高效工作简单15招

　　1.整理桌面

　　凌乱的工作空间：凌乱的环境或许会促发创造力，却不利于提高工作效率。“人们倾向于关注新奇的东西，”神经领导力研究所（Neuro Leadership Institute）研究主管、Two Awesome Hours一书作者约什·戴维斯（Josh Davis）说。将文档置于显眼位置，可以提醒你还有哪些工作未完成；一本新书，则时刻诱惑你搁下工作。即使你对办公空间是否凌乱毫不在意，它却无时无刻在干扰你的注意力。

　　整洁的办公空间：根据《哈佛商业评论》的一份新研究，在整洁的办公室工作，人们更能持之以恒，且更少感到挫败和疲倦。这份研究发现，整洁的办公桌有助于人们长时间坚持做一项任务。“凌乱的工作环境或许能让人放松，但却是提高工作效率的巨大障碍，”天普大学（Temple University）福克斯商学院教授、该研究的合著者格雷斯·切尔（Grace Chae）说。

　　2.妥善利用20%的工作时间

　　不管每天多么忙碌，确保腾出90分钟的时间——一天工作时间（8个小时）的20%——做最重要的任务。“就算你浪费了80%的工作时间，只要在重点任务上花了90分钟，你还是可以取得巨大进步的，”效率教练金伯利·迈德洛克（Kimberly Medlock）说。

　　3.适度减少工作时间

　　你以为工作时间越长，做的工作越多？斯坦福教授约翰·潘凯弗尔（John Pencavel）检视了一战期间工人的数据，于去年发表一份研究称，在49小时以内，每周工作产出与时间成正比。超过49小时，则工作时间越长，效率越低——每周工作时间达70个小时的人与56个小时的人生产力相等。

　　4.关掉手机

　　你或许会觉得忽略手机就好了，但除非完全关闭，否则手机都是个巨大的干扰。今年刊登于《实验心理学期刊：人们的感知和表现》（Journal of Experimental Psychology：Human Perception and Performance）的一份报告中，佛罗里达州立大学研究人员发现，即使手机响时不去看它，声响也会分散你的注意力。

　　5.设置邮件提醒

　　等重要信息时，如何避免不分神？看《善用社交媒体》（Work Smarter With Social Media）一书作者亚历山德拉·塞缪尔（Alexandra Samuel）是如何做到的：

　　1.快速搜索谷歌，找到手机供应商的邮件转换文本格式。比如，供应商Verizon是@vtext.com，所以，如果你的手机号码是555-123-4567，你的邮箱地址就是5551234567@vtext.com。

　　2.利用该邮箱地址，设置某个发件人的邮件自动转换成短信的功能（比如，若是Outlook，在Tools工具栏下找到Rules）。

　　3.关闭收件箱，忽略邮件，将注意力集中在手头更重要的事情上。重要信息来时，手机会发出短信提醒。

　　6.干擅长的事

　　人们干擅长的事比较有效率，困难的任务则很可能会妨碍进度。可以的话，将自己不擅长的任务分配出去，集中精力干所谓的“高价值活动”。“高价值活动是让你利用自己的优势，创造影响或变化，”《高产的七大秘诀：克服拖延症、完美主义和写作障碍的权威指南》（The Seven Secrets of the Prolific：The Definitive Guide to Overcoming Procrastination，Perfectionism，and Writer’s Block）一书作者希拉里·瑞特格（Hillary Retting）说，“高价值活动还会让你对任务更明确，为其他事空出时间。”将不擅长的事分配给他人还有助于创建社区：毕竟，有可能是吾之砒霜，彼之蜜糖。

　　7.高效率开会

　　充分利用小组讨论的三种方法：

　　1.制定计划

　　许多会议都没有具体议程，但其实，走进会议室时，清楚会议的目标是很重要的。“缩短会议时间，将讨论话题限制在3个或以下，”佩斯大学鲁宾商学院管理学教授艾伦·艾斯纳（Alan Eisner）说，“随后，根据议程发出会议记录，让每个人知道该做什么。”

　　2.清除干扰

　　将与议程不相关的想法放到“创意停车场”。“人们总是提出重要却与会议毫不相关的想法，”《简单破坏：根除危害工作场所每日行为的现代手册》（Simple Sabotage：A Modern Field Manual for Detecting&Rooting Out Everyday Behaviors That Undermine Your Workplace）一书合著者凯利·格林（Cary Greene）说，“把这些想法记下来，不要丢掉。”别让停车场变成一个黑洞：会议结束之后，即刻分配后续步骤。

　　3.定时运动

　　步行会议变得越来越流行，但要取得类似的效果，不一定非得走路。定个闹钟，30或45分钟后闹钟响时，让每个人站起来动一动。“你可以站起来，带动团队一起摇摆，这能让大家放松下来，”工作场所心理学家卡丽莎·塞克（Karissa Thacker）说，“定期运动对我们很有帮助，包括提高我们的注意力。”

　　8.休息后再战

　　这或许难以说服老板，不过，密歇根大学的研究人员确实发现，白天小睡有利于抑制冲动行为、提高耐挫能力。研究还发现，喜欢在办公室打瞌睡的人可能会更高效。

　　9.当心这些生产力杀手

　　要避免干扰，首先得识别干扰项。

　　根据凯业必达招聘网站（Career Builder）2015年一份调查，我们列出了办公室五大注意力杀手：

　　1.手机发短信

　　2.网络

　　3.八卦

　　4.社交媒体

　　5.邮件

　　10.分清优先次序

　　要完成更多工作，必须注意每日的选择，Gotham Organizers分类整理公司创始人丽莎·扎斯洛（Lisa Zaslow）如是说：

　　1.跟着理智走

　　“我们不可能整天都高效工作，”扎斯洛说，“感觉最在状态时，我会集中精神干重要的事，比如写作；感到疲倦或迷惑时，我会做一些不怎么需要动脑的工作，比如处理邮件。”

　　2.战略性拖延是必要的

　　“为了做紧急或有意义的工作，必须搁下某些任务，”她说。比如，每周只开一次邮箱——这年代，紧急的事情都不会通过书信联系了。某些组织者会建议你快速清理手头文件，扎斯洛则不以为然。将不急的事情暂时搁一边也无所谓，她说。

　　11.保证适度的睡眠

　　大家都知道，高效工作的前提是充足的睡眠，但事实上，睡太多也不利于提高效率。芬兰职业健康研究所（Finnish Institute of Occupational Health）的研究人员花费七年时间，对3，760个人的睡眠和工作习惯进行了分析，发现睡眠不足和睡眠过度的人请病假的比例均高于正常水平。

　　12.寻找阳光

　　观景办公室听起来容易让人走神，但实际上，靠近阳光有利于提高生产力。加州能源委员会一份研究发现，坐在窗边工作的员工表现更好，处理电话的速度快了6%至12%，此外，在与心理功能和记忆回顾相关的测试中，表现比其他员工要好10%至25%。

　　13.想激发员工的积极性？人性化。

　　清晰设定期望值和定期给予正反馈，以激发员工的积极性。根据盖洛普一份新研究，善于激励员工的公司人员流动率低了65%，生产力提高了21%，客户满意度也提高了10%。

　　14.善于抱怨

　　前提是，要用对方法。抱怨的同时，要提出可改善问题的想法。“从对策的角度切入，能降低人们对问题及责任人的关注，”管理学教授罗塞尔·约翰逊（Russell Johnson）说，“这会引起愉悦的情绪，而不是导致心理疲劳的负面情绪。”

　　15.多运动

　　锻炼不仅能改善健康，还有助于提高生产力。不用累死累活地做高强度Cross-Fit健身训练，慢跑就够了。新西兰奥塔哥大学研究人员发现，每天20分钟的跑步能让实验室小白鼠更快、更高效地完成测试任务。

　　文/Stephanie Vozza

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