外贸企业合并重组后应加强对业务档案的管理

　　为了全面促进外贸企业经济长期健康可持续发展，全面提高外贸企业的市场竞争力，我国对外贸企业实施了相关企业的战略重组，重组的重点在于关注外贸企业产权关系以及资产管理，还有企业整顿以及整合方面的问题。在这个合并与重组的过程当中，面临着一项非常重要的部分，就是业务档案管理。

　　企业重组后，竞争力得到提高，活力明显增强。然而，企业资产重组和结构调整必然引发企业资产、产权、人员、债务的变动，而档案管理工作作为企业管理的一部分，其所有权和管理状况也随之发生变化。

　　基本情况

　　对很多外贸企业而言，在进行合并重组前后对业务档案资料收集和归档方面是比较困难的，主要的原因：重组期间企业组织管理易乱。外贸企业实行重组通常都是由公司高层领导或者是除了重组企业之外的临时工作小组操作，负责档案管理的人员并不参与，很多需要查找的资料经常有去无回，极易造成原企业档案的遗失。业务档案管理人员缺乏责任心。在外贸企业实行重组的过程当中，鉴于员工的工作状态及思想方面情绪波动，尤其是人事调整以及办公地点搬迁，人员整合等多种不确定因素太多的情况下，不会更认真的去催收业务档案，很容易在这个过程中造成档案遗失。领导无暇顾及档案管理。在外贸企业重组的过程当中，领导因忙于各种事宜，没有过多的时间和精力用到档案管理中。各家外贸企业都有一套自已的档案管理体系和收集标准和范围。

　　几点思考

　　坚持业务档案工作统一管理的原则。重组后的外贸企业虽有相近的主营业务，也有很多各自的拳头产品，以前都是实行自己单位的档案管理模式，一旦实行重组，则需要坚持统一的管理体系。需要制订统一的管理制度，坚持在对业务档案统一管理的基础上，根据外贸企业具体实际情况作出变通及调整。应该严格按照重组之后的规定，对编制参照体系做出重新规定，全宗号的设置，管理类目的设置以及类目排列，档号的编制以及管理等统一。

　　加强重组企业业务档案团队建设。全面提升重组之后的企业业务档案团队建设。由于在重组之前原来的单位的业务档案管理模式管理内容都有差异，而且管理人员的水平也是参差不齐，为了保证重组之后的档案管理做到规范统一，不仅需要制定全新的适应重组之后的公司业务档案管理制度，还应该配备专业的业务档案管理人员，培养一批事业忠诚、业务精良的业务档案管理团队，这是做好外贸企业重组之后业务档案管理工作的非常重要的保障。建立起能够覆盖重组之后的企业的各公司各个部门以及项目组的业务档案管理团队。事实证明，建立起一致稳定的业务档案管理团队对做好公司业务档案管理工作是非常有必要的，这样才能够真正保证公司的业务档案管理工作真正有序地开展。

　　归类存放，高效利用。由于外贸企业在施行重组之后，业务档案管理存在着多个档号重复以及管理地点分散的情况，因此，应该开展对企业业务档案进行重新归类，应该及时对外贸企业库存中的业务档案的价值大小以及利用频率做出重新分析以及鉴定，在必须做出分库房管理的情况下，提前进行类别分类，这样有利于业务档案管理和利用，还应对重组之后的企业拥有的各种类型的实体档案做好整合以及归类存放。按照原企业的成立时间先后顺序以及内容多少，重要程度等等做出实际调整，对业务档案库存存放重新做出安排和调整，还要避免在进行电子目录录入的时候出现档号重复等情况，保证档案实体和电子目录的一体性。在进行档案移交以及收集的过程当中，保证档案不散漏、不遗失。

　　加强对业务档案管理的保密保护意识。外贸企业的很多业务档案，合同文本，都是具有保密性的，实行重组之后有许多业务资料需要重新进行归类，但对于这些具有保密性质的材料，在重组之前就应该做好保护措施，保证在重组的过程当中保密措施有效执行。不仅要求领导需要加强保密意识，业务档案管理人员更需要拿出保密措施。首先，需要加强对业务档案管理人员的职业素养培养，加强保密管理意识。第二，应该加强对业务档案管理的宣传力度，全面提升档案管理人员的管理意识，让档案管理人员认识到保护档案的安全和完整的重要性。第三，加强业务档案管理力度。建立起专门的档案管理小组，领导要以身作则，实行责任负责制。第四，建立规范的业务档案管理标准。根据公司具体运营情况，对业务档案实行业务分级管理，尤其是对档案的归档范围以及保存期限，保密文件的收发及存档等环节的所有的程序都做出明确地规定，全面提升公司的业务档案保护工作。

　　在合并重组中，寻找新的跨越，使档案工作开展有的放矢。通过对外贸企业合并重组后，业务档案的分析，要更新管理思路，顺应发展变化新情况，制定出全新的工作目标以及未来发展方向，使得重组之后的企业档案管理工作能够紧紧围绕新目标开展有的放矢的工作。重组合并后的企业，在主营业务上，做强做大做精了，同时又增加了新的增长点，比如房地产，期货交易、文化产业等新的领域参与进来，业务档案必须符合新的发展方向，开扩视野，与时俱进，创新思维。首先应该更加的目标化，可以根据企业制定的总体目标，进行不断消除原理目标的相关因素，第二可以进行局部优化，使得日常开展的具体工作能够有利于总目标的实现；从另外一方面来说，只有真正明确了具体的档案管理工作目标，才能够更加有利于加强企业日常管理，不断完善企业各种相关配套管理措施，还应注重企业调查研究，然后进行总结和归纳，并且不断完善在日常档案管理工作当中遇到的一些具体问题，只有这样才能够真正促进重组之后企业档案管理工作的顺利开展，也才能为企业实现更加长远的目标提供基本的资料储备保障。

　　重组之后的企业应该把坚持长期健康可持续的发展战略一直保持下去，重点围绕提升企业经济运行质量这一目标，全面推行在思维以及管理等方面的创新，全面实行重组管控、专业化经营以及市场化运作这三个方面的突破，提升企业在行业以及国际上中的影响力，全力打造一支全新的精英团队。优化公司业务档案管理资源配置，最大化地谋划未来业务档案管理工作，进行更加专业化的管理，进一步加快企业业务档案信息化建设，全面提升公司业务档案管理水平，这样才能更好地为公司服务，为公司提供各项生产、科研、经营以及管理活动方面的服务，为全面促进企业做大做强提供一份强有力的保障。

　　郑丽捷