有效沟通无处不在
- 来源:人力资源
- 关键字:沟通,决策,工作效率
- 发布时间:2011-08-24 15:03
沟通是人与人之间思想和信息的交换，是将信息互相传递，并实现某种目的的过程。沟通更是一种技能，是一个人对自身知识水平、表达能力、行为能力的发挥。著名的组织管理学家巴纳德认为，沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段。
有效沟通作用大
沟通在企业管理中有着举足轻重的作用，良好的沟通有如下几项突出效果：
●提高决策质量
任何决策都会涉及到“干什么、怎么干”等问题。每当遇到这些问题时，管理者就要从组织内部的沟通中，获取大量的信息用于决策。下属人员也可以主动与上级管理者沟通，提出自己的建议，供领导者参考。企业内部的沟通，为各个部门和人员进行决策提供了信息，增强了判断能力。
●提高工作效率
由于信息接收人的差异，同样的信息会产生不同的效果，这是因为信息的过滤、保留、忽略或是扭曲是由接收人主观因素所决定的，是他所处的环境、位置、年龄、教育程度等相互作用的结果。正是基于对信息感知的差异，有效沟通更突显其重要性。管理者与员工之间，通过有效沟通，可有效减少由于人的主观因素造成的时间、金钱上的损失。准确的信息沟通无疑会提高我们的工作效率，使我们舍弃一些不必要的工作，以最简洁、最直接的方式取得最理想的工作效果。
●化解管理矛盾
企业的决策需要有效的沟通过程才能实施，沟通的过程就是对决策的理解传达的过程。决策的表达必须准确、清晰、简洁，这是进行有效沟通的前提。在一个企业中，有众多的部门，向上可至高级管理层，向下可至执行层，决策、信息会在企业内部横向或是纵向传递。基于这种情况，在信息的流动过程中必然会产生各种矛盾和阻碍因素。只有通过部门之间、职员之间的有效沟通，才能化解管理上的矛盾，使工作顺利进行。
●激励员工斗志
沟通有利于领导者激励下属，建立良好的人际关系和组织氛围，提高员工的士气。除了技术性和协调性的信息外，企业员工还需要鼓励性的信息。它可以使领导者了解员工的需要，在决策时考虑员工的要求。
同时，企业内部良好的人际关系更离不开沟通。思想上和感情上的沟通可以增进彼此的了解，消除误解、隔阂和猜忌，所谓“大家心往一处想，劲往一处使”就是有效沟通的结果。
沟通障碍有哪些
尽管沟通在企业管理中有着极其重要的作用，但在实际操作过程中，沟通却存在着很多障碍。结合经验，概括如下：
●组织的沟通障碍
合理的组织结构有利于信息的沟通，但信息传递者在组织中的地位、信息传递链、团体规模等结构因素，有时也会对沟通产生很多负面影响。许多研究表明，职位的高低对沟通的方向和效果有很大影响。例如，人们一般愿意与职位较高的人沟通。职位越悬殊，信息就更趋向于从高处流向低处。同时，信息传递层次越多，它到达目的地的时间也越长，信息失真率也越大，沟通效果也越差。另外，组织结构庞大，中间层太多，信息从决策层传递到执行层不仅容易产生信息的失真，而且还会浪费大量时间，影响信息的及时性和工作效率。
●个人的沟通障碍
个人因素对沟通的影响也不可小觑，个人的沟通障碍大致有以下几种情形：
1.个性差异引起的沟通障碍。在组织内部的信息沟通中，个人的性格、气质、态度、情绪、兴趣等差
异，都可能成为信息沟通的障碍。
2.知识、经验水平差异引起的沟通障碍。在信息沟通中，如果双方经验水平和知识水平差距过大，就会产生沟通障碍。
3.记忆力差异引起的沟通障碍。在管理过程中，信息往往是按照组织系统逐层传递的。然而，在按层次传递同一条信息时往往会受到个体素质的影响，从而降低信息沟通的效率。
4.对信息的态度、观点差异引起的沟通障碍。在管理活动中，不少员工和管理者忽视信息的现象还很普遍，加之不同的成员对信息有不同的看法，所选择的侧重点也不相同，这些都会造成信息沟通的障碍。
5.语言表达、交流和理解所引起的沟通障碍。同样的词汇对于不同的人而言，含义是不一样的。在一个组织中，员工常常有不同的背景，具有不同的说话方式和风格，对同样的事物有着不一样的理解，这些都会造成了沟通的障碍。
6.不信任所引起的沟通障碍。有效的信息沟通要以相互信任为前提。管理者在进行信息沟通时，应该不带成见地听取意见，鼓励下级充分阐明自己的见解，这样才能做到思想和感情上的真正沟通，才能接收到全面可靠的信息，才能做出明智的判断与决策。
有效沟通的关键点
在实践中，沟通被不断地用于企业管理，足以表明其重要性。因此进行有效的沟通为当下很多企业高管所推崇。要进行有效沟通，管理者应当从以下几个方面着手：
●及时反馈
沟通的最大障碍在于员工误解或者对管理者的意图理解得不准确。为了避免这种情况的发生，管理者应该多鼓励员工对管理者的意图作出反馈。
●用词简洁
在同一个组织中，不同的员工往往有不同的年龄、学历和职业经历，这就可能使他们对相同的描述产生不同理解。另外，由于专业分工不断细化，不同的员工都有不同的“行话”和“术语”。而管理者往往注意不到这种差别，从而形成了沟通的障碍。因此，管理者应该选择员工易于理解的词汇，尽量避免使用专业术语，使信息更加清晰明确。
●积极倾听
沟通是双向行为。要使沟通更加有效，双方都应当积极投入交流。当员工发表自己的见解时，管理者也应当认真地倾听。同时，管理者要把自己置于员工的角色上，以便于正确理解他们的意图。再者，倾听的时候应当客观地听取员工的意见而不应中途插话或立即做出判断。
●善用肢体语言
在倾听他人的发言时，还应注意通过非语言信号来表示你对对方的关注。比如，赞许性的点头，恰当的面部表情，积极的目光配合，同时避免一些影响对方发言的小动作，如不停地看手表、翻阅文件、拿着笔乱画乱写等。
在沟通时，要时刻注意与员工交谈的细节，必须懂得非语言信息，而且尽可能了解它的意义，磨练非语言沟通的技巧，注意“察言观色”，充分利用它来提高沟通效率。
●保持理性
在接受信息时，接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。情绪能使我们无法进行客观理性的思维活动，而代之以情绪化的判断。管理者在与员工进行沟通时，应该尽量保持理性和克制，如果情绪失控，则应当暂停进一步沟通，直至恢复平静。
●减少沟通层级
在许多企业中，组织架构比较复杂，信息的传递需要通过许多中间环节，才能到达终点，这往往会导致信息的丢失、变质。因此，管理者在与员工进行沟通时，应当尽量减少沟通层级。越是高层的管理者越要经常与员工直接沟通。企业应加强组织建设，积极改善组织结构，根据组织的规模、业务性质、工作需要等选择恰当的沟通渠道，制定相关的工作流程和信息传递程序，以保证信息渠道的畅通，为各级管理者决策提供准确可靠的信息。
●注重双向沟通
很多企业沟通只是单向的，即只是领导者向下传达命令，下属只是象征性的反馈意见，这样的沟通不仅无助于决策层的监督和管理，也会挫伤员工的积极性及归属感。所以，必须变单向沟通为双向沟通。双向沟通将更有利于促进团队的紧密合作，激励员工参与管理的热情，给员工提供更多的话语权。
文/陈君
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有效沟通作用大
沟通在企业管理中有着举足轻重的作用，良好的沟通有如下几项突出效果：
●提高决策质量
任何决策都会涉及到“干什么、怎么干”等问题。每当遇到这些问题时，管理者就要从组织内部的沟通中，获取大量的信息用于决策。下属人员也可以主动与上级管理者沟通，提出自己的建议，供领导者参考。企业内部的沟通，为各个部门和人员进行决策提供了信息，增强了判断能力。
●提高工作效率
由于信息接收人的差异，同样的信息会产生不同的效果，这是因为信息的过滤、保留、忽略或是扭曲是由接收人主观因素所决定的，是他所处的环境、位置、年龄、教育程度等相互作用的结果。正是基于对信息感知的差异，有效沟通更突显其重要性。管理者与员工之间，通过有效沟通，可有效减少由于人的主观因素造成的时间、金钱上的损失。准确的信息沟通无疑会提高我们的工作效率，使我们舍弃一些不必要的工作，以最简洁、最直接的方式取得最理想的工作效果。
●化解管理矛盾
企业的决策需要有效的沟通过程才能实施，沟通的过程就是对决策的理解传达的过程。决策的表达必须准确、清晰、简洁，这是进行有效沟通的前提。在一个企业中，有众多的部门，向上可至高级管理层，向下可至执行层，决策、信息会在企业内部横向或是纵向传递。基于这种情况，在信息的流动过程中必然会产生各种矛盾和阻碍因素。只有通过部门之间、职员之间的有效沟通，才能化解管理上的矛盾，使工作顺利进行。
●激励员工斗志
沟通有利于领导者激励下属，建立良好的人际关系和组织氛围，提高员工的士气。除了技术性和协调性的信息外，企业员工还需要鼓励性的信息。它可以使领导者了解员工的需要，在决策时考虑员工的要求。
同时，企业内部良好的人际关系更离不开沟通。思想上和感情上的沟通可以增进彼此的了解，消除误解、隔阂和猜忌，所谓“大家心往一处想，劲往一处使”就是有效沟通的结果。
沟通障碍有哪些
尽管沟通在企业管理中有着极其重要的作用，但在实际操作过程中，沟通却存在着很多障碍。结合经验，概括如下：
●组织的沟通障碍
合理的组织结构有利于信息的沟通，但信息传递者在组织中的地位、信息传递链、团体规模等结构因素，有时也会对沟通产生很多负面影响。许多研究表明，职位的高低对沟通的方向和效果有很大影响。例如，人们一般愿意与职位较高的人沟通。职位越悬殊，信息就更趋向于从高处流向低处。同时，信息传递层次越多，它到达目的地的时间也越长，信息失真率也越大，沟通效果也越差。另外，组织结构庞大，中间层太多，信息从决策层传递到执行层不仅容易产生信息的失真，而且还会浪费大量时间，影响信息的及时性和工作效率。
●个人的沟通障碍
个人因素对沟通的影响也不可小觑，个人的沟通障碍大致有以下几种情形：
1.个性差异引起的沟通障碍。在组织内部的信息沟通中，个人的性格、气质、态度、情绪、兴趣等差
异，都可能成为信息沟通的障碍。
2.知识、经验水平差异引起的沟通障碍。在信息沟通中，如果双方经验水平和知识水平差距过大，就会产生沟通障碍。
3.记忆力差异引起的沟通障碍。在管理过程中，信息往往是按照组织系统逐层传递的。然而，在按层次传递同一条信息时往往会受到个体素质的影响，从而降低信息沟通的效率。
4.对信息的态度、观点差异引起的沟通障碍。在管理活动中，不少员工和管理者忽视信息的现象还很普遍，加之不同的成员对信息有不同的看法，所选择的侧重点也不相同，这些都会造成信息沟通的障碍。
5.语言表达、交流和理解所引起的沟通障碍。同样的词汇对于不同的人而言，含义是不一样的。在一个组织中，员工常常有不同的背景，具有不同的说话方式和风格，对同样的事物有着不一样的理解，这些都会造成了沟通的障碍。
6.不信任所引起的沟通障碍。有效的信息沟通要以相互信任为前提。管理者在进行信息沟通时，应该不带成见地听取意见，鼓励下级充分阐明自己的见解，这样才能做到思想和感情上的真正沟通，才能接收到全面可靠的信息，才能做出明智的判断与决策。
有效沟通的关键点
在实践中，沟通被不断地用于企业管理，足以表明其重要性。因此进行有效的沟通为当下很多企业高管所推崇。要进行有效沟通，管理者应当从以下几个方面着手：
●及时反馈
沟通的最大障碍在于员工误解或者对管理者的意图理解得不准确。为了避免这种情况的发生，管理者应该多鼓励员工对管理者的意图作出反馈。
●用词简洁
在同一个组织中，不同的员工往往有不同的年龄、学历和职业经历，这就可能使他们对相同的描述产生不同理解。另外，由于专业分工不断细化，不同的员工都有不同的“行话”和“术语”。而管理者往往注意不到这种差别，从而形成了沟通的障碍。因此，管理者应该选择员工易于理解的词汇，尽量避免使用专业术语，使信息更加清晰明确。
●积极倾听
沟通是双向行为。要使沟通更加有效，双方都应当积极投入交流。当员工发表自己的见解时，管理者也应当认真地倾听。同时，管理者要把自己置于员工的角色上，以便于正确理解他们的意图。再者，倾听的时候应当客观地听取员工的意见而不应中途插话或立即做出判断。
●善用肢体语言
在倾听他人的发言时，还应注意通过非语言信号来表示你对对方的关注。比如，赞许性的点头，恰当的面部表情，积极的目光配合，同时避免一些影响对方发言的小动作，如不停地看手表、翻阅文件、拿着笔乱画乱写等。
在沟通时，要时刻注意与员工交谈的细节，必须懂得非语言信息，而且尽可能了解它的意义，磨练非语言沟通的技巧，注意“察言观色”，充分利用它来提高沟通效率。
●保持理性
在接受信息时，接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。情绪能使我们无法进行客观理性的思维活动，而代之以情绪化的判断。管理者在与员工进行沟通时，应该尽量保持理性和克制，如果情绪失控，则应当暂停进一步沟通，直至恢复平静。
●减少沟通层级
在许多企业中，组织架构比较复杂，信息的传递需要通过许多中间环节，才能到达终点，这往往会导致信息的丢失、变质。因此，管理者在与员工进行沟通时，应当尽量减少沟通层级。越是高层的管理者越要经常与员工直接沟通。企业应加强组织建设，积极改善组织结构，根据组织的规模、业务性质、工作需要等选择恰当的沟通渠道，制定相关的工作流程和信息传递程序，以保证信息渠道的畅通，为各级管理者决策提供准确可靠的信息。
●注重双向沟通
很多企业沟通只是单向的，即只是领导者向下传达命令，下属只是象征性的反馈意见，这样的沟通不仅无助于决策层的监督和管理，也会挫伤员工的积极性及归属感。所以，必须变单向沟通为双向沟通。双向沟通将更有利于促进团队的紧密合作，激励员工参与管理的热情，给员工提供更多的话语权。
文/陈君
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