浅析高校OA环境下电子文件档案的管理

　　〔摘要〕电子校务的快速推广建设使高校办公自动化越来越普及，而OA系统环境下，大量公文在归档时成为与传统档案截然不同的电子文件。如何加强高校电子文件档案管理，在信息更透明化和立体化的当今社会更好地利用电子档案是当前档案工作面临的新挑战。

　　〔关键词〕高校 OA系统 电子档案

　　近年来，随着网络信息化技术在高校管理中的广泛应用及电子校务的逐步推广，各高校纷纷建立了OA系统，越来越多的行政管理等记录产生于电子工作环境，以磁介质和光介质为载体记录和反映学校活动、发展状况的电子文件日益增加，因此，作为一种新的载体，电子档案逐渐成为档案管理的重要内容，如何管理电子档案也成为当前高校档案工作面临的新挑战。

　　1 电子档案的优点与缺点

　　1.1 优点。①完整性：在OA系统中一般能够比较完整的保留文件接收、处理、办结等工作的完整流程，依托程序的设定，没有完整流程的文件无法被顺利归档。②便捷性：OA系统中处理的文件能有效的实现档案资源的共享管理。通过信息技术的作用，可以实现按不同的要求筛选、分类、统计等，给归档工作提供很大的便利。③经济性：电子档案能大大节约档案的管理成本。电子档案管理使传统纸质载体变为电子文档，节省了库房的使用面积，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，极大地降低了档案的管理成本。

　　1.2 缺点。①原始性很难辨别。电子档案在传输、转存或者是修改过程中并不会留下痕迹，所以，电子档案的管理人员无法准确分辨出档案是“原件”还是经过修改的“复制品”。②损害几率较高。因为电子档案存储方式的多元化，在不同方式的数据转化和交换中，容易收到系统的影响导致信息丢失或者破坏，且有些存储介质更新换代的速度快，兼容性容易出问题，也存在信息丢失的可能性，直接缩短了电子档案的使用寿命。③安全性不容忽视。由于电子档案的载体可转换，且相对纸质档案信息更开放，容易导致电子档案在保存与再次使用过程中会出现被修改、替换和或者删除的风险。而且，电子档案还容易遭受到外部的电脑病毒或是蓄意损坏档案的“黑客”的影响，严重者会出现整个信息的系统瘫痪现象。

　　2 电子档案的归档方式

　　目前很多国内高校都建设了OA系统和档案管理系统，但是由于各地区信息化程度不同以及校园信息化建设规划程度不一，各高校OA系统与档案管理系统使用水平参差不齐，主要有以下几种情况存在：一是OA系统与档案管理系统统一建设，是目前电子档案管理的最优方案。二是OA系统与档案管理系统分开建设，这两个系统分别由不同的部门管理（一般为学校办公室和档案馆）。三是OA系统未建设或因故已停用，档案管理系统独自运行。

　　浙江大学的OA系统自2007年正式启用以来，逐步实现了全校范围内的发文、收文、校内报告等公文流转，实现无纸化的高效办公，大大提高了学校的整体办公效率。但同时，我校的OA系统与档案管理系统分头建设，分别属于不同的部门管理，在系统建设时因为各种原因，无法实现同步归档。目前我校的电子文件的归档依靠两个系统间的中间整理库接口服务，定期将OA系统中的电子文件档案提交到档案管理系统中，并将记录每份文件形成的背景信息的电子文件也同步归档，保证电子文件的完整性。归档后，OA系统的多个用户可以同时查询、使用该电子文件，便于实现电子文件的资源共享。

　　3 对现有电子档案归档方式的改进建议

　　针对我校目前归档方式，且在短期内要重新改造OA系统或档案管理系统可能性不大的情况下，建议可以采取先逻辑归档，后定期物理归档的方法改进。

　　逻辑归档是指在网络上进行的，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。这一过程的实现依靠OA系统与档案管理系统的接口服务，将电子文件的物理地址传入档案管理系统中，档案管理系统通过此地址打开电子文件。在逻辑归档过程中，电子文件在归档前后的物理存储位置没有发生任何变化，电子文件的实体也没有向档案部门移交，发生移交的只是文件的管理权限，即文件的管理权限由文件形成者转变为档案管理人员。但是这样的情况下，不可避免的存在因为OA系统工作人员失误造成的重复录入、办理中止等垃圾文件的信息，会给系统增加负担，长期运行后容易侵占系统空间。

　　通过逻辑归档，档案部门得到的将是最权威、最原始的文件版本，电子文件在处理过程中添加的新的信息，也能通过后续的物理归档和数据的记录得到记录。由此，OA系统电子文件的全文、流转处理信息和记录信息这三部分数据都能达到电子文件归档的要求。

　　有了逻辑归档的基础，只需要定期对电子文件进行物理归档，也就是把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，由档案管理部门处理即可。国家《电子文件归档与管理规范》指出，“凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档”。

　　当然，从档案保存的长久性、安全性及操作便捷性来看，最根本的方法就是将现有的OA系统或者档案管理系统进行一次性的改造，充分考虑文件的形成、流转、归档、利用等的流程，在一个系统中就完全实现功能。这个电子文件档案管理的最完善系统，需要各个部门、单位的配合，是当前一项任重道远的工程。

　　参考文献

　　1 电子文件管理指南[J].国际档案理事会电子文件委员会，1997

　　2 电子文件归档与管理规范[J].GB/T18894，2002

　　3 戴喜梅.对加强电子文件归档和电子档案管理工作的思考[J].河南教育（高校版），2007（2）：36

　　4 冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案，2003（12）：40~42

　　5 何欢欢.政府信息公开与档案开放——兼论档案开放制度改革[J].档案管理，2009（4）：33~39

　　朱冰

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