个人档案莫“沉睡”
- 来源:人力资源
- 关键字:个人档案,应届毕业生,职业
- 发布时间:2011-08-24 14:59
眼下大学应届毕业生即将走向社会，也正是调档、转档的高峰期，却也到了求职者“弃档”现象的多发时节。很多求职者只顾找工作，根本没有留意档案的去向，到需要的时候才手忙脚乱地去找，工作了若干年却依然是学生身份。有必要提醒职场人士：人事档案在个人职业生涯中发挥着凭证、依据和参考的重要作用，而且它的有效性是通过内容的不断补充和更新来保证的。个人档案切不可“沉睡”或“弃档”，否则日后将给自己带来不少麻烦。
个人档案多数在“沉睡”
所谓“沉睡”的档案就是遭“遗弃”，或长时间没有更新个人工作变化、职务任免、职称晋升、学历提升等资料的个人档案。
在上世纪，档案是非常神圣的。这个厚厚的牛皮纸袋，里面装着各式各样盖着公章的表格，记录着一个人的人生轨迹。每当这个袋子被打开，放进一些新的记录，都有可能改变一个人的命运。然而，随着人事制度改革的加快，社会就业方式和就业渠道的日益多元化，档案的重要性在日渐减弱。尤其是近年来刚刚步入社会的职场新人存在着一种较普遍的现象：对档案不了解，也不关心。
调查发现，当前“弃档”现象非常普遍，有80%以上的职场人士坦言，把档案转到人才市场后，就再没对工作经历等内容做及时更新。有的人毕业多年档案还存放在学校，还有的将档案放在家里，更有甚者早已不知将档案丢在何处。目前，仅北方人才市场一家存档机构，5万份个人存档中，90%以上都存在内容更新不及时的现象，其中有2万多份超过5年无更新，“沉睡”时间最长的已经超过10年，甚至有些80年代开始存放的档案至今无人问津。一些个人档案中，除了走出校门时的一张毕业证外，后取得的学历情况、各种鉴定材料等重要依据都没有更新记载。
“弃档族”或没有及时更新档案的人群通常有以下几类：一是高校应届毕业生。按有关规定，未就业的毕业后档案可在学校存放两年，两年后如果档案未被迁走，学校一般会将档案转回到学生原籍人才服务中心。二是出国留学或移民人员。三是到私营企业就业、自主灵活就业和创业的人员。这些行业对人事档案要求不高，有些人也就不重视自己的档案了。
抛弃档案麻烦多
随着社会经济的发展，档案的功能会相应淡化，“人档分离”是一种趋势。然而档案并不是没用了，在相当长的一段时间内，我国现行的档案制度还不会取消。人事档案对于普通人来说，不仅是自己的履历记录，更同个人生活密切相关，对职业发展和政治前途依然有着重要影响，是关乎个人的大事。
●职业经历空口无凭
某国有大型建筑集团决定聘用已毕业两年、有一定工作经验的纪先生。但是在调档时，集团人事部门发现，纪先生所说的专业技术职称和职业经历等情况都没有体现在人事档案中。原来他大学毕业后，把档案托管在当地人才市场就没再更新过。由于数次搬家，很多相关个人材料都已遗失，纪先生最终由于没有证明材料，应聘失败。
人事档案专家介绍，人才在求职时，通常会自我介绍一下自己的学历、专业技能、职业经历以及所担任的职务，但空口无凭，一些招聘单位需要调档查阅才能予以确认。各类人才应该对此给予关注，以便顺利完成工作变更。
●工作三年仍是学生
最近刚刚办理存档手续的小刘后悔不已。3年前，她与医院签订就业合同，并在合同里约定工资待遇等。由于医院未要求她办理档案相关手续，她从学校毕业后，就任由档案返回原籍。但从去年开始，该医院实行聘用制度，只有把档案存在人才交流中心，才能转正定级和参加社保。这时，小刘才想起档案这回事。
“费了很大力气从老家找回档案，可是工作人员告诉我，由于我参加工作时未能办理手续，我现在的身份还是学生，3年的工龄就这么没了。”小刘很遗憾地说，单位还有很多人和她一样，有的甚至档案丢失找不回来了。
●档案短缺退休金少一截
家住杭州的老吴原先在一家企业工作，在上世纪90年代时，像很多人一样下岗再就业。重新找了一份工作后，他开始参加社会保险。
今年4月，老吴办理退休手续时突然发现，根本想不起来自己的档案存在哪里了。这样一来，就没有了他参加工作起始年月的有力证明。也就是说，他的“工龄”无法计算了。而根据杭州市基本养老保险的相关规定，在1992年施行养老保险之前的工龄，是“视作缴费年限”的，老吴的退休金因此少了一大截。
●档案丢失结婚受阻
从江西来杭州工作的小周，当初在贵州工作时，因为一次跳槽，急于离开原单位的他，考虑到和原单位签订的劳动合同还未到期，如果要拿回人事档案就要赔偿原单位违约金，于是他什么也没带走就离开了。随后的几年里，他辗转来到了杭州，在一家外贸服装公司里一干就是好几年。但由于公司规模不大、劳动用工不是很规范，他一直没有把自己的人事档案转来杭州，户口也还在老家。“没有档案也没事，我工作不照样好好的吗？”小周一直是这么认为的。
然而，不久前，小周打算和相恋多年的女友结婚。直到这时，小周才发现出麻烦了。结婚需要户口，想落户杭州就需要调人事档案过来，但经过这么多年，小周发现自己的档案早已“不翼而飞”。如今，小周为当年的草率追悔不已。
放弃“历史”将影响“未来”
为何这么多档案无人问津？在调查中发现，对档案认识程度不够、图方便自己揣着、不清楚档案还需要更新等原因，导致了“弃档族”的产生。
●原因一： 认为档案没啥用
“在用人的时候，我更看重的是个人能力”，某大型房产开发公司的负责人张先生认为，档案记录只代表过去，不能说明现在，一个人在实践过程中的表现才是用人标准。
“为了解决户口问题，我把档案放在人才交流中心”。讲起弃档经过，毕业几年的小王也表示，“现在的社会谁还会看你的档案？考察档案不如考察现实的人，只要有能力，没人会管你档案记录是优还是劣。对我们这一代人来说，最重要的就是给公司干活，老板给你相应的报酬，档案好像并不能起到什么作用。”
●原因二： 图方便自己保存
从沈阳来郑州工作的小苏，今年在省内某高校报考了专升本。学校要求她提供大专毕业成绩单，小苏从家里找出档案袋，取出成绩单复印后交给老师。“我的档案从大学毕业后就一直放在自己手里，什么时候需要，就什么时候拿出来，挺方便”小苏如是说。但像这样私自保存档案，档案的完整性、真实性就得不到保障，同“丢弃”档案没什么两样，甚至有可能还会使档案变成“死档”。
●原因三： 不清楚档案还需要更新
“我已经好多年没再登过人才市场的门了。难道个人还能零散存档吗？从没听说过”。现在是一家小公司负责人的马先生说，他大学毕业后选择了自主创业，10年来一直把档案存在一家人才服务中心。在此期间，虽然取得了研究生学历和英语六级证书，但从未想过这些证明材料还能加进档案里。
专家介绍，根据《流动人员人事档案管理条例》规定，将人事关系及档案交给各级政府人事行政部门人才流动管理机构保存的人员，才能享受应有的待遇，比如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升等等。
同时，人事档案的有效性是依靠内容的不断补充和更新来保证的。很多职场人士仅仅在工作之初将档案存放在人才中心，便再也不管，如果对档案“不闻不问”，不及时进行工作经历等方面的更新，在日后遇到考研、报考公务员、出国、工龄计算、职称评定、办理养老保险和工作调转等事项时，则会“麻烦”频出或失去大好机会。因此，职场人士一定要善待档案，不断增加新的材料“延续历史”，真正使人事档案不“断档”，动态反映个人的工作表现、工作业绩等情况。
及时更新不留空白
人事档案是记述和反映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩等的历史记录材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，个人档案的作用虽然较以前有所淡化，但并不是没有用了。目前，档案的作用大多体现在能享受到相关的人事、劳动、社会保障服务等方面。如计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险，以及出国、升学等，特别是在国有企业、事业单位，对人事档案更是相当看重。
那么如何杜绝弃档现象，保证个人档案做到及时更新，不留空白呢？首先要加强宣传，提高对档案的认识。组织、人事部门应通过多种渠道、多种形式积极宣传《档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》及其相关法律法规，做好咨询服务工作，增强整个社会的档案意识，让人们清楚地认识到人事档案的作用，人事档案材料形成质量、人事档案在其求学、应聘、缴纳社会保险、评定职称等社会活动中的重要性等。
同时要加强档案管理，提高工作效率。人才中心应当与档案托管人员或其用人单位签订人事档案材料收集移交协议，以契约的形式明确双方的权、责、利，形成人事档案材料收集移交的制度化、规范化。信息化管理已是社会发展的大趋势，人事档案管理也应顺应潮流，推进人事档案管理的信息化——建立电子档案，实现网络化服务。对用人单位或流动人员个人，可以通过网络查询档案管理的情况，并可以根据工作和生活的变动随时向档案中心提请提交，进行补充。
另外，据调查发现，一些个人档案的“主人”从未或很少对自己档案中的工作经历等内容进行及时更新，其中的主要原因就是存档人员不知道档案能“升级”，不了解哪些材料应该进行及时归档。一些单位的人力资源部门不清楚人事档案托管要求，也未向单位员工告知档案的重要性，没有及时搜集所需的各种材料。
长期“沉睡”的个人档案如何更新？哪些材料应该及时归入档案？按照有关文件精神，一般情况下，工作以后形成的履历表、职工登记表及各类人员登记表；鉴定、考核、考察材料；学历和评聘专业技术职务材料，包括学历、学位、毕业生登记表、培训学习成绩和评聘专业技术职务、考核、审批材料；个人科研学术水平，表彰奖励等材料，以及招录、聘用、公开选拔和竞争上岗、转正定级、任免、调动、退（离）休、军转安置、辞职、辞退等工作中形成的材料；党、团组织建设工作中形成的材料，出国（境）材料以及毕业生报到证、派遣证等材料，都应及时归入人事档案中。
其内容中，尤以工作表现、业绩考核、职业道德、继续进修、奖惩记录等方面的情况，最能反映档案持有人的个人经历，并对其职业发展规划产生深远影响。职场人士应对此给予关注，及时到人才市场完成个人档案的“升级”。
文/朱海涛
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个人档案多数在“沉睡”
所谓“沉睡”的档案就是遭“遗弃”，或长时间没有更新个人工作变化、职务任免、职称晋升、学历提升等资料的个人档案。
在上世纪，档案是非常神圣的。这个厚厚的牛皮纸袋，里面装着各式各样盖着公章的表格，记录着一个人的人生轨迹。每当这个袋子被打开，放进一些新的记录，都有可能改变一个人的命运。然而，随着人事制度改革的加快，社会就业方式和就业渠道的日益多元化，档案的重要性在日渐减弱。尤其是近年来刚刚步入社会的职场新人存在着一种较普遍的现象：对档案不了解，也不关心。
调查发现，当前“弃档”现象非常普遍，有80%以上的职场人士坦言，把档案转到人才市场后，就再没对工作经历等内容做及时更新。有的人毕业多年档案还存放在学校，还有的将档案放在家里，更有甚者早已不知将档案丢在何处。目前，仅北方人才市场一家存档机构，5万份个人存档中，90%以上都存在内容更新不及时的现象，其中有2万多份超过5年无更新，“沉睡”时间最长的已经超过10年，甚至有些80年代开始存放的档案至今无人问津。一些个人档案中，除了走出校门时的一张毕业证外，后取得的学历情况、各种鉴定材料等重要依据都没有更新记载。
“弃档族”或没有及时更新档案的人群通常有以下几类：一是高校应届毕业生。按有关规定，未就业的毕业后档案可在学校存放两年，两年后如果档案未被迁走，学校一般会将档案转回到学生原籍人才服务中心。二是出国留学或移民人员。三是到私营企业就业、自主灵活就业和创业的人员。这些行业对人事档案要求不高，有些人也就不重视自己的档案了。
抛弃档案麻烦多
随着社会经济的发展，档案的功能会相应淡化，“人档分离”是一种趋势。然而档案并不是没用了，在相当长的一段时间内，我国现行的档案制度还不会取消。人事档案对于普通人来说，不仅是自己的履历记录，更同个人生活密切相关，对职业发展和政治前途依然有着重要影响，是关乎个人的大事。
●职业经历空口无凭
某国有大型建筑集团决定聘用已毕业两年、有一定工作经验的纪先生。但是在调档时，集团人事部门发现，纪先生所说的专业技术职称和职业经历等情况都没有体现在人事档案中。原来他大学毕业后，把档案托管在当地人才市场就没再更新过。由于数次搬家，很多相关个人材料都已遗失，纪先生最终由于没有证明材料，应聘失败。
人事档案专家介绍，人才在求职时，通常会自我介绍一下自己的学历、专业技能、职业经历以及所担任的职务，但空口无凭，一些招聘单位需要调档查阅才能予以确认。各类人才应该对此给予关注，以便顺利完成工作变更。
●工作三年仍是学生
最近刚刚办理存档手续的小刘后悔不已。3年前，她与医院签订就业合同，并在合同里约定工资待遇等。由于医院未要求她办理档案相关手续，她从学校毕业后，就任由档案返回原籍。但从去年开始，该医院实行聘用制度，只有把档案存在人才交流中心，才能转正定级和参加社保。这时，小刘才想起档案这回事。
“费了很大力气从老家找回档案，可是工作人员告诉我，由于我参加工作时未能办理手续，我现在的身份还是学生，3年的工龄就这么没了。”小刘很遗憾地说，单位还有很多人和她一样，有的甚至档案丢失找不回来了。
●档案短缺退休金少一截
家住杭州的老吴原先在一家企业工作，在上世纪90年代时，像很多人一样下岗再就业。重新找了一份工作后，他开始参加社会保险。
今年4月，老吴办理退休手续时突然发现，根本想不起来自己的档案存在哪里了。这样一来，就没有了他参加工作起始年月的有力证明。也就是说，他的“工龄”无法计算了。而根据杭州市基本养老保险的相关规定，在1992年施行养老保险之前的工龄，是“视作缴费年限”的，老吴的退休金因此少了一大截。
●档案丢失结婚受阻
从江西来杭州工作的小周，当初在贵州工作时，因为一次跳槽，急于离开原单位的他，考虑到和原单位签订的劳动合同还未到期，如果要拿回人事档案就要赔偿原单位违约金，于是他什么也没带走就离开了。随后的几年里，他辗转来到了杭州，在一家外贸服装公司里一干就是好几年。但由于公司规模不大、劳动用工不是很规范，他一直没有把自己的人事档案转来杭州，户口也还在老家。“没有档案也没事，我工作不照样好好的吗？”小周一直是这么认为的。
然而，不久前，小周打算和相恋多年的女友结婚。直到这时，小周才发现出麻烦了。结婚需要户口，想落户杭州就需要调人事档案过来，但经过这么多年，小周发现自己的档案早已“不翼而飞”。如今，小周为当年的草率追悔不已。
放弃“历史”将影响“未来”
为何这么多档案无人问津？在调查中发现，对档案认识程度不够、图方便自己揣着、不清楚档案还需要更新等原因，导致了“弃档族”的产生。
●原因一： 认为档案没啥用
“在用人的时候，我更看重的是个人能力”，某大型房产开发公司的负责人张先生认为，档案记录只代表过去，不能说明现在，一个人在实践过程中的表现才是用人标准。
“为了解决户口问题，我把档案放在人才交流中心”。讲起弃档经过，毕业几年的小王也表示，“现在的社会谁还会看你的档案？考察档案不如考察现实的人，只要有能力，没人会管你档案记录是优还是劣。对我们这一代人来说，最重要的就是给公司干活，老板给你相应的报酬，档案好像并不能起到什么作用。”
●原因二： 图方便自己保存
从沈阳来郑州工作的小苏，今年在省内某高校报考了专升本。学校要求她提供大专毕业成绩单，小苏从家里找出档案袋，取出成绩单复印后交给老师。“我的档案从大学毕业后就一直放在自己手里，什么时候需要，就什么时候拿出来，挺方便”小苏如是说。但像这样私自保存档案，档案的完整性、真实性就得不到保障，同“丢弃”档案没什么两样，甚至有可能还会使档案变成“死档”。
●原因三： 不清楚档案还需要更新
“我已经好多年没再登过人才市场的门了。难道个人还能零散存档吗？从没听说过”。现在是一家小公司负责人的马先生说，他大学毕业后选择了自主创业，10年来一直把档案存在一家人才服务中心。在此期间，虽然取得了研究生学历和英语六级证书，但从未想过这些证明材料还能加进档案里。
专家介绍，根据《流动人员人事档案管理条例》规定，将人事关系及档案交给各级政府人事行政部门人才流动管理机构保存的人员，才能享受应有的待遇，比如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升等等。
同时，人事档案的有效性是依靠内容的不断补充和更新来保证的。很多职场人士仅仅在工作之初将档案存放在人才中心，便再也不管，如果对档案“不闻不问”，不及时进行工作经历等方面的更新，在日后遇到考研、报考公务员、出国、工龄计算、职称评定、办理养老保险和工作调转等事项时，则会“麻烦”频出或失去大好机会。因此，职场人士一定要善待档案，不断增加新的材料“延续历史”，真正使人事档案不“断档”，动态反映个人的工作表现、工作业绩等情况。
及时更新不留空白
人事档案是记述和反映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩等的历史记录材料，发挥着凭证、依据和参考的作用，个人档案的作用虽然较以前有所淡化，但并不是没有用了。目前，档案的作用大多体现在能享受到相关的人事、劳动、社会保障服务等方面。如计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险，以及出国、升学等，特别是在国有企业、事业单位，对人事档案更是相当看重。
那么如何杜绝弃档现象，保证个人档案做到及时更新，不留空白呢？首先要加强宣传，提高对档案的认识。组织、人事部门应通过多种渠道、多种形式积极宣传《档案法》、《流动人员人事档案管理暂行规定》及其相关法律法规，做好咨询服务工作，增强整个社会的档案意识，让人们清楚地认识到人事档案的作用，人事档案材料形成质量、人事档案在其求学、应聘、缴纳社会保险、评定职称等社会活动中的重要性等。
同时要加强档案管理，提高工作效率。人才中心应当与档案托管人员或其用人单位签订人事档案材料收集移交协议，以契约的形式明确双方的权、责、利，形成人事档案材料收集移交的制度化、规范化。信息化管理已是社会发展的大趋势，人事档案管理也应顺应潮流，推进人事档案管理的信息化——建立电子档案，实现网络化服务。对用人单位或流动人员个人，可以通过网络查询档案管理的情况，并可以根据工作和生活的变动随时向档案中心提请提交，进行补充。
另外，据调查发现，一些个人档案的“主人”从未或很少对自己档案中的工作经历等内容进行及时更新，其中的主要原因就是存档人员不知道档案能“升级”，不了解哪些材料应该进行及时归档。一些单位的人力资源部门不清楚人事档案托管要求，也未向单位员工告知档案的重要性，没有及时搜集所需的各种材料。
长期“沉睡”的个人档案如何更新？哪些材料应该及时归入档案？按照有关文件精神，一般情况下，工作以后形成的履历表、职工登记表及各类人员登记表；鉴定、考核、考察材料；学历和评聘专业技术职务材料，包括学历、学位、毕业生登记表、培训学习成绩和评聘专业技术职务、考核、审批材料；个人科研学术水平，表彰奖励等材料，以及招录、聘用、公开选拔和竞争上岗、转正定级、任免、调动、退（离）休、军转安置、辞职、辞退等工作中形成的材料；党、团组织建设工作中形成的材料，出国（境）材料以及毕业生报到证、派遣证等材料，都应及时归入人事档案中。
其内容中，尤以工作表现、业绩考核、职业道德、继续进修、奖惩记录等方面的情况，最能反映档案持有人的个人经历，并对其职业发展规划产生深远影响。职场人士应对此给予关注，及时到人才市场完成个人档案的“升级”。
文/朱海涛
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