浅议事业单位档案管理信息化建设的“五个基础”

　　摘 要：事业单位档案信息化的程度反映了事业单位档案管理的水平，加强事业单位档案管理信息化建设具有极其重要的意义。计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机，事业单位档案管理信息化建设是新时代档案管理追求的目标。做好事业单位档案信息化管理，可以提高档案的服务水平和实行网络化管理的有效途径。但在档案信息化建设的工作中，还存在着一些问题。文章从分析事业单位档案管理信息化建设中存在的问题入手，提出了做好档案管理信息化建设的“五个基础”。

　　关键词：事业单位 档案管理 信息化建设“五个基础”

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）10-0011-02

　　随着信息化时代的发展，档案信息化和档案信息化建设，已经成为事业单位档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。事业单位实现档案管理的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高事业单位档案管理的效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询，可以利用网络进行快速传递，从而提高事业单位档案管理的利用效率，降低档案管理成本。

　　档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和档案信息化建设势在必行。事业单位档案信息化的程度反映了事业单位档案管理的水平，加强事业单位档案管理信息化建设具有极其重要的意义。事业单位档案管理信息化建设是新时代档案管理追求的目标，计算机信息技术的高速发展是事业单位档案信息化管理的契机，做好事业单位档案信息化管理，可以提高档案的服务水平和档案工作中的素质以及实行网络化管理的有效途径。但在档案信息化建设的工作中，还存在着一些问题。文章从分析事业单位档案管理信息化建设中存在的问题入手，提出了做好档案管理信息化建设的“五个基础”。

　　一、事业单位档案管理中存在的问题

　　1.事业单位档案信息化管理工作重视不够

　　事业单位档案信息化管理的工作，不是一个受人关注的工作，它无法直接为事业单位创造效益。由于事业单位的工作有它自己的重点业务工作，从而忽视了事业单位的档案管理和档案信息化工作。一部分事业单位领导和档案管理人员对档案信息化工作的重要性认识不足，对档案信息化管理的重视程度不够，档案信息化管理意识不强，没有对档案信息化管理所必需的人、财、物加以足够的保障。究其原因主要是事业单位的领导干部忽视了档案信息化管理工作；其次是档案管理人员对档案信息化管理工作的轻视，没有真正按照档案信息化管理的规定做好档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

　　2.事业单位档案信息化管理的制度没有健全

　　对于事业单位开展的业务来说，档案管理不能为事业单位带来明显的效益，从而就忽视了对档案的管理和档案信息化建设的开展，又不愿意加大对档案管理设备的投资，疏于了对档案的管理和档案信息化建设，没有建立健全档案管理和档案信息化建设的各种规章制度。对于档案信息化建设没有很好地开展，有的虽然有开展，但档案信息化管理工作的规章制度不够规范，严重影响了档案信息化管理工作的质量和效果。

　　3.档案信息化管理人员的素质不高

　　档案信息化管理，需要档案管理人员具备较强的业务素质和相关的能力。有的事业单位没有设置专职的档案管理人员，档案管理人员兼职较多，有的身兼数职，没有设立专门的档案信息化管理人员，也没有经过档案业务知识和档案信息化的专门知识培训，档案管理的工作缺乏专业的知识，缺乏档案信息化管理的工作实践，对档案信息化管理的归档范围和要求不清楚，不懂得档案信息化管理的基本操作规程，等等；严重制约了事业单位档案信息化管理的工作效率和档案信息化建设。

　　4.档案信息化管理的安全工作和开发利用不够

　　随着信息化工作的逐步迈进，很多单位尝试到了信息化建设的甜头，从而大力地推进档案信息化手段的应用，然而有的事业单位没有很好地开展档案信息化管理工作，有的虽然开展了档案信息化管理的建设，但没有重视档案信息化管理的安全工作。有的没有运用“防火墙”技术，导致非法访问或病毒入侵。有的档案信息化管理工作没有开展，更谈不上档案信息化的开发利用，有的虽然进行了档案信息化建设，但没有很好开展档案信息化的合理开发利用。

　　5.档案信息化管理的设备条件较差

　　事业单位档案管理和保管的条件较差，影响了档案信息化管理的安全。有的事业单位没有配备专门的库房，有的事业单位没有配备专门的档案信息化管理的计算机，一机多用。档案信息化管理的软件、硬件建设配备不够，档案信息化管理的网络设施较差，有的事业单位对档案信息化管理工作达不到安全管理的要求，没有很好地配备网络安全管理的必要软件设备。

　　二、做好事业单位信息化管理，需要夯实“五个基础”

　　1.单位领导重视是档案信息化的首要基础

　　事业单位档案信息化管理必须要领导的高度重视，才能做好本单位档案信息化的管理工作，领导重视这是档案信息化管理的首要基础。档案信息化管理工作做好了，一方面为事业单位领导及管理人员及时了解事业单位的整体业务状况，适时调整业务管理策略提供准确依据；另一方面有利于社会各方准确认定事业单位的业务成果，为事业单位与各有关方面进行有益合作交流奠定了坚实的基础。事业单位领导要认真学习档案信息化管理的有关规定，重视本单位的档案信息化管理工作。领导者信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度，身体力行地到档案信息化管理的第一线，对档案信息化管理工作及时提出意见；在资金、设备、人才等方面予以充分投入，把档案信息化管理纳入工作计划和考核范围；经常过问此项工作，了解档案信息化管理工作的情况，提出要求，指导档案信息化管理人员依法开展工作，帮助解决档案信息化管理工作中存在的实际困难，从而推动档案信息化管理工作向深度迈进。

　　2.建立健全档案信息化管理制度是规范化管理的基础

　　根据国家档案管理法律法规的要求，各事业单位必须加强对本单位档案管理工作的领导，建立档案管理的立卷、归档、保管、查阅和销毁等档案管理制度，保证事业单位档案的妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。建立健全档案信息化管理制度是规范化管理的基础，使事业单位档案管理规范化。应当根据我国《档案法》、《电子档案管理办法》等法律法规和有关档案信息化管理的规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案信息化管理的制度。如《事业单位档案信息化管理工作人员职责》、《事业单位档案信息化查阅利用制度》等，制定事业单位档案信息化资料的收集、整理、归档、保存、备份、利用和档案信息化管理的安全措施。使档案信息化管理工作有章可循，促进档案信息化管理工作的规范化。

　　3.加强档案信息化管理人员业务培训是做好信息化管理的前提基础

　　档案信息化管理人员是做好档案信息化建设的必备要素，要提高他们对档案信息化管理的政治素养和业务素质，就要对他们进行专门的业务培训教育，这是做好档案信息化管理的前提基础。档案信息化管理人员既要有丰富的档案管理知识和档案信息化管理水平，又要有档案管理的事业心和责任心。在档案信息化管理人员的培训中，一方面要加强对他们责任心和事业心的培训教育，使档案信息化管理人员有很强的责任感与事业心，做到爱岗敬业，坚持原则。另一方面，要对档案信息化管理人员进行科学化、专业化的培训，提高档案信息化管理人员的档案管理业务知识和档案信息化管理水平。有计划地开展档案信息化管理人员的业务培训，可以通过专业培训、继续教育、进修学习等培训，全面提高档案信息化管理人员的业务素质。

　　4.强化档案信息化安全管理是保护档案数据、安全运行和开发利用的基础

　　事业单位在档案信息化管理中，首先要依照“电子档案管理办法”、“电子文件管理办法”、“电子公文归档管理办法”、“档案与电子文件登记备份工作规范”等电子档案管理的有关规定，做好电子档案的收集、整理、归档和备份等基础性的工作；再次要做好档案信息化管理的安全包括档案管理系统软硬件自身的安全，还包括档案信息传播的安全，即信息不被许可的人知晓、获得。按照《浙江省档案信息化系统安全管理暂行办法》的规定，做好档案信息化管理的安全。从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，并做好数据备份工作。还要做好计算机系统的安全性、稳定性的工作，如计算机病毒的防范等问题，确保档案信息化的正常运行和档案的开发利用。

　　5.加大投入档案管理设备是档案信息化物质保障的基础

　　档案管理信息化必须要有良好的档案管理设施，这是顺利开展档案信息化管理工作的物质保障基础。事业单位要做好档案信息化管理，需要在单位领导的重视下和上级有关部门的支持下，加大档案信息化管理的设备投入，配好本单位专门的档案信息化管理库房，配备专门管理信息化档案的计算机、磁盘、硬盘、光盘等硬件和系统管理软件等必需的信息化档案管理设备。为保证事业单位档案信息化管理和开发利用工作，打下良好的物质基础，从而推动事业单位档案信息化管理工作的顺利进行，促进事业单位档案信息化管理向前发展。

　　结束语

　　综上所述，文章从分析事业单位档案管理信息化建设中存在的问题入手，提出了做好档案管理信息化建设的“五个基础”。使我们更加清楚的认识到，随着全球信息化的不断推进，给事业单位档案信息化管理带来了新的挑战。因此，要促进事业单位档案信息化建设，不仅要从事业单位档案信息化管理制度上不断建立健全和更新，更重要的是要根据事业单位的发展趋势，在人、财、物的保障和档案信息化管理的观念上不断的更新，积极探索事业单位档案信息化管理模式，科学规范事业单位档案信息化管理，与时俱进，适应新形势的需要，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案信息化管理思想和观念，开创事业单位档案信息化管理工作的新局面，为实现档案信息化管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献，以档案管理信息化建设促进事业单位管理的科学化和高效化。

　　参考文献

　　[1]潘永红.档案信息化建设问题探析[J].黑龙江档案.2011（5）.

　　[2]翟惜瑞.档案管理信息化建设的现状及其对策.[J].兰台内外.2014（1）.

　　[3]吴春娥.浅谈如何做好医院档案的信息化管理.[J].黑龙江档案.2014（1）.

　　[4]浙江省档案局.档案与电子文件登记备份工作-资料汇编.[M].2013.

　　郭贤彬

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