借用信息化建设创新档案工作

　　创新是知识经济时代社会发展的主流趋势，创新是社会各项事业兴旺发达的不竭动力及源泉。以计算机为代表的高科技将人类带入了一个崭新的时代---信息时代，档案工作要与时代同步发展，必须开拓创新，而加快档案信息化建设是信息时代档案管理现代化的需要，也是创新档案工作的重要内容。

　　一．树立档案信息观是创新的前提

　　信息时代的到来，知识和信息越来越成为比资产更重要的资源，档案部门作为社会信息业的组成部分，正面临着机遇和挑战，树立“档案是信息资源的观念”非常重要。现代档案工作人员如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，这是衡量信息观念与否的一个具体标准，同时要求我们要牢固地树立“信息就是财富”的观念，积极主动地去挖掘、搜集、利用有利于档案工作开展的各种信息，敏锐地感受社会信息的变化，从而更好地开展档案工作。随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源，早在1984年，邓小平同志就提出“开发信息资源，服务四化建设”。档案信息化建设可以将档案信息资源合理配置、科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足社会各方面对档案信息的需要。档案作为一种信息资源，可以为科学研究、文化建设、加强管理服务，也可以为宣传报道、业务咨询提供信息保障，树立“档案是信息资源的观念”，认识档案是信息资源的重要性，为开创档案工作的新局面创造良好的条件。

　　二．加强档案信息专门人才的培养是创新的关键

　　档案信息化，必然使档案工作者改变传统的思想观念，按照档案工作现代化的要求，自觉学习和更新知识，运用现代技术和信息技术于档案管理工作的实践，不断创新档案管理工作。因此，要有针对性地培养一批既能熟练应用计算机技术、信息技术、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足档案信息化建设的需要。要努力学习信息知识，提高信息能力；掌握各种档案工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识；培养信息获取和开发利用的能力、信息选择能力、信息预测能力、信息加工、开发、传输、存储、调阅和吸收等能力；能对信息进行综合分析，整理排序，归类处理，充实档案数据库。随着信息技术、现代科学技术和数字化技术的快速发展，作为现代档案信息服务主角的档案工作者，不再是以往的档案管理员，必须具有创新意识和科研能力，创造新知识信息，努力培养自身具有更深层次、更高的综合素质。因此，现代档案人员应由一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为“档案信息资源的管理者和传播者”，成为档案信息建设的行家里手。尽快建立以管理型人才为基础，复合性人才为重点的高科技人才为骨干的档案干部队伍体系，满足档案信息化建设的需要。

　　三．不断丰富档案信息资源是创新的基础

　　档案信息化建设是国家信息化工作的一部分，而档案信息数字化又是档案信息化建设的核心内容，档案信息数字化对加快信息化建设具有重要意义。档案信息资源数字化是数字档案馆建设的基本条件和前提，无数字化档案资源库，数字档案馆就没有发挥其职能的物质基础；该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第514期2013年第31期-----转载须注名来源没有档案资源数字化， 档案智能化服务、档案信息网上传递就无从谈起，档案对外开放与国际接轨进行信息交流，实现信息资源共享也很难达到预期的效果。档案信息化中的“信息”实质上是指“档案信息资源”，它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础，那就要求我们积极主动地去挖掘、搜集各种有价值的信息，敏锐地感受社会信息的变化；运用一定的技术手段创造适宜的社会条件，将其视为一种社会资源加以开发和利用。那么，档案信息资源作为档案信息在活动中的基本资源，在量的积累上要达到一定高度，经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领域，不断丰富和完善档案资源建设，使档案信息不断“数字化”，是档案工作追求的价值目标，也是创新的基础。

　　四．更新管理手段改善服务方式是创新的目的

　　由于计算机技术和网络技术的普遍运用，出现了大量的电子文件与数字档案，这些新型档案管理无法运用传统的模式和管理手段来实施。因此，必须创新管理手段，建设现代化的档案管理与服务系统。

　　通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，通过计算机录入大量的档案信息并编制各种专题目录，真正实现档案资料方便快速检索，实现手工检索向计算机检索的全面过渡，从而大大提高了档案检索的效率；全面启动档案馆馆藏档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库建设；建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统，实现档案信息资源社会共享，最大限度地发挥档案馆的社会服务功能。

　　五．加快档案信息化建设是创新的重要内容

　　加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆，就要加强库房建设、馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等。加强档案管理现代化软硬件基础设施和档案信息应用系统建设。尤其是推进计算机管理档案，提高计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

　　加强档案资源的数字化建设。档案资源数字化是档案信息资源建设的一个重要方面，也是档案信息化建设迫切性所在。目前，大量电子文件的产生推动了档案信息化建设，档案现代化管理，其重点应放在对电子文件的收集归档与管理上，既要努力收集到归档单位以前产生的、属于归档范围的电子文件，又要切实实现与办公自动化的有效接轨，及时接收各归档单位新产生的电子文件，为归档单位和利用者提供服务；档案馆要根据档案管理的要求，加强对收集归档的电子文件进行有效管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有价值的电子文件真实、完整、有效。最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化。

　　加强档案信息网络建设。通过软件系统对所有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个方面能够实行计算机的有效管理、控制，实现档案工作自动化。该系统是以档案馆为中心，覆盖归档单位的应用系统。

　　扎实推进档案数据库建设。数据库是网络的信息资源，数字档案馆必须加强数据库建设。首先加强文件目录数据库建设，然后开展对重要档案的数字化建设，建设高质量、高水平的全文信息数据库，最后将所有馆藏档案全部数字化。总之，档案工作部门要抓住信息化建设的大好机遇，与时俱进，全面开发档案信息资源，积极探索信息时代档案工作的新思路，以开创新时期档案工作新局面。　　

　　李铁军（作者单位：中冶北方工程技术有限公司）