浅析信息技术在学校档案管理中的运用

　　摘要：随着社会的快速发展，信息技术在各领域、各行业中的应用也日渐广泛，智能化发展由此成为各行业的主流发展趋势。本文就信息技术在学校档案管理中的运用进行分析探讨，提出，对于学校档案管理工作而言，数字化发展模式更好地支持了信息智能化的发展。学校档案数字化管理模式日趋智能化，管理工作也得到了有效的改善，客户服务以及文献资源管理等方面均有不同程度的提升。因此学校档案管理应积极引入数字信息技术，开展信息化建设，以便对学校档案的各类数据资源进行深层次的发掘。

　　关键词：学校档案管理 信息化建设 信息技术

　　学校档案是学校教务教学活动、党政部门管理与运行、各专业科研成果等各个方面活动的真实记录，更是对学校发展历史的忠实再现。而在当前信息化技术快速发展的背景下，学校档案管理工作逐步趋于数字化和智能化，管理质量以及工作效率也不断提高，学校档案的记载更为完整和便捷，对学校实现可持续发展具有极为重要的意义。

　　一、传统学校档案管理模式的缺陷

　　1.档案保护与更新工作难度较大

　　现阶段，大部分学校均通过卷宗形式管理和保存档案，时间愈久，档案卷宗量也越多，久而久之就会产生庞大数量的卷宗，这对学校档案管理工作来说极为不便。同时，大部分卷宗均为纸质材料，保管不善就会导致腐烂、发霉或者虫蛀等，为档案储存管理带来很大难度。

　　2.档案保密性相对较低

　　当前，大部分学校档案管理工作均为人工操作，然而，档案管理部门具有人员流动性较大的特点，接触学校档案机密的人员相对较多，导致档案日常管理工作中经常发生各类意外事故，档案泄密事件屡有发生，不少保密级档案的安全难以得到有效保障。

　　3.档案查找效率不高

　　在以往档案管理工作中，学校领导往往认为这是无足轻重的一件事，因而缺乏足够的重视。事实上，学校档案管理工作在很大程度上推动了学校的发展，同时，也有利于学校管理层掌握师生思想变化以及生活情况，进而结合学校实际情况制定针对性、前瞻性的决策。但从现状来看，国内不少学校在档案管理工作方面受到各种因素的影响，导致档案管理工作受到制约，集中表现为档案查找效率不高。传统档案大部分为卷宗形式，查找资料时多依赖人工操作。而在实际查询工作中，人工查找庞大数量的卷宗，效率极低，且出错几率很大，对档案管理工作的质量和管理效率带来了不良的影响。

　　二、学校档案管理工作应用信息技术的必要性

　　1.有利于学校管理层做出科学决策

　　在挑战与机遇面前，学校管理层制定的发展决策合理与否将直接影响学校事业的健康发展，因此，管理层的决策与学校的可持续发展之间存在密切关联。而学校档案则是学校管理层制定发展决策的重要参考依据，其有利于管理层掌握各方面的信息与发展要素，从而给出科学决策，更好地促进学校发展。而只有推动档案管理工作信息化，及时储存信息并实现高效传递，才能最终为管理层提供充分而必要的信息支撑，保证决策的正确、合理。

　　2.顺应时代与社会的发展需求

　　当今时代是网络时代，更是信息大爆炸的时代，计算机网络技术的快速发展使信息技术得到了极为广泛的应用，并全面渗透到了社会生活的各领域、各环节，其在教育领域中的应用也极为广泛。例如，在教育教学活动中，计算机技术的引入推动了多媒体教学、办公自动化以及电化教学的发展，同时也在很大程度上促进了档案管理信息化建设工作，并已呈现出全面扩张的趋势。就学校整体工作而言，档案管理工作是不可或缺的一部分，学校管理层只有致力于推进档案管理的信息化水平，才能紧跟时代步伐，适应社会变化的需求。

　　3.实现资源信息共享

　　由于传统纸质档案管理工作较为繁杂和沉重，且修改与复制成本相对较高，因此资源共享变得极为困难。而应用信息技术则突破了时间与空间的限制，使得不同用户能够在不同地点、不同时间自由交流，相互协同并传递信息，为信息资源的共享搭建了一个良好的平台。在确保档案保密以及安全的基础上，通过网络共享档案资料，授权特定用户使用，可大幅度提高档案利用效率。

　　4.提高档案管理效率

　　在日常管理、教学以及科研工作中，学校各类活动都会产生相应的教学、文书、学籍以及教务等相关档案，其使用价值以及保存价值较高。所以，我们应采取信息化管理模式开展学校档案管理工作，改变以往的封闭式管理，充分挖掘档案信息并发挥档案管理效益，提高档案管理工作效率。

　　三、学校档案管理中信息技术的应用策略

　　1.信息化校内办公系统

　　学校档案管理工作并非单纯依靠档案管理部门，其他部门也同样担负着一定的档案信息采集与提供的职责。信息自动化校内办公系统有利于各部门更完整地搜集和记录信息，并将其归档管理。详细来说，管理人员通过校园网络上传档案，收录整理工作由此变得更为全面。校内各部门之间的信息交流与共享也变得更为快捷，学校办公效率也得到整体性的提升，传统意义上的不同部门各自为政的运行与管理方式得以打破。除此之外，信息化档案的存储方式也更为多元化，例如，图片、影像、声音以及文字等。通过校园网络这一平台也可将档案信息以不同的方式加以展示，从而在真正意义上实现多媒体信息化档案管理。

　　2.领导者应充分认识信息技术对档案管理工作的意义

　　学校管理层以及档案管理部门的领导均应积极深化自身认识，充分认识档案管理工作中信息技术的应用价值，明确学校档案是学校在各个发展时期相关信息的真实记录，并在完善教务活动、推进科教研究以及教学改革方面发挥着积极作用。同时，还应将档案管理工作中信息技术的应用与学校管理团队的日程和日常会议相结合，作为档案管理工作的年度考核指标。

　　3.规范档案信息收录与整理工作

　　在信息化档案管理模式下，学校档案管理工作表现出了整体性以及可持续性的特点，学校档案管理工作从传统的纸质档案管理转变为自动化信息技术管理具有重要的意义。管理人员可整理重要纸质档案并保存归档，然后通过网络拟定、审查以及核对传阅档案资料，最终予以归档处理。通过一系列操作，档案信息收录也更趋于完整。此外，还应建立校园信息数据网络并加以完善，通过校内网络将标准化档案信息上传至管理收录部门，从根本上提高档案收录与整理工作质量以及工作效率。

　　4.提高档案管理工作人员的专业素养

　　学校应基于档案管理工作人员的实际情况采取相应的考核，对于符合要求、具备一定计算机知识与信息技术基础、具有较强责任心者可予以留职，并组织此类人员参与知识培训，培养其创新意识、整理与精炼信息的能力、甄别信息真实性的能力，从各方面提升档案管理人员的综合素养与专业水平。

　　四、小结

　　从社会的整体进步到一个学校的全面发展，信息技术的应用都具有极为重要的意义。学校管理层应从思想上重视档案管理信息化建设工作，对档案信息管理工作的固有内涵有良好把握，并对现代化技术加以充分利用，推动传统档案管理模式逐步过渡到信息自动化管理，确保档案的时效价值得到充分发挥，从而创造出更多的社会与经济效益。

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　　（作者单位：忻州市技工学校）

　　文/边荣兰