实现档案信息管理化及其重大意义

　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）07-0019-01

　　档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。档案工作深深植根于人类社会生活，与人类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面。档案是一种历史活动的原始记录，它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，需要我们从各方面予以重视，从基础设施、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等各方面予以加强。档案管理的信息化、网络化，可以给机关、组织和个人带来显而易现的效果和收益。？档案信息化管理可以加快我们与国际接轨的步伐，因此，实现档案信息化管理的意义重大。本文仅就如何实现档案信息化管理及其重大意义谈些粗浅的看法，以与大家共同探讨。

　　一、如何实现档案信息化管理

　　随着计算机信息技术作用的日益深广，各种高效扫描设备及各种数字技术的应用，使办公自动化水平大大提高，多媒体技术也广泛应用于档案管理之中。从而使得传统的档案管理模式受到极大的挑战，传统的档案工作观念和方法已经不能完全适应新时代档案工作的需要。以网络技术为核心的现代信息技术的应用已成为档案事业应对迅猛发展的现代社会的必然选择。实现档案信息化管理就成为档案管理工作的必由之路。如何实现档案信息化管理？

　　首先，要利用计算机档案管理系统实现文档一体化管理。通过计算机管理系统档案管理软件，实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引等等。

　　其次，要建立规范的管理机制。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度，制定适应信息化建设的档案管理制度。要确保档案信息化建设的整体效益和质量。保证利用档案信息的查全、查准，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时要增强档案安全意识，对于信息化条件下涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。

　　最后，要建设复合型的管理队伍提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

　　二、档案管理信息化的重大意义

　　档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的具有保存价值的文件与材料。因此，每年都要产生很多档案资料。内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息，这些信息真实的记录了立档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后，能够更好的收集和管理信息资源。其重大意义主要表现在以下几方面：

　　1.工作效率提高。一般的单位形成的档案总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率；同时既已形成的档案利用起来也是相当麻烦，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借。而档案的信息化建设成功之后，档案信息可以在内部网上共享，有控制地进行利用，方便二次利用、提高利用率。管理人员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。

　　2.变保管为服务。档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。档案管理信息化以后，包括文书档案、科技档案等，可以在网络上方便浏览（有相关的权限控制），为领导和有关部门提供优质服务，这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是内部信息的信息中心。

　　3.档案管理不再费时费力。？档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。？档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。？无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行共享。？依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏，计算机的管理可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。各种报表可以自动打印。数据录入后，不论是文书管理还是档案管可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表，可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。？档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理。自动统计档案信息，极大的提高管理人员的效率。

　　4.检索查询更为方便。传统的检索方式，档案管理人员需从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询。提供多种查询手段，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。形成完整的档案信息网络，可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。工作人员可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。

　　5.档案的查借阅工作更加可控。传统的档案查借阅多为手工为主容易出错，档案管理实现信自化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

　　党和国家十分重视信息资源开发利用工作，我们必须切实从各方面加大力度。档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作。在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用，随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，档案信息化管理是实现历史与未来有机链接的战略之举，是档案工作向现代化迈进的必由之路。

　　訾英

关注读览天下微信， 100万篇深度好文， 等你来看……