谁动了李女士的预付款？

　　案例

　　2014年10月，李女士到某家4S店订购了一辆汽车，和客户经理周某谈好了价格，并约定10天内提车。等双方签订了销售订单后，周某让李女士把预付款打到他指定的账户上。李女士准备转账时，发现账户名不是周某的名字。周某解释这个账户是公司财务的，李女士认为这个解释合情合理，就把预付款打了过去。过了3天，周某又要求李女士把剩余的购车款打给他。李女士觉得车子还没有拿到，便拒绝了他的要求。之后提车的日期被周某一推再推，李女士感到不对劲就赶到4S店询问情况。店里聚集了很多人，都是从周某手里买的车，或者付了钱拿不到车，或者拿到车却拿不到发票。还发现之前李女士打钱的账户是周某老婆的账户。

　　周某曾是该4S店的大客户经理，因为某些原因被公司内部停职，只发基本工资，但还可以在店内办公。很多客户还是直接通过他来买车。由于周某在资金方面周转困难，所以他从客户购车的预付款入手，利用职务之便，在和客户签订了销售合同并让客户把钱打到自己的指定账户后，再私自把公司仓库的车提走交给客户。后来由于提车越来越困难，周某又私刻了公司的发票专用章，在和客户签订了销售订单后，让客户把钱打到自己老婆的账户上，挪作他用。

　　评述

　　从财务角度来看，客户的预付款是企业为了发生经济往来，预先向客户收取的款项。企业应该采取措施对客户的预付款进行严格管理。一旦出现客户预付款管理不善的问题，极易引发财务风险和法律纠纷。在企业实际运营的过程中，发生针对客户预付款的员工舞弊问题大致可以分为以下几种情况：

　　签订虚假合同。企业的销售人员通过和客户签订虚假合同或者销售订单，同时故意延迟交货日期，从而骗取客户的预付款。业务员骗取了客户的预付款而未能及时交付货物或者服务，最终的违约风险则由企业来承担。

　　挪用或者私吞货款。由于部分中小企业在销售产品和服务的过程中，通常是由销售人员进行收款，而财务人员未能及时和客户进行对账，这导致业务人员有机可趁，能够在财务人员发现之前就对客户的预付款进行挪用甚至私吞。

　　窃取存货。由于企业对库房存货管理重视不足，并且未能及时有效的监控和盘点，导致销售人员能够随意地进入库房提取存货。即使业务人员将存货交给客户来收取预付款，最终也由于无法开具发票而引发企业的财务风险。

　　本案例的舞弊行为涉及到了上述第二和第三种情况。有几点值得注意。首先是付款账户的问题，在转账付款时李女士就发现了付款账户存在问题，但被周某编制的理由哄骗。通常，对公行为的预付款应打到公司账户，而不是公司财务人员的个人账户。如果李女士对付款账户产生怀疑，则应去4S店进行核实。4S店也可在店内显眼之处提示对公账户的账号或要求直接当面刷卡。其次是库房提货的问题。企业加强货物库存管理是非常必要的。业务人员进行提货，应具备经过审批的凭证单据，不能私自提货。最后，可加强车辆的盘点工作，每日需检查当日出门试车的车辆是否回来，每月需清点车辆是否与财务账上的数据保持一致等。通过加强车辆实物的管理，从另一个角度来防止周某通过提货来骗取预付款的舞弊行为。

　　出现业务人员骗取预付款的问题，主要是由于中小企业销售环节存在不相容职务未分离的情况，如开拓市场、联系客户、签订合同、收取款项几个环节未分离。在运营过程中，有些企业为了快速拓展业务，仅仅在合同盖章前进行简单的审核，而对合同细节并不过问。有的企业则为了节省时间和人力成本，把合同专用章都交由业务人员保管，造成了极大的风险。本案例中，有以下几点可供借鉴：

　　不相容职务分离。企业应将销售和收款环节进行拆分，销售人员负责开拓市场，维系客户，而客户的信用评估、合同审核签订、货物发出、发票开具、款项回收等重要环节，都应该由不同岗位负责，各环节的审批和具体执行也应相互分离。

　　销售合同管理和销售流程控制。无论企业规模大小，都应该设立合同管理部门，对销售合同和采购合同统一管理，而物资管理部门和财务部门都应该根据合同管理部门提供的审核后的合同为基础，并根据有效的凭证单据进行货物的发送和款项的收取、入账。

　　收款政策管理。企业应该制定明确的收款政策，将公司的账户作为企业收款的账户，并以销售合同为基础，保证货款足额、及时入账。同时尽量采取汇款或者支票等形式进行收款，即使存在现金收款，也应该进行监督、控制，及时入账。

　　加强销售人员的退出管理。企业应对重要岗位人员的退出管理进行控制，一旦停职，应暂停其业务操作的权限，并尽快完成退出的相关流程，以防止业务人员利用离职交接期进行舞弊。

　　文 鲍睿 陈皓 高垚