加强企业科技档案管理

　　随着企业现代化发展，特别是网络技术的普及，当前传统的科技档案管理模式已经难以满足现代化、信息化企业的发展要求。所有这些都对科技档案事业的发展提出了更高的要求，需要迫切实现科技档案的现代化管理。做好现代化科技档案管理，要解决好以下几个关键问题。

　　一、转变观念，解决好思想认识问题。

　　科技档案是生产、科研、基建等活动的原始记录，它是第一手材料。是企业全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。科技档案是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。企业管理者认识到科技档案是一种非常重要的资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产。加强科技档案的开发和运用，有利于提高企业核心竞争力，有利于企业以最小的资源消耗去换取较大的经济效益；有利于企业开发新产品、新工艺、提高产品在市场上的竞争力。同时，强化科技档案的开发和运用，也是一种潜在的经济效益。为此，要解放思想，更新观念，进一步统一企业管理者及广大职工群众的思想认识，把科技档案管理工作列入企业管理的议事日程，并入财力、物力和人力，使其发挥出应有的作用，推动企业管理，推动企业的快速发展。

　　二、加强科技档案的管理。

　　企业要设置专门的科技档案室，配备专职档案工作人员建立健全档案工作规章制度，要将科技档案管理作为一项重要内容抓好。在科技档案人员队伍建设上，要大力引进档案、计算机应用等相关专业管理人才。

　　企业科技档案管理部门要负责对各职能部门的监督、检查和指导，避免科技档案由部门或个人分散保存，要确保科技档案的完整、准确和齐全。要实行总经理负责、档案部门和技术部门齐抓共管的机制。

　　要做好科技档案规范化、标准化、科学化管理，大力加强科技档案信息化建设，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使科技档案管理模式由传统的档案管理模式，逐步转变为现代化的管理。

　　三、严格执行档案管理规程，做好科技档案收集、整理、保管工作。

　　“国务院科学技术档案工作条例”明确了科技档案人员的职责、职权和工作规程，为科技档案管理提供了法定的依据。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。及时收集、整理科技档案是档案人员的重要工作，所以，企业领导应支持科技档案人员依法履行职责，企业各职能部门应积极支持和配合科技档案部门工作。科技档案管理人员要本着对事业认真负责的精神，根据各单位工作情况，把握时机，不断调整，既保证科技档案的正常使用，又能及时、完整、准确的把需要归档的科技档案集中到档案部门，实现科技档案的集中统一管理。

　　四、做好科技电子文档资料的收集、整理和保管。

　　目前，计算机技术越发展、应用越普及，许多产品研发、工程技术、基建工程资料的设计、制作都是通过计算机进行的，产生的电子文档就越来越多。目前电子文件归档的类型有磁盘、光盘等，该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第514期2013年第31期-----转载须注名来源对于它的完整性、真实性、版本等从外观上看不出来，它的信息内容“出错”的概率和机会远高于纸质档案，如果保存的电子档案有误，将来在工作中可能要造成失误。因此，在产品、工程设计资料交接时，除了要注重纸质文件资料的交接，还要注重电子文档的交接，而且档案部门要有专门的设备、专门的人员负责收集电子文件。

　　五、搞好科技档案信息化及网络综合应用系统。

　　企业要建立科技档案数字化、网络化信息管理中心，一要正确选用企业科技档案管理软件，其体系结构、系统功能、适用网络结构、后台数据库、与办公自动化系统数据接口、以及科技档案管理模块等要符合档案信息化建设的要求。二要做好科技档案案卷级、文件级目录数据库的录入、查询和维护工作，通过查找目录、原文传输及扫描等方式，实现科技档案案卷、文件目录检索和全文查询，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步建成科技档案数字化、网络化信息管理平台。

　　六、加强学习培训，提高管理人员的素质，调动档案管理人员工作积极性。

　　知识经济，信息时代为科技档案管理工作提供了发展的空间，同时也带来了严峻的挑战。随着现代化科学技术的发展，特别是电脑、数据库等技术以及办公自动化设备等应用于科技档案工作，科技档案管理工作的方法和手段也发生了深刻的变革，正在从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。首先企业领导者要做好科技档案管理工作的宣传和教育工作，使档案人员明白科技档案工作的重要性，对工作有积极的认识。其次科技档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使科技档案工作者清楚的认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度的发挥个人潜力，使科技档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

　　另外，科技档案管理队伍素质的高低，决定着科技档案事业的成效。因此，提高科技档案工作者素质，是加速科技档案进步，推动科技档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实科技档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对科技档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。企业应有计划、有重点的加强科技档案管理工作人员的学习与掌握现代科学技术知识，特别是计算机应用能力培训，使科技档案人员熟练掌握计算机基本知识、网络知识和操作技术。不断提高科技档案人员知识水平和业务素质，是科技档案工作现代化的前提，也是实施以人为本，科教兴档的关键，是推动企业科技档案现代化管理的动力和源泉。

　　总之，科技档案管理是一门很深的学问。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业要确立科技档案是企业独有的信息和知识观念，企业必须加强自身基础，大力开发利用科技档案信息资源，提高整体管理水平，以便更好为企业的生产和发展服务。

　　李铁军（作者单位：中冶北方工程技术有限公司）