运用现代信息平台ERP提高企业集团预算控制水平

　　在现代激烈的市场竞争中，各企业集团为实现集团长远战略目标，追求价值(效益)最大化，优化集团资源配置等以适应千变万化的市场环境，企业集团就必须要有一套科学的、强有力的，完备的，能覆盖到企业集团生产、经营、建设和管理的各方面和各环节的运行机制与体系，全面预算控制体系就是其最好的内部管理手段。企业集团要建立现代企业制度，全面预算控制是其必然选择。

　　一、树立现代企业集团全面预算控制新理念：现代信息技术ERP控制理念

　　随着我国现代IT业技术的飞速发展，计算机与网络的普及为全面预算控制提供了一个良好的控制工具，全面预算控制与ERP技术结合是现代企业集团内部管理的必然趋势。ERP系统对企业集团各项经济活动所产生的信息，进行事中记录与管理，为全面预算控制的开展提供了一个良好的信息平台。ERP系统在我国现代企业集团中得到了越来越广泛的应用，这为我国企业集团全面预算控制的完善、发展和应用创造了良好的条件。ERP是现代企业集团管理的重要手段之一，它能将企业集团的各种信息进行集成，将企业集团内部系统扩充到企业集团的外部，从而实现对企业集团战略管理的全程监控。而以全面预算为核心的全面预算控制正是ERP事先计划与事中控制、事后考评思想的重要实现手段。Wim A.Van指出，严格的全面预算控制将成为管理会计研究的又一个重要领域，有许多问题值得我们去研究，尤其是全面预算控制与ERP系统集成结合如何实现成本效益最低的功能。

　　传统的全面预算控制工具已不能适应现代企业集团对全面预算控制的高要求。一方面在传统全面预算控制工具中大部分企业都是借助简单的办公软件EXCEL工具，在数据统计、报表编制、程序逻辑、会计数据钩稽、统一预算表格等上可以满足小型企业的要求，简单适用且投入成本低，在进行预算控制时效果也非常好，然而对于大型企业集团来说，仅用EXCEL工具中的功能难以满足企业集团经营管理的需求，这是由于在大型企业中，全面预算涉及的内容更广、部门更多、预算指标之间的钩稽关系也更为复杂。另一方面，传统的全面预算的执行、控制、调整、分析和考评也不能做到及时与有效的反映到位。当经济事项发生时，预算数据执行情况不能得到及时的、动态输入与更新，从而无法按照各部门、各个岗位、乃至个人的具体预算标准进行实时控制。因此，运用现代ERP信息平台可以做到预算数据执行的及时跟踪与反映，使预算不是一种摆设，预算控制也能真正发挥作用。

　　根据以上所述企业集团在制定与实施全面预算时，应该利用现代信息技术，树立以ERP信息平台控制理念，全面开展与学习ERP信息技术，加强全面预算的编制、执行、监督、反馈与调整、结果考核。达到预算执行数据与各种情况反映及时、全面、准确，使企业集团决策层做出正确的决策，最终实现整个集团的战略目标。运用ERP信息平台进行全面预算控制时，应考虑以下三个方面的问题：

　　第一，加强内部组织机构的变革，提高企业效益。根据国外ERP多年的实践经验，ERP系统同时支持财务管理和会计处理功能，即当一项经济业务发生时，我们企业相关人员将其录入系统中，系统就会自动与会计总账相联系或其它系统相联，进行恰当的信息处理，以至能及时产生相关财务信息或其它相关部门信息，各部门人员根据此信息做出分析，分析与比较是否超出预算，差异额是多少，产生的原因是什么，从而可以给决策者以快速的方式做出反映与应对措施，达到降低成本，控制成本，实现预算目标。要实现ERP实时控制与跟踪，各部门就应该配备的相关岗位与职责是必须的，必须有一套完整的ERP实施方案与机制，负责培训与具体操作，以真正实现ERP信息平台操作的要求。

　　第二，对集团发生的具体经济事项操作流程或限制范围要有更为详细规则。由于ERP信息平台需要预先设置每个模块具体操作细则，每个企业集团运营方式不同，对各经济事项要求也各不相同，所以在上信息平台前，需要就每个组织单元发生的业务制定一个详细规则，所谓业务规则是指一项业务活动中所必须遵守的原则或规则，是对业务发生的限制范围的规定，是业务人员处理一项业务的依据。在此基础上，可以对预算、成本进行假定分析。以便减少日后由于员工理解上的差异而造成信息反映不真的现象。

　　第三，努力提高整个集团人员的综合素质，加强信息技术的学习。如果企业集团高层管理人员仅仅关注是企业集团的战略目标和日常事务的处理，而ERP系统的技术人员关注的又只是程序，双方都只对各自领域里的知识熟悉，结果会造成高层管理人员与网络系统技术开发与维护人员无法进行沟通与合作，会导致整个企业集团无法真正实现运用ERP系统进行控制，可能还会造成工作负担。在这种状况下，ERP信息平台很快就会脱离管理人员的控制。所以集团不管是高层管理人员还是具体操作人员都必须有ERP理念，这样在实现工作中才能真正发挥ERP信息平台的作用，才能提高各级人员工作效率与质量，全面预算控制才能得到切实地实施。

　　二、现代信息平台ERP基本概念与作用

　　ERP的概念是由美国加特纳公司在90年代初首先提出来的。它是集财务、进销存、制造、人力资源、设备维护和其他业务功能的管理系统等于一体的企业应用软件系统。

　　自从ERP诞生的那天起，它就在全世界范围内得到了迅速发展与普及，已经逐渐成为现代企业集团内部控制的重要工具之一。近些年来，国外的有很多专家和学者对其各个方面作了深入细致的理论研究。Robin·Poston、Severin· Grabsld(2001)认为，ERP系统能够通过计算机自动化提高效率、降低成本，并能够提供及时准确的企业集团所需信息以提高决策能力，研究表明ERP系统实施3年后才能显露因已售商品成本比率的降低而带来的企业集团绩效的显著攀升。RonaldR·Hafl、M·Miehale.Umble(2003)认为，ERP系统是较为复杂的信息系统，通过不断实践最终提出了成功实施ERP系统的关键因素、软件选择步骤以及系统实施过程。

　　ERP是一种新型的国际化管理模式，又是先进的计算机管理系统。是建立在现代信息技术基础上，以系统论的管理思想为企业集团决策层及员工提供决策有效管理平台。它将企业集团上下游客户的需求及企业集团内部的生产制造流程与可利用的资源整合在一起，以提升企业集团的核心竞争力。其实质就是使整个企业集团实现信息化管理。反映了时代对企业集团合理进行资源优化配置，最大化地为社会创造财富的要求，成为企业集团在信息时代生存、发展的基石。ERP系统既是一个与信息技术结合的企业集团内部管理系统，又与现代管理思想相辅相成、相互作用的信息管理系统，它的实施不但改变了全面预算实施企业集团的内部环境，同时也对传统预算控制产生了较为深远的影响，具体表现有以下几项：

　　第一，ERP系统为企业集团全面预算目一标的实现提供了保障。ERP系统加强了各与下属成员企业或部门利益与集团整体利益的一致性，通过ERP系统数据库的管理，保证了全面预算数据的一致性，解决了各部门信息不对称的问题，减少了内部协调成本，保障总目标的实现。第二，ERP系统能够提高企业集团全面预算控制的应变能力。传统的预算控制受技术条件限制，不能迅速、准确、高质量、高效率的反映企业所需的信息要求。然而EPR系统是基于网络技术的信息集成系统，可以达到跨地区、跨部门进行信息共享，以达到反映信息及时与准确，最大限度的提高了集团的应变能力与竞争力。第三，ERP系统能够提高预算编制的准确性和差异分析的可靠性及预算结果考核公正性。ERP运行成功后，企业集团编制预算时可以很好的查询其它部门或历史数据，提高预算编制的质量与效率。同时也可以及时进行差异分析与调整不合理差异，保证预算执行结果的公正性。第四，ERP系统有利于全面预算控制的创新。运行系统后，传统的全面预算控制不能再运行，这就需要新的全面预算控制模式与组织架构以适应预算控制的要求。这样才有助于全面预算控制的高效、有序的运行，达到预算管理目标。

　　三、运用ERP编制与执行全面预算

　　ERP信息系统的全面预算控制系统主要包括三大块，即预算控制的编制系统、控制系统以及考核系统。

　　预算控制的编制系统主要是为企业集团整体预算编制提供科学的依据，是对年初预算进行编制并定期调控动态预算数据进行管理的系统，其中包括的子系统主要有业务预算、资本预算、筹资预算、财务预算四大类；业务预算是指与企业集团日常经营活动有直接联系的经营业务的各种预算，具体包括：销售预算、生产预算、直接材料预算、直接人工预算、制造费用预算、产品成本预算、期间费用预算等，这些预算前后衔接，相互勾稽，既有实物量指标，又有价值量和时间量指标；财务预算作为全面预算体系中的最后环节，可以从价值方面总括地反映一个经营期内资本预算与业务预算的结果，亦称为总预算，其余预算则相应称为辅助预算，财务预算在预算控制体系中占有举足轻重的地位。企业集团编制全面预算时一般按照先业务预算、资本预算、筹资预算，后财务预算的流程进行，并按照各预算执行单位所承担经济业务的类型及其责任权限，编制不同形式的财务预算，本文仅从生产型企业集团角度分析。以上全面预算的编制录入完成后，ERP系统数据可以通过逐级授权方式以明确各下属成员企业及各级操作人员权限以便更好的执行全面预算，且这一系统内部逻辑关系很强，更改其中一个数据，其它数据同时也可以进行调整，大大提高了数据计算的速度及准确性，另外数据调阅及各级审批时间较以前迅速，大大节省了通过纸质传递慢的时间，提高了效率，便于全面预算控制切实及时的执行。

　　考核系统主要功能是对预算目标的完成情况进行评价与考核，通过比对各ERP各业务子系统中实际执行情况与预算目标中的差异，可以进行分析与汇总，以掌握企业集团整个预算目标完成情况，各项考核目标的完成情况作为制定薪酬与奖励计划的最重要的依据参考。企业集团可以定期或不定期对预算执行情况进行分析，进行奖惩，以在过程中可以快速，最大的限度的保证实际预算执行不偏离既定目标，达到集团战略目标。该系统可以快速的收集各方面的信息与资料，集团可以根据企业集团不同特点设置不同的考核指标，有财务层面的与非财务层面的，有定性与定量方面的等，目的就是充分挖掘企业集团内部存在的潜力。在执行过程中针对各项差异，各级管理部门可以提出相应的措施与建议，上报预算管理委员会研究决定。

　　运用信息平台ERP系统后，帐务处理手续上也相对简单与快速了，企业集团发生的每笔经济业务都应录入电脑相对应的会计科目，产生与其相关的各个科目的借贷关系，同时自动生成会计凭证，记录所处理的各项业务，平衡借贷项关系。ERP系统把各个有可能发生的业务联系在一起，有利于各业务模块信息共享，如物流信息与资金流信息这个环节，当业务发生时，它可以实现了两者的同步记录和数据统一，改变以往资金信息落后于物流信息的状况，实现了资金的事中控制和实时决策。企业集团编制全面预算时，主要是依据对未来市场的销售预测，只有确定的了销售预测，才能进行下一步的采购、生产等各项资源的合理配置。当生产出可用于销售的资源后，运输作业与销售应该及时配合，以实现资源周转顺畅，销售实现后，依据确定收款的时间收款，即完成整个营运周转过程。在此过程中事前、事中控制环环相扣，任何环节出现问题都不能实现经营目标，更谈不上达到企业集团战略目标。因此，运行ERP系统执行全面预算控制在流程处理上与以往预算控制上存在一致性，但ERP系统优势在于能将企业集团生产经营各经济发生事项自动与各项业务对口部门相互衔接，且能快速、准确的反映各项经济业务发生与预算之间的差异，有利于集团决策层对预算执行与控制程度的掌握，最终实现集团长远战略目标。

　　参考文献：

　　[1]许本强，关于ERP系统下实施全面预算管理的探讨.市场论坛，2009(10)

　　[2]汪家常，刘路冰.ERP理念透视与会计思维变革.管理世界，2002 (12)

　　[3]胡彬.ERP项目管理与实施.电子工业出版社，2004。

　　作者简介：张君（1971-），女，注册税务师，会计师，现供职于神华新疆能源有限责任公司审计部，主要从事会计理论与实践研究。

　　（作者单位：神华新疆能源有限责任公司）

　　文/张君