使我对新的《管理办法》有了深刻的理解，真是获益匪浅。

　　李老师：刚才咱们说《老炮儿》电影给人的启示，就是做任何事情都要守规矩。同样的道理，我认为各单位的会计，对于新的《会计档案管理办法》也要认真学习、坚决执行，做一个“守规矩”的财务人员。

　　文 吴建华