标准化在档案信息化建设中的地位

　　档案工作中的标准化是有关单位和个人应遵守的共同准则和依据。在数字化条件下，档案信息化建设中所涉及的标准化问题将更加严格苛刻，更需要统一全面的档案信息化技术和规范。

　　一、档案信息化建设面临的标准化问题

　　统筹指导缺失，导致系统标准的制定滞后。我国档案计算机管理技术的应用早在上世纪80年代初已起步，并迅速普及到众多的机关和企事业单位；90年代以后，电子文件大量出现，电子档案管理日益成为广泛需要。然而，我国档案计算机管理和信息化建设的相关标准的制定工作直至90年代末才刚起步，严重滞后于实践发展；虽然定标工作已经起步，但进展缓慢，已制定出台的相关标准寥寥无几，内容缺乏系统性、配套性。从现状看，国家规模的档案信息化建设已异常重要，却尚未被提到战略高度引起足够的关注。

　　各自为政，系统、数据不兼容。近年来，由于各自为政，独立开发，使各机构的档案管理基础软件标准不一，造成档案信息资源的分散孤立，难以共享；同时采集数据的内容、质量标准各异，良莠不齐，形成基础数据结构的鸿沟，造成信息资源整合上先天困难。这种现状之下，必然造成极大的人力、物力浪费，并拖慢档案信息化建设的步伐。一方面由于各地区、各单位自行其是，互不沟通，技术研发低水平重复现象严重，影响了档案信息化建设整体水平的提高；另一方面由于盲目研发，各地区、各单位出现了大量非兼容的系统和数据库，档案信息化运行中的文件格式、数据内容、库结构的规定各不相同，形成了“信息孤岛”现象，严重影响到档案信息的共享，制约了档案信息资源的价值。三是增加了工作量，降低了效益，不仅因大量低水平技术重复研发使总成本拉高，更由于日后随着相关标准的实施，新系统研发、原数据库转换等，必然要进行二次投入。

　　档案信息化建设具有明显的自发性，随意性。如何开展档案信息化工作基本由各单位自主决策，各地区、各单位的档案信息化建设各自为政，大部分单位的档案信息化系统是自行建成的，这就导致了极大弊端：一方面，工作的随意性、任意性，致使信息化建设“十里不同天”，发展程度极不平衡，信息共享问题无人负责，严重影响总体效应的体现；另一方面，档案信息化建设缺少有效的协调和指导，各地区、各单位只能在盲目摸索，人为提高了成本，低水平重复现象严重。

　　现有档案管理标准与信息技术契合度低，导致高新科技利用水平低。我国现行档案管理标准体系基本是针对有形档案资源来制定的，缺乏专门针对信息化条件下的管理标准，从而严重制约了高新技术设备在档案工作中的利用水平。

　　二、解决档案信息化建设中标准化问题的对策

　　档案信息化建设必须贯彻标准化先行的原则。档案信息化建设的投入不应仅仅囿于个别和局部，解决具体的微观问题，档案行政管理部门必须面向档案信息化建设的全局，坚持标准先行的原则，把工作重点从解决具体、局部操作问题转向标准的制定、实施上来，有力提升对档案信息化建设标准化和规范化的指导力度。随着整个社会信息化水平的提高和档案信息化建设的推进，实现档案信息资源整合已是大势所趋。各级档案部门都应通力合作，协力构建全国统一的网络档案信息资源整合平台，向社会公众提供优质高效的档案信息服务。而在网络环境下，要实现网络档案信息资源的整合，构建统一的网络档案信息资源交换与共享平台，使之能联结各个应用系统，从而为网络档案信息资源的共享创造基础条件，就必须做到所有入网的档案信息都执行统一的数据标准，形成统一的逻辑数据库。因此只有提供关于信息资源系统整合的一系列完整的标准，并在资源的开发，产品化和组织管理的过程中加以遵循，才能实现信息资源的理想整合。所以应围绕标准化来推进信息资源的整合，坚持档案信息化建设的标准化先行原则。

　　从技术角度看，制定更加符合信息技术设备应用的标准体系，必须由档案专业部门配合掌握现代化高端技术的大型集团进行操作。解决档案数字化中的标准化，一方面，档案行政管理部门掌握着档案管理的专业技术，是档案管理方面的技术权威，能够最大限度的把握标准制定中的档案科学要素；该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第514期2013年第31期-----转载须注名来源另一方面，国家档案行政管理部门负有对档案工作监督指导的责任，是我国档案事业发展的统筹部门，在政策制定、组织贯彻等领域经验丰富。因此档案信息化建设相关标准体系的制定必须有国家档案行政管理部门主导。对于高新技术革新的利用，甚至对于高新技术发展的预判，必须仰仗控制现代高端技术的大型集团，比如数字技术方面知名研究院等科研机构，世界上数字管理研究方面出类拔萃的大型企业等。只有他们才是信息技术发展方向和现实应用的领头羊。有了他们的参与，档案信息化建设技术标准的制定才能把握高新技术发展的脉博，跟上时代的潮流，不至于落后科技发展的步伐。针对现有标准在适应信息技术方面尚显宽泛和灵活性过大的问题，应从理论和应用两方面进行调整。从理论上调整，使档案工作标准化中的各项规范，进一步严格，缜密和格式化。档案从以卷为单位改为以件为单位就是非常大的改进，简化了整理，深化了检索，为自动化处理设备在档案管理方面的应用铺设了坦途。从应用上做文章，专门制定信息技术应用过程中急需解决的标准和规范。例如档案管理软件开发方面，可以出台一定的规范文件，对数据标准和信息类型作出详细的规定，一方面确保信息共享的可行性，另一方面可以提高不同组织、单位所开发出的软件的应用水平。

　　加强贯彻实施标准工作。贯彻实施标准是标准化建设十分重要的环节。事实上，我国于1999年以来相继出台的有关档案信息化方面的标准如CAD文件与档案管理、电子文件归档管理、纸质档案数字化技术规范等国家或行业标准，就其内容而言，对解决机关和企事业单位档案信息化工作的实际需要具有很强的针对性、适应性和操作性，如果能得到广泛切实贯彻，将会显著提高档案信息化建设的标准化、科学化水平。但调查显示，在已应用计算机技术管理档案的单位中，贯彻标准的只在少数，采标率仅为15%，多达82%的单位对已颁布实施的国家和行业标准并不了解。

　　由此，标准宣传贯彻与制定标准同等重要，应当引起高度重视。一是要将宣贯标准纳入档案人员培训体系，提升档案人员的档案标准化意识以及有关档案信息化建设方面的标准化知识水平和实际应用能力；二是加强标准的实际推广应用，档案行政管理部门应积极开展贯标试点工作，树立和扶持典型，摸索解决贯彻标准的技术操作问题，通过典型示范加快标准推广并提高标准的应用水平。

　　王丽魁（作者单位：中冶北方工程技术有限公司）