浅谈现阶段机关单位档案信息化工作中存在的问题和对策

　　摘要：随着社会进步，信息技术的不断更新，档案也逐渐信息化，现代科学技术在机关单位档案中的应用越来越广泛，呈现机关单位档案的信息化。如何提高机关单位档案的信息化的管理水平，更好地的利用信息化技术对机关单位档案高效的管理，是当前档案信息化工作所面临的重大难题。在我国《档案法》颁布实施以来，事业单位对档案的管理逐渐走向了科学、规范、标准的发展，更好地提升了档案管理水平，发挥了档案信息资源的高效利用，使档案信息化工作步入新的历程。

　　关键词：机关单位；档案；信息化管理

　　档案是个人、组织或机关在社会中直接的活动表现，它以各种体裁来表现出备查者的历史记录，是了解一个组织和个人具体情况的重要材料。是呈现历史真实面貌的重要文献，随着电子信息全球化，档案的管理已经应用了电子信息技术，使得档案已经开始趋于信息化，档案保管人员在信息化档案管理中如何利用丰富的档案信息资源服务于社会，是现阶段机关事业单位档案管理部门的一项非常重要的工作，下文就现阶段机关单位档案信息化工作中存在的问题进行讨论，为档案信息化工作中的问题寻找解决的对策。

　　一、机关单位档案信息化工作中存在的问题

　　1、机关单位领导对档案信息化工作不够重视

　　在机关单位中，首先因为领导对档案管理工作不够重视，所有档案一般都是由兼职人员代管，一些人员对档案工作未经过上岗培训，根本不懂档案如何管理，加上档案管理人员工作责任心不强，对领导分管的兼职工作不重视，这就导致档案工作在信息化时代无法正常运转。

　　2、机关单位档案信息化工作人员频繁更换

　　在机关单位中人员的流失和岗位的调换十分的频繁，过去人们从事的工作就相当自己的铁饭碗，一干就是几十年或者终身都只干档案工作，而现代人对一份工作只干一两年或者几个月，在档案工作上奋斗近十年的人简直寥寥无几，另一方面，档案管理工作需要业务能力非常强和相关计算机专业的人士去完成，没有时间的积累是达不到管理要求的，由于这种社会现象导致档案管理信息化工作仍然停滞不前。

　　3、档案信息化工作投入的资金和设备不足

　　档案管理工作资金投入严重不足，已成为社会的一种普遍现象，这就造成了档案工作进展的严重差异，资金投入少、设备陈旧、档案数据库少、档案材料收集不全面、档案安全就会受到威胁、这对信息化档案管理工作的发展有严重的阻碍作用，所以，很多单位的档案管理工作根本无法正常实施。档案信息化管理工作也只能在纸上谈兵。

　　4、档案主管部门对机关单位档案信息化指导较弱

　　档案信息化管理随着信息技术的普及不断地趋于完善，但是很多档案管理人员业务能力不是很强，对信息化技术的重视程度不高，对现代信息化档案的管理也比较陌生，这在一定层次上影响了机关单位档案的信息化管理水平。

　　5、对机关单位档案信息化建设缺乏长远规划和统一的标准

　　信息化管理部门只会对自己档案信息化工作进行简单的规划，但没有一个严格的实施标准，国家档案信息局推出的法律规定，明确指出档案信息化工作要认真规划、科学发展、严明标准。因此，在档案信息化管理必须做到规范化、标准化，同时在信息化档案的管理中也要实行监督和指引，让机关单位重视这项工作。认真按照标准去实施，这样才能使机关单位档案信息化的工作能够有效开展。

　　二、应对机关单位档案信息化工作存在问题的对策

　　面对机关单位档案工作中存在的问题，我们研究发现，导致问题出现的原因有很多，现在我们就抓住问题的关键点进行突破，从而使档案信息化工作得到长远的发展。

　　1、建立良好的可行性目标，提高档案信息化管理水平

　　做任何事都要有一个明确的目标，这样才能对事情的发展起到指导性作用，档案信息化管理工作同样也要建立一个适合自己发展的目标，建立目标时，一定要全方面的去考虑，要做到档案信息化管理目标的切实可行。同时在实施管理的过程中，一定要突显出权威性，建立严格的奖罚制度，设立专门的监督小组，让管理人员对这项工作从心底上重视起来，同时建立完善的管理工作考核制度和质量评价标准，这样有利于提高档案管理工作的规范化、制度化、科学化管理。从而提高档案信息化的管理水平。

　　2、完善管理配套设施，加大资金的投入

　　要想具有良好的档案管理水平，就必须加强硬件设备的配套，在信息化档案管理中，对硬件设施的要求越来越严格，因此，加强和完善硬件设施的配套和资金的投入有利于管理工作的顺利开展，从而提高档案管理效率。

　　3、不断加强对档案工作人员的培训

　　科技的进步将我们的工作方式从纸质为载体转化成了以媒介为载体的信息化档案管理，因为信息技术在不断地更新，这就要求我们要不断地提升自己的业务能力，是自己的能力适应时代的发展要求，机关单位在招聘人才时同样要注重人才的引进和培养，这样才可能是员工的业务能力越来越强，达到档案信息化管理的要求。

　　4、制定档案信息化长远规划和统一标准

　　在档案信息化的总体规划中，我们不仅要明确发展战略，结合自身实际情况，深入科学研究与实验论证，为档案信息化管理工作制定一个长远的规划以及近期目标，逐步形成信息化管理模式，推动档案信息化的和谐发展。档案管理人员在长远的规划下，要不断适应社会的快速发展，不断创新学习新的理论，并且加强自己网络知识，积极地投入到档案的信息化管理中，不断提升档案信息化的管理水平。

　　三、结束语：

　　虽然当前社会我国的档案信息化管理还存在着不少问题，这就要求机关单位对档案部门加大监管力度，从机关单位自身重视档案信息化管理工作，同时，为档案部门配备专业的档案管理人员，加大资金的投入，在社会经济不断地发展下，档案工作必须更上时代的发展潮流，紧密结合先进的档案管理工作需求和需要，结合本机关的实际情况，积极地投入到档案信息化管理工作中去，发挥自己的专业优势，从而提高档案的信息化管理水平，促进本单位档案事业的快速发展。

　　参考文献：

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　　[3]王伟.加强电子文件管理推动机关档案信息化建设[J].山东档案.2013(01).

　　潘冬梅