食堂为何养了一只“油老鼠”?

  • 来源:财会信报
  • 关键字:食堂,充值,财务,查账
  • 发布时间:2015-07-15 12:18

  案例

  杭州萧山区一家外资制衣公司的食堂,从2006年开始一直亏损,主管查来查去,两年时间,却一直找不出原因。直到2008年11月,食堂里一名员工辞职后,才开始盈利。公司这才发现,原来食堂养了只“油老鼠”。

  这名辞职的员工姓占,他有个老乡王某在这家公司食堂做小主管,2006年,王某介绍他进了公司食堂做司机兼饭卡充值员,每个月工资1500元。王某叫占某在员工打饭卡时动手脚“揩油”。占某开始时很犹豫,但是想到父亲因赌博欠了上百万元的债,还是答应了。

  食堂电脑里,饭卡充值有一个“因错退款”项目,专门为食堂员工结算多收钱时,到饭卡充值处纠错用。当员工拿现金来充值时,占某故意把电脑上餐饮消费系统软件中的“存款”栏目改成“因错退款”项,用这个“因错退款”项打给员工饭卡的钱是公司的。之后,占某再把这些“因错退款”充值的记录删除,将收进来的现金收归己用。而他每天都要上交的工作报表中只有“存款”和“取款”的项目,没有“因错退款”项,所以公司财务发现不了。

  公司规模大,有2000多名员工,每天来充值的员工很多,占某就这样几乎每天都“捞”三四百元钱。两年下来,占某“揩”了近20万元的“油”,一直没有被发现。2008年下半年王某先辞职,几个月后占某也辞职离开。

  公司主管叶某在财务查账环节,一直没发现问题;之后怀疑是买菜的工作人员克扣资金,但派别人去买菜,还是照样亏。直到占某离职后,食堂马上开始盈利。后来,他查看充值用的电脑,发现了很多“因错退款”充值的删除记录,才恍然大悟并报了警。占某因涉嫌职务侵占罪被萧山检察院批捕,王某仍在逃。

  评述

  食堂收费结算是很多有食堂的企业在日常经营中每天都会遇到的事,很多企业领导认为食堂每人每天才收几元钱,“零敲碎打”的能有什么问题。但这个案例中的饭卡充值员占某,竟然能在短短两年内通过舞弊手段,侵占了20万元的充值费。这让我们在感到惊讶的同时,也不得不对食堂收费结算管理引起重视。

  (一)如何发现该舞弊行为

  其实占某的舞弊手段十分简单,将收到的饭卡充值现金收入囊中,而将这些钱记在了餐饮消费系统里的“因错退款”项目,并且删除这些记录。由于要求占某每天上交的工作报表中只有“存款”和“取款”项目,且无人对电脑后台记录进行核查,表面上显示的工作报表与财务账一致,导致一时间公司并未发现占某的舞弊行为。食堂突然间不断的亏损虽然引起了公司的怀疑,但是多次审查都没有查出真实的原因。

  案例中主管叶某多次查询财务账无果后,怀疑采购环节出了问题,但结果显然不是,直到占某离职后才发现了原因。其实在查询食堂亏损原因的过程中,可以很容易排除采购问题:通过核查采购成本是否与收入变动相符、是否有异常波动,就可以判断是否是采购环节的问题。若物料数量上有明显异常变化,应追查出入库管理;若采购价格上有异常,应查询供应商情况。排除了采购后,就可以将问题锁定在财务收款环节。在食堂收款中,尤其要关注系统操作及其记录,若是能及时查询充值等记录,就能尽早发现问题;否则等到损失变大、犯罪人员逃走,则为时晚矣。

  (二)如何避免此类舞弊

  首先,岗位设置上可以做到权限分离。饭卡充值员的权限可仅限于收款及充值录入,“因错退款”的操作权限只能是其上级主管,权限应该一开始就在系统中设置好,这样就可以避免充值员进行违规的操作。

  其次,食堂收费应明确各个模块。开户充值、销户退款、因错退款等均应该在系统中明确记录,对于这些记录,操作人员无权进行删除。对于条件允许的单位,还可以设立系统安全员等职位,定期对单位各个系统中的异常情况进行检查。

  再次,食堂收入做到日结账,打印各个收费窗口系统运行结算凭证,计算应有现金余额,填写收入日报。财务部应核对收入日报与系统数据,现金应在当日交存。案例中该公司财务部反映的占某的收款与报表一致,也说明了稽核出现很大漏洞:饭卡充值是食堂的预收款,而食堂的收入应该是每天的销售记录,以食堂的销售记录确认收入,并与饭卡的充值记录及余额变动情况进行核对,才能确保稽核的准确性。如果稽核出现差异,可以继续查询充值系统与缴款报表情况。

  最后,公司在人员招聘上也应该制定一定的标准。尤其在涉及到收款的关键性岗位时,对于该岗位员工的任用资质要有审核,其相关背景也要调查清楚,确保招聘到合格的员工。

  文 何青云 陈皓 高垚

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