试析我国企事业单位会计电算化档案管理之方略

　　【摘要】会计是以货币为主要计量单位，应用数学方法，围绕企业、事业单位投入产出所进行的一系列核算与监督活动，而会计档案则是反映经济业务的会计核算资料，本文基于企事业单位视角论述了普及会计电算化档案管理所面临着的问题，并制定了解决方略，以期为我国的经济建设与发展贡献力量。

　　【关键词】企事业单位 会计电算化 档案管理 问题 方略

　　会计是以货币为主要计量单位，应用数学方法，围绕以创造价值为主要目标的企事业单位（以下简称单位）内部所开展的重要管理活动，而会计电算化档案则是反映和储存会计资料的一种载体，即将所有与会计有关的信息通过档案的形式反映出来。当前，会计电算化档案以其高效、自动、方便、准确、及时等优点正日益受到广大企业单位的关注，然而，由于这种档案形式的会计电算化在我国起步较晚，在普及的过程中产生了许多问题。基于此，本文就会计电算档案在企事业单位普及和应用中存在的问题进行了探讨，并针对问题的症结制定了解决方案，以期为提升我国企事业单位的会计管理效能和提升会计工作质量而献计献策[1]。

　　一、企事业单位在会计电算化档案管理方面存在的问题

　　开展会计电算化档案管理是一项系统工程，其中包含了多个项目的开发与应用，以及一定的成本投入。如硬件平台的建设、财务软件的选择与开发、会计电算化相关人员的素质配置与分工、运行规程以及相关机制的建设与完善，等等。普及会计电算化档案管理过程中的障碍一部分来自这些项目，同时也受到了人力因素的影响，综合来说，其主要体现在了以下三个方面。

　　（一）管理理念问题

　　我国的企事业单位大都经过了数年乃至数十年的发展历程，经过企业决策者的艰苦奋斗，才开创了今天的局面。这些优秀的企业家有着丰富的市场经验，以及独特的战略眼光，然而老一辈企业家在当代都不同程度的表现出与时代脱轨的迹象，他们的管理理念是会计电算化档案管理普及的主要障碍。

　　（二）形式化问题

　　受会计电算化档案管理的成功个案影响，有些企事业单位不结合实际情况，不进行现状剖析，盲目的投入资本实施会计电算化档案管理，而在引进项目之后却受多种因素影响无法发挥其最大功效，最终使得会计电算化档案管理流于形式。此外，财务软件被当作打字机、储存器的现象也较为普遍，会计电算化档案管理软件无法为单位提供财务信息方面的数据支撑，造成企事业单位领导班子错误的认为其不能为单位发展服务，最终使会计信息化档案管理逐渐的荒废，会计管理工作又回到了原始的起点[2]。

　　（三）财务软件问题

　　当前大多数单位应用的会计电算化管理软件通用性能差，集成化程度低，财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户，对行业特征和单位的核算特点考虑不够，导致不少施行会计电算化档案管理的会计人员仍要做大部分辅助工作。此外，各核算管理模块缺乏衔接，总账固定资产、工资等模块问数据不能顺利地相互传递，以实现自动转账，相关查询等功能，不能做到“无缝连接”，因此也就无法充分发挥计算机在数据处理和储存上的先进性。

　　二、强化会计电算化档案管理效能的有效对策

　　（一）加强对会计电算化档案管理的认识

　　作为企事业单位的领导班子要让单位适应瞬息万变的市场经济形势，就必须借助会计电算化档案管理，以便为及时与准确提供相关信息作出相应的决策。而开展会计电算化档案管理工作不仅要对会计人员进行宣传，更重要的是对各级主管部门及单位领导宣传，使他们正确认识会计电算化档案管理是一项系统工程，各单位负责人应亲自组织领导会计电算化工作，统一规划，开展会计电算化档案管理工作，促进其快速发展。

　　（二）解决形式化问题

　　各单位在应用会计电算化档案管理的过程中要结合单位的实际状况，对单位当前的规模、经济条件以及发展前景做出正确的分析，避免盲目跟风，重视会计电算化档案建设的实际效益。基于这样一个前提开展电算化档案建设工作，是单位发展战略中的重要决策。要在手工会计归档与电算化档案管理之间择取适合当前单位发展状况的管理模式，正视会计工作对单位发展所起到的促进作用，避免会计电算化档案管理形式化，使其能够更好的为单位发展服务[3]。

　　（三）解决会计人员素质问题

　　会计电算化档案管理普及必须要有专业的人员保障，因此，在培养会计电算化人才时，应注重培养“会计——计算机——档案——管理”的复合型人才，以期提高会计从业人员的综合素质水平。在对工作人员进行需求调查的基础上合理的安排会计电算化档案管理培训的内容，普及会计电算化档案管理基础知识水平和整个理论结构体系，既要使管理人员熟练掌握会计电算化的相关理论知识及实际操作，又要随时更新其知识储备，以期跟上时代的发展和要求。其中尤其是作为会计电算化档案管理实施不可缺少的重要部分——计算机的操作及财务软件的使用技术以及保养和维护是培训内容的重中之重。

　　（四）加强基础设施建设，强化会计电算化档案管理效能

　　传统的会计电算化数据档案管理模式具有具有耗时、耗力的缺点，因此，在落实网上预立卷归档工作的前提下开展档案管理，需要首先将有价值的纸质档案信息转化为数字信息，采用档案管理软件实现档案归档，并在此基础上加强软、硬件建设。首先，在硬件建设方面，企事业单位应全面更新现有设施，建立一个以计算机为载体的档案管理平台；其次，在软件建设方面，企事业单位应建立内部局域网计算机组，利用局域网中的文件管理、应用软件共享、打印机共享等功能，实现档案管理工作的“机械化”。此外，在管理软件方面，目前我国应用最为广泛的档案管理软件有易度和金锐，而企事业单位会计部门也可以利用Excel、Foxtable等系统自主制作档案管理软件[4]。

　　三、结语

　　综上所述，笔者认为在我国企事业单位普及会计电算化档案管理要着重依靠人才，对人才的培养尤其重要；其次，单位要健全管理制度，为开展会计电算化档案管理营造一个良好的环境；最后，单位内部都应该增强对会计软件的使用意识，加大会计电算化的普及力度。只有这样，才能切实提升企事业单位的会计工作效能和质量，并让良好的会计工作推动企业的健康发展。

　　参考文献

　　[1]刘其中，田婧.我国企事业会计电算化档案管理之方略[J].产业与科技论坛，2011（3）：231-232.

　　[2]陈新.对事业单位电算化会计档案管理的思考[J].行政事业资产与财务：下，2014（1）：174-175.

　　[3]吴琴.如何加强会计电算化条件下的档案管理工作[J].祖国：建设版，2013（8）：336-337.

　　[4]郭燕云.浅论会计电算化信息档案的管理和使用[J].商，2013（24）：130-130.

　　作者简介：符娜（1982-），女，广东省广州人，广东工业大学本科，广东省财经职业技术学校教师，助理讲师，研究方向：会计。

　　文/符娜