员工离职的工作交接如何到位
- 来源:人力资源
- 关键字:离职管理,人力资源
- 发布时间:2011-12-06 11:06
离职管理作为企业人力资源管理的基础工作，大部分企业都建立了规范的操作流程，但人力资源部门或者用人部门在面对员工离职时，还是会遇到颇为头痛的问题：员工按照程序离职后，尚有多项工作未能完整交接，接手的新人也不能尽快熟悉新岗位工作，进而导致关键客户流失、重要工作遗漏、珍贵资料丢失等一系列问题出现。那么，如何做好员工离职工作交接，使工作秩序不受到影响甚至中断呢？
资料梳理是关键
每一名员工、尤其那些关键岗位上的员工，在工作中都会积累大量与工作有关的文档资料，这些资料构成了企业的知识与经验体系，属于企业无形资产的重要组成部分，一旦丢失，企业需要付出高额的成本代价进行重建。因此，资料梳理就成为离职工作交接的首要任务和关键所在，具体可以把握三个环节：
第一，资料整理。对于离职员工（以下简称“交出方”），部门负责人或人力资源经理在与其进行离职面谈时，就要明确资料交接包括的内容及重点，并指导员工在办理离职审批的同时，做好对其工作的梳理、交接资料的整理，以及交接表的填写。交接内容应包含负责的工作任务或项目描述及进展情况、对外联络的资源信息，各类文档资料的书面及电子资料等（如表1）。
第二，交接存档。交出方资料整理完毕后，填写好《××岗位工作交接资料清单一览表》，并注明资料的存储方式及存放地后，一并交接给直接上级，由直接上级负责对提交资料全面性和准确性进行审核、签收与存档。
第三，转交备份。直接上级将通过审核的电子与纸质资料，转交新接手该岗位的员工（以下简称“接收方”）存档与备份，并应要求接收方尽快学习与熟悉相关资料。当然，为了加强知识管理，企业人力资源部门还可以细化规定，例如：一定级别以上或者公司核心关键岗位的文档资料，除用人部门必须备份外，人力资源部或知识管理部门还应双重备份。
需要说明的是，根据员工岗位和接收方对要接替工作的熟悉程度，接收方也可以直接与交出方进行交接，这样一是可以节省时间，同时也能够一起熟悉一下工作内容，但是直接上级必须一同参与交接，并且要对交接的内容做好审核，避免出现重大疏漏。
交接培训不可少
接收方获取岗位相关的资料以后，如果只是简单阅读或学习该岗位的文档资料，尚无法掌握该岗位的工作精髓，诸多工作细节、技巧、注意事项与特殊情况，都隐藏于各类文档资料的背后，难以通过阅读与学习就能迅速掌握。
在现实中，往往因为工作的急迫性，无法给予接收方宽裕的时间和精力去熟悉与实践，新人匆忙上
阵，势必影响工作成效。因此，为了帮助接收方快速掌握新岗位工作内容与要求，交出方所在部门须及时组织交接培训，交接培训的参与者至少包括3人，即交出方、接收方和直接上级，由交出方对交接工作与文档资料进行全面讲解与说明，接收方在学习文档资料的基础上，准备好问题和记录本，及时与交出方有效互动，直接上级作为监管者，应负责对交出方讲解内容的全面性和准确性进行把关，发现讲解内容有遗漏或者错误时，应立即对培训内容补充与纠正。对于和该岗位工作流程紧密相关的同事，也可以请其参与旁听与互动，让接收方对新岗位工作更有整体感和全局观，那样效果更佳。
事实上，在交接培训过程中，用人部门往往还能获得意外的收获，即通过对该岗位全面工作的梳理与互动，发现其中需要改进与变革的内容，在研讨的过程中记录和整理出来，可以有效优化本岗位或部门工作。而且，这一环节的投入对保持工作连续性的作用不可小视，用人部门不可怕麻烦、耽误时间而忽视。
实操指导上手快
古人云：知易行难。经过“资料梳理”和“交接培训”环节，基本上接收方在知识与概念层面没有问题，但知道并不等同于行动，也不等同于会操作，接收方在实践与操作上仍会感觉有一定的难度。为了实现知行合一，保证交接岗位的工作不受影响，在离职交接过程中，我们还须设置一个实操指导的环节。出于效率的考虑，实操内容应集中于该岗位的核心业务，即经常性发生、重要程度较高的工作任务。
具体操作是：交出方明确该岗位的核心业务，由直接上级予以审核确认。以薪酬福利岗位为例，其核心业务主要包括：（1）每月薪酬福利核算与计发；（2）每月社保与住房公积金业务办理；（3）季度奖金、年度奖金核算与计发；（4）年度人力成本分析与预算；（5）年度薪酬调整业务处理；（6）年度市场薪酬水平调研等。这六项工作是此岗位人员必须熟练操作的内容。用人部门对岗位的核心工作梳理完毕后，交出方就可以指导接收方对核心业务进行实际操作，次数至少一遍以上，通过实际操作及时发现问题并处理，确保接收方能够符合新岗位的实际操作要求。
通知各方线不断
无论哪个岗位，其对内对外、或多或少都有数目不等的固定联系人，如客户、供应商、合作伙伴、专家学者、内部员工等，岗位所承载的各类业务，基本上也都是通过该岗位员工与固定的内外联络人交织在一起。如果员工离职以后，接收方却不知道该岗位有哪些固定联系人，就会影响工作所涉及的内外联络顺畅有效，不仅会直接影响工作的正常开展，甚至还会给公司造成实际经济损失。
因此，当离职交接工作进行至此环节时，在接收方已对该岗位工作基本熟悉的情况下，应当及时通知与该岗位有关的固定联系人，确保工作无缝衔接。以人才招聘岗位为例，交出方填写《××岗位联系人一览表》，将人才招聘岗位的联系人全面梳理出来，具体包括：各部门负责人、各猎头公司联系人、各招聘网站联系人、各高校就业办联系人等，经直接上级审核移交至接收方，由接收方主动通知相关各方联系人，从而实现交接工作的平稳过渡。如果考虑部分业务工作的重要性，企业还可以采取由交出方带领接收方逐一拜访的方式，确保重要工作联系不断。
全面审核防缺漏
全面审核是员工离职工作交接的兜底环节，即便是公司的制度流程对员工离职工作交接进行了详细规定，在实际操作过程中仍然容易出现走样或者偏差的情况。离职管理工作的成效关键在于执行与贯彻的力度，这要求人力资源工作者依据管理流程，对离职工作交接严格监督与审核，其中特别要注意两点：
一是审核范围。本文介绍的离职工作交接流程，不应局限于员工离职单一类型，只要是人员离开工作岗位，工作的承担者发生变更，都可以适用于本流程。从这个意义上来讲，离职工作交接流程也适用于员工内部调动、员工休假等多种情形，人力资源部门可参照员工离职工作交接的程序执行，最大限度避免因岗位与人员变动而带来的工作效率损失。
二是审核重点。人力资源部应当严格按照流程严格审核，避免流于形式，将交接资料、交接培训、联系人等作为审核重点，必要时还可参与具体交接培训环节，抽检相关的电子或纸质文档资料，定期备份部门离职材料；对未按照要求执行的，有权暂停内部调动或者离职；违规情形严重的，人力资源部可在全公司范畴内通报批评，督促相关责任人履行交接工作的具体的要求，直至责任人按照要求完成为止。
文/马勇
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资料梳理是关键
每一名员工、尤其那些关键岗位上的员工，在工作中都会积累大量与工作有关的文档资料，这些资料构成了企业的知识与经验体系，属于企业无形资产的重要组成部分，一旦丢失，企业需要付出高额的成本代价进行重建。因此，资料梳理就成为离职工作交接的首要任务和关键所在，具体可以把握三个环节：
第一，资料整理。对于离职员工（以下简称“交出方”），部门负责人或人力资源经理在与其进行离职面谈时，就要明确资料交接包括的内容及重点，并指导员工在办理离职审批的同时，做好对其工作的梳理、交接资料的整理，以及交接表的填写。交接内容应包含负责的工作任务或项目描述及进展情况、对外联络的资源信息，各类文档资料的书面及电子资料等（如表1）。
第二，交接存档。交出方资料整理完毕后，填写好《××岗位工作交接资料清单一览表》，并注明资料的存储方式及存放地后，一并交接给直接上级，由直接上级负责对提交资料全面性和准确性进行审核、签收与存档。
第三，转交备份。直接上级将通过审核的电子与纸质资料，转交新接手该岗位的员工（以下简称“接收方”）存档与备份，并应要求接收方尽快学习与熟悉相关资料。当然，为了加强知识管理，企业人力资源部门还可以细化规定，例如：一定级别以上或者公司核心关键岗位的文档资料，除用人部门必须备份外，人力资源部或知识管理部门还应双重备份。
需要说明的是，根据员工岗位和接收方对要接替工作的熟悉程度，接收方也可以直接与交出方进行交接，这样一是可以节省时间，同时也能够一起熟悉一下工作内容，但是直接上级必须一同参与交接，并且要对交接的内容做好审核，避免出现重大疏漏。
交接培训不可少
接收方获取岗位相关的资料以后，如果只是简单阅读或学习该岗位的文档资料，尚无法掌握该岗位的工作精髓，诸多工作细节、技巧、注意事项与特殊情况，都隐藏于各类文档资料的背后，难以通过阅读与学习就能迅速掌握。
在现实中，往往因为工作的急迫性，无法给予接收方宽裕的时间和精力去熟悉与实践，新人匆忙上
阵，势必影响工作成效。因此，为了帮助接收方快速掌握新岗位工作内容与要求，交出方所在部门须及时组织交接培训，交接培训的参与者至少包括3人，即交出方、接收方和直接上级，由交出方对交接工作与文档资料进行全面讲解与说明，接收方在学习文档资料的基础上，准备好问题和记录本，及时与交出方有效互动，直接上级作为监管者，应负责对交出方讲解内容的全面性和准确性进行把关，发现讲解内容有遗漏或者错误时，应立即对培训内容补充与纠正。对于和该岗位工作流程紧密相关的同事，也可以请其参与旁听与互动，让接收方对新岗位工作更有整体感和全局观，那样效果更佳。
事实上，在交接培训过程中，用人部门往往还能获得意外的收获，即通过对该岗位全面工作的梳理与互动，发现其中需要改进与变革的内容，在研讨的过程中记录和整理出来，可以有效优化本岗位或部门工作。而且，这一环节的投入对保持工作连续性的作用不可小视，用人部门不可怕麻烦、耽误时间而忽视。
实操指导上手快
古人云：知易行难。经过“资料梳理”和“交接培训”环节，基本上接收方在知识与概念层面没有问题，但知道并不等同于行动，也不等同于会操作，接收方在实践与操作上仍会感觉有一定的难度。为了实现知行合一，保证交接岗位的工作不受影响，在离职交接过程中，我们还须设置一个实操指导的环节。出于效率的考虑，实操内容应集中于该岗位的核心业务，即经常性发生、重要程度较高的工作任务。
具体操作是：交出方明确该岗位的核心业务，由直接上级予以审核确认。以薪酬福利岗位为例，其核心业务主要包括：（1）每月薪酬福利核算与计发；（2）每月社保与住房公积金业务办理；（3）季度奖金、年度奖金核算与计发；（4）年度人力成本分析与预算；（5）年度薪酬调整业务处理；（6）年度市场薪酬水平调研等。这六项工作是此岗位人员必须熟练操作的内容。用人部门对岗位的核心工作梳理完毕后，交出方就可以指导接收方对核心业务进行实际操作，次数至少一遍以上，通过实际操作及时发现问题并处理，确保接收方能够符合新岗位的实际操作要求。
通知各方线不断
无论哪个岗位，其对内对外、或多或少都有数目不等的固定联系人，如客户、供应商、合作伙伴、专家学者、内部员工等，岗位所承载的各类业务，基本上也都是通过该岗位员工与固定的内外联络人交织在一起。如果员工离职以后，接收方却不知道该岗位有哪些固定联系人，就会影响工作所涉及的内外联络顺畅有效，不仅会直接影响工作的正常开展，甚至还会给公司造成实际经济损失。
因此，当离职交接工作进行至此环节时，在接收方已对该岗位工作基本熟悉的情况下，应当及时通知与该岗位有关的固定联系人，确保工作无缝衔接。以人才招聘岗位为例，交出方填写《××岗位联系人一览表》，将人才招聘岗位的联系人全面梳理出来，具体包括：各部门负责人、各猎头公司联系人、各招聘网站联系人、各高校就业办联系人等，经直接上级审核移交至接收方，由接收方主动通知相关各方联系人，从而实现交接工作的平稳过渡。如果考虑部分业务工作的重要性，企业还可以采取由交出方带领接收方逐一拜访的方式，确保重要工作联系不断。
全面审核防缺漏
全面审核是员工离职工作交接的兜底环节，即便是公司的制度流程对员工离职工作交接进行了详细规定，在实际操作过程中仍然容易出现走样或者偏差的情况。离职管理工作的成效关键在于执行与贯彻的力度，这要求人力资源工作者依据管理流程，对离职工作交接严格监督与审核，其中特别要注意两点：
一是审核范围。本文介绍的离职工作交接流程，不应局限于员工离职单一类型，只要是人员离开工作岗位，工作的承担者发生变更，都可以适用于本流程。从这个意义上来讲，离职工作交接流程也适用于员工内部调动、员工休假等多种情形，人力资源部门可参照员工离职工作交接的程序执行，最大限度避免因岗位与人员变动而带来的工作效率损失。
二是审核重点。人力资源部应当严格按照流程严格审核，避免流于形式，将交接资料、交接培训、联系人等作为审核重点，必要时还可参与具体交接培训环节，抽检相关的电子或纸质文档资料，定期备份部门离职材料；对未按照要求执行的，有权暂停内部调动或者离职；违规情形严重的，人力资源部可在全公司范畴内通报批评，督促相关责任人履行交接工作的具体的要求，直至责任人按照要求完成为止。
文/马勇
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