内控制度文字描述多，流程图和配套表单少
很多企业有这种现象：员工在某个岗位工作久了变得驾轻就熟，工作起来游刃有余，而一旦这个员工因有事调离或辞职，后面接替的人员则需要花很长时间来熟悉情况，重新摸索工作程序，影响了工作质量和效果。造成这种现象的原因是，企业制度中主要是文字性东西，缺乏清晰的岗位说明和工作流程图，执行的人往往凭自己的经验和别人“言传身教”来做事，岗位新手在开始工作时不知从何入手，通常需要很长一段时间来学习和熟悉。
因此，一套完整的企业制度应包括三部分：（1）文字描述精、准、细的制度；（2）工作流程图或流程的文字描述；（3）相关凭证、表单、文件的样式汇总。通过绘制清晰的工作流程图，可以让每个人都能一目了然地知道办事程序、涉及的部门、人员和规章制度，而且能够将工作形成的好经验固化下来。通过流程图也能比较容易发现内部控制中的不足之处和风险点，从而有助于企业内部控制的持续改进。
内控制度“救火式”的较多，系统性和完整性欠缺很多企业的内部控制制度都是在发展中逐步建立健全起来的。经常是发现管理中出现了某种问题，于是相应地出台一个制度来规范。这种“救火式”的制度往往只能防控已发生过的风险，而对未发生的风险则考虑不足。此外，这样的制度体系无论在内容上还是形式上，都缺乏系统性和完整性，没有科学合理的分类，甚至不同制度之间存在矛盾或重叠的现象。企业的不同部门常根据自身需要制定制度，造成内控制度政出多门，相互打架。
为此，企业应有一套规范的制度制定程序和形式规范，包括制度的编号、格式、分类、内容、审批程序、执行及其他应注意事项，进行统一的规范化管理，并以书面形式予以明确。
员工休假或出差时，缺乏明确的工作交接制度
任何一个岗位，总会出现员工因急事、生病或出差等原因而不能正常上班的情形。很多企业在制度设计时都没有考虑到员工暂时离岗时工作由谁接替的问题。实际操作中，在遇到员工临时休假或出差时，便临时指派一位相关人员来兼任。但事实上，这种“临时抱佛脚”的做法，稍有不当就可能会给企业带来风险。企业正常的工作安排中通常会将不相容职务由两个以上的人来担任，以便相互牵制，而临时指派某人兼任的做法，可能会导致不相容职务由同一人担任。因此，企业有必要明确规定一些重要岗位的临时离岗工作交接制度，防止员工临时休假或出差时留下内部控制“真空”的现象。
招聘时注重笔试和面试的考查，忽视背景调查
如果雇用了不诚实的人，那么即使是最良好的控制也无法防范舞弊。如果企业不仔细地筛选应聘者，因此雇用了不诚实的员工，则很有可能遭受损害。很多企业在招聘过程中非常强调应聘者的诚信，但注重于笔试或面试的考查，而忽略了对应聘者的背景调查。实际上，背景调查能有效地发现应聘者有无虚构个人信息、是否存在不诚信记录、在以前雇主处工作的情况，从而帮助企业甄别应聘者，防止将不合格人员招进来。背景调查本身并不需要复杂的技术，只需要向应聘者以前工作过的单位了解一些信息即可，实施成本比较低。
曾被称为北京市医疗系统头号女贪、案发前为北京肿瘤医院住院部主任的石巧玲，四年时间贪污挪用1000多万元。检察官办案时，发现她在不同表格上填写的出生日期有三个版本，而在填写工作简历时也玩起了花样：在石巧玲亲自填写的履历表中，她在前页写“售货员”，而在后页则写在“二商局工作”。严肃的履历表成了她随意填写的“草纸”。其实，对相关企业来讲，这些问题通过对应聘者简历的认真审核和相应背景调查是不难发现的。
文 胡锰彬
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