加强高等院校档案信息化管理

　　随着信息化时代的到来，传统的档案管理已经无法适应社会的发展和人们的需求，各种不同领域的档案管理工作也在向信息化管理方面转变，而高等院校作为培养专业人才的重要途径之一，其档案管理工作实现信息化管理更是势在必行。基于此，该文以《关于加强高等院校档案信息化管理的研究》为题，从高等院校档案管理概述，高等院校档案信息化管理的重要性以及加强高等院校档案信息化管理的几点研究方面进行了分析与探讨。

　　传统的档案管理已经不能在满足高等院校发展的要求，因而高等院校必须传统的档案管理格局，向档案信息化管理方面转变。高等院校实现档案信息化管理，不仅能提高高等院校的管理水平，还能充分满足高等院校的发展要求。因此，作为新形势下的高等院校，应充分意识到加强高等院校档案信息化管理的重要性，并充分结合自身档案管理特点和档案管理现状，以便采取更有效的措施，做好档案信息化管理工作。

　　1.高等院校档案管理概述

　　近年来，随着高等院校不断的扩大招生规模，各种档案信息资料也在不断增加，传统的档案管理已经无法在适应高等院校的发展需求。高等院校的档案信息资料主要有党务、财会、行政、教学、设备、科研、教师、学生和上级管理部门下达文件等信息资料，档案管理通常由相关实物、文件资料、文献、记录信息构成，具有众多功能，例如统一管理、集中存贮、随时查询、原始记录等。高等院校的档案管理还具有以下特点：信息量、涉及领域广、类别多、档案进出频繁等。高等院校的档案主要储存于档案室内，传统的档案均由实物组成，而在查询档案信息时，难免就需要频繁进出档案室，不仅耗时且还容易导致档案丢失、损坏。因而实现档案信息化管理，将档案资料输入计算机中，需要查询档案信息的人员利用计算机就能直接查阅自身所需的档案信息，这样不仅去除了地形限制、节省了时间，也避免了实物档案丢失、损坏，同时还有助于进一步提高高等院校的整体管理水平。高等院校必须重视档案信息化管理工作，并加强档案信息化管理研究，以便促进高等院校步入一个良好、快速的发展阶段[1]。

　　2.高等院校档案信息化管理的重要性

　　满足了学校信息资源共享的要求。高等院校实现档案信息化管理后，档案信息的价值得以充分体现，即有助于提高学校信息资源的利用效率，还充分满足了学校信息资源共享的要求。且服务对象也由单一查阅扩展成群体共享。档案信息化管理的核心是知识管理，主要作用就是为学生和其他有需要用户提供丰富的学习功能与知识共享机制，以此确保能够随时满足使用者需要，这样不仅有助于提升使用者的创造能力，还能进一步体现出学校的综合实力，能为学校的发展提供良好的保障[2]。

　　将高等院校的档案信息集成化。传统的高等院校档案信息主要存储于建立的档案室内，作为档案管理的重要基地，这样使得档案管理工作十分被动，无法适应学校快速发展的档案管理业务流程，而实现档案信息化管理，该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第514期2013年第31期-----转载须注名来源能够积极地促进档案管理业务流程的合理重组，使档案信息集成化，从而形成多种存在相互联系的管理职能，以此彻底改变传统档案管理工作格局、面貌。实现档案信息化管理，有助于提高档案信息查全率，还能进一步提高档案管理的标准化与规范化水平。

　　3.加强高等院校档案信息化管理的几点研究

　　转变传统档案管理工作思想。高等院校实现档案信息化管理是体现教育现代化的重要环节，进一步突出了教育的新特点与新性质。在传统的档案管理工作思想中，我们通常只将档案信息当作一种文化资源，其主要作用也仅仅体现在信息凭证价值方面，但是在信息时代的今天，传统的档案管理工作思想显然已无法满足高等院校的发展需求，因而高等院校的档案管理工作思想必须进行转变，以便充分体现出档案信息的综合价值，将档案信息工作思想放在如何科学简化文书立卷形式，深化档案信息检索规范[3]。

　　对档案工作人员提出更高要求。在传统的档案管理工作认识上，有不少人对档案管理的工作认识仅是具备一定的操作性、对理论知识水平与业务技能水平要求较低，因此，导致一部分档案管理人员在没有受到正规教育和专业培训的情况下就进行了上岗操作，从而致使档案管理工作中存在不少问题。但是在实现档案信息化管理的今天，档案管理人员将面临更多的信息化知识与技术，如果档案管理人员对这些信息化知识与技术没有一点了解，那么档案管理工作将面临无法正常、有效开展的困境。因此，就要求档案管理人员必须具备一定的档案管理基础知识，对信息化知识与技术有足够的了解，并熟练掌握档案管理工作方法，从而为档案管理工作的顺利进行奠定坚实的基础。

　　加强对档案形成中信息化的重视。高等院校必须加强对档案形成中信息化的重视，并充分利用学校所具备的能量，发挥其主观能动性，以此进一步促进档案信息化管理的实现。实现档案信息化管理即为实现文档一体信息化管理，这点与传统的档案管理有着本质的区别。但是应注意一点，文档一体化并不表示文件与档案是一致的，通常我们将其清晰分为两个阶段与两种概念。文件通常会经过收集、整理、分类、存储、统计等阶段才能转换为档案，且这些阶段均由人工操作完成，并具有较强的专业性质，因此，要求必须具备较好业务技能水平与知识理论水平的档案工作人员进行。而档案信息化管理的文件，形成的最初阶段是在高等院校各职能部门的工作管理中，主要有个职能部门的相关工作人员操作完成，不在具有传统那种需要较强专业的内容，但是却强调了一点，那就是必须更加重视档案形成过程中的信息化，进一步加强了档案形成过程中的工作要求[4]。

　　总之，本文对关于加强高等院校档案信息化管理的研究进行了分析与探讨，具有十分重要的意义。高等院校档案信息化管理的实现，不仅有助于提高高校自身的整体管理水平，满足自身发展需求，还进一步体现出了教育现代化，助推我国高等院校和教育事业的可持续发展。

　　张琪（作者单位：内蒙古民族大学人事处）