一个人做事情之前要理清思路，当你的思路非常清晰时，做事情的效率会非常高，否则就会手忙脚乱，眉毛胡子一把抓，最后搅得一塌糊涂。
按照前面的思路：先是把单据整理好，大致分为5类，包括销售业务单据、采购业务单据、费用单据、银行单据和其他单据。然后开始在EXCEL模板录制分录。每录入一笔，就在对应的原始单据上用铅笔标上对应的记账凭证号。
首先是销售业务单据，主要是增值税专用发票和普增值税通发票。
业务1：销售业务单据之增值税专用发票
原始单据：增值税专用发票一张，后附产品销售出库单一张。
一般企业的销售流程是：首先对客户的信用情况了解鉴定，然后签订销售合同——客户下达订单——销售部门根据订单编制销售通知单——发货部门根据销售通知单编制销售发货单——发货时会有运货单——产品出库时有产品销售出库单——发货部门编制销售发票通知单通知开发票——开票人员根据以上单据一一审核——审核无误后向客户开具销售发票，最后编制记账凭证。
一个企业的运转基本上依托于单据的流转，单据是企业内控的载体。通常情况下小企业内控不太健全，也没有那么多的部门、人员。但一般情况下，至少应有以下单据：销售合同、销售订单、销售出库单、销售发票。到达会计手里的一般至少应有销售订单、销售出库单、销售发票，俗称“三单匹配”。销售订单证明了客户确实下了订单，销售部门领导签字了，说明此销售是真实的；仓库部门根据销售订单发货，说明仓库部门把货从公司发出去是有依据的，不是随便把货发出去的；销售出库单证明了公司的货确实已经运出去了；销售实现了，得开具销售发票，一般为增值税专用发票。会计审核这些单据无误后，则可以记账。
但是有的小企业很多时候，可能只有销售发票和销售出库单，甚至有的会计记账凭证后只附有一张发票，这可以看出企业内控有很大的漏洞，企业有可能根本没有销售，而开票人员开具了销售发票。或者，企业的销售部门没有销售，而仓库人员私自把货发了。
现用的增值税专用发票一般有三联：
第一联：记账联，是公司销售货物的记账凭证，即是开票方作为销货的原始凭证，在票面上的“税额”指的是“销项税额”，“金额”指的是销售货物的“不含税金额收入”。
第二联：抵扣联，是给购货方扣税凭证，即是购货方可以进行抵扣的进项发票，在票面上的“税额”指的是“进项税额”，“金额”指的是购入货物的“不含税金额价格”。
第三联：发票联，是购货方的记账凭证，即是购货方作为购进货物的原始凭证，在票面上的“税额”指的是“进项税额”，“金额”指的是购入货物的“不含税金额价格”。
三联发票具有复写功能，一次开具，三联的内容一致。
发票开具后，要加盖发票专用章。盖在发票右下角备注处或盖章处。
增值税专用发票一定要盖发票专用章，发票专用章式样。形状为椭圆形，长轴为40mm、短轴为30mm、边宽1mm，印色为红色。
发票专用章中央刊纳税人识别号；外刊纳税人名称，自左而右环行，如名称字数过多，可使用规范化简称；下刊“发票专用章”字样。使用多枚发票专用章的纳税人，应在每枚发票专用章正下方刊顺序编码，如“（1）、（2）……”字样。
发票专用章所刊汉字，应当使用简化字，字体为仿宋体；“发票专用章”字样字高4.6mm、字宽3mm；纳税人名称字高4.2mm、字宽根据名称字数确定；纳税人识别号数字为Arial体，数字字高为3.7mm，字宽1.3mm。
发票专用章自2011年2月1日起启用。旧式发票专用章可以使用至2011年12月31日。
文 陈艳红
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