浅谈学校档案管理工作

　　摘 要：学校的档案是一所学校教职工从事教育活动、学生的日常管理以及学生的日常学习活动中形成了一种就有一定价值的需要定时保存的原始记录。对这些内容进行管理，体现了学校在不同的发展阶段以及其他的一些事物的状态。做好学校的档案管理工作对于全面而有效的开展学校建设和教学研究有着积极的作用。但是在实际的档案管理过程中还存在着较多的问题，需要我们及时的采取措施将其解决。本文主要对学校档案管理的作用进行了分析，并对其中存在的问题进行探讨，最终提出了相应解决对策，希望本次研究对更好的开展这项研究有一定的帮助。

　　关键词：学校管理 档案管理 存在问题 解决对策

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）10-0036-02

　　一、学校档案管理工作的作用

　　1.学校的档案是学校党政管理、教学管理和学生管理的重要凭证

　　一个完善的学校档案包括学校建设和发展过程中，各项管理活动、教学、科研活动中所形成的各种原始记录、凭证和报表等内容，然后通过对这些材料和报表进行科学的整理将其集中起来综合在一个档案室内，成为学校的一种重要的有价值的信息资源，为学校开展各种活动提供一定的参考和借鉴，使学校的各种管理工作能够顺利的开展和进行，保证学校、学生和教职工的各项权益依法得到保护。

　　2.学校档案是学校人才培养水平评估的重要依据

　　人才培养水平评估说白了就是对学校的办学质量进行全面的考核，该学校的教学资源和教学质量的一次全面评价和考核，体现出学校人才培养的水平和现状，这就需要全面的档案材料作为主要的支撑。

　　3.学校档案是编写校史和进行德育教育的基础

　　学校在创建和发展过程中，会形成大量的珍贵材料，这些材料是学校发展和创建的见证，记录了学校的发展历程。在学生的发展过程中，这些档案材料编写校史或者利用其中的文献和数据等多种题材对学生开展德育教育，让学生能够全面的了解学生整个发展过程，能够直观的去看待和评价学校，激发学生对学校的感情，努力为学校的建设添砖加瓦。

　　二、学校档案管理工作存在的问题

　　1.档案意识淡薄，档案管理工作没有放在主要的位置上

　　目前，就很多学校的档案管理工作而言，很多学校的管理者对档案管理的重要性认识不足，还没有清楚的意识到档案对教育事业的促进作用。很多学校将档案管理工作作为学校的保密工作，认为档案工作是一个保密的行业，同时很多管理者自身对档案管理的重要性认识不足，对档案工作的内容和性质没有充分的进行了解，也不能按照一定的方法和原则开展档案研究，导致学校的档案管理工作长期处于一种无人管理的状态下。

　　2.档案管理方式落后，影响了工作效率

　　目前，很多学校的档案管理部门的管理方式和管理手段都比较落后，尤其是很多专科类的学校，很多还采用手工的方式开展工作。在档案整理、收集和归档过程中没有对内容进行适当的调整和编写。在档案管理过程中采用这种人工的操作方式不仅浪费了大量的劳动力，而且工作的效率还不高，严重影响到了工作的进度。

　　3.档案保管条件差，硬件设备不达标

　　很多学校的档案室还不具备现代化的办公设备，甚至连最基本的防火、防潮和防霉等条件的要求都达不到，档案材料没有做做到及时的归档，档案材料随处摆放，造成了极大的不便利性。档案保管设备不齐全部规范的现象十分明显，严重影响到了档案的使用效果和应用的价值。

　　4.学校的档案是衡量学校综合管理水平和教学质量的重要标志

　　学校在建设和发展过程中，学校的收集到的各种档案和材料是综合反映学校各项实际管理工作和学校各个职能部门实际工作的主要体现，这些材料和数据是学校发展过程中逐渐形成和积累起来。其中内容组要包括了学校在开展教学过程中的各种教学大纲，教学的计划、专业建设和课程改革以及对学校的教学质量的总结，同时档案中的很多内容也是包括了学校教材以及学生学籍、学习成绩和奖励的材料，这些材料都是学校发展过程中逐渐行程的结晶和汗水，直接反应了学校发展过程中办学水平和教学质量，具有一定的价值和意义。

　　三、做好学校档案管理工作的主要措施

　　1.加强学校档案的组织管理

　　首先，在学校领导部门成立档案管理工作小组，对学校的档案进行定期的鉴定和销毁处理；其次，招聘那些专业素质较高，责任性较强的档案管理人员从事档案管理工作；最后，利用学校的局域网络建立科学的档案管理系统，明确各个方的责任和义务，一级一级的开展档案管理工作，从而保证档案管理工作能够落实到实处，做出成效。

　　2.强化学校档案管理制度的建设

　　任何档案的管理都需要按照相应的制度和法律规范进行，可以说按照国家的法律法规开展档案管理工作是保证保证档案管理工作正常有效开展的重要手段和途径。这就要求学校的档案管理人员要增强档案管理的法律意识，对相应的法律法规和制度进行全面的分析和理解，熟悉档案管理工作的每一个流程，认真学习国家关于档案管理的法律和法规等一系列法规着制度，根据学校的实际情况对本校的档案管理工作制定合理的管理制度和工作发展规划，配备的档案工作所需要的各种现代办公设备，建立健全档案管理工作的各项规章和制度，保证档案管理工作做到有章可循、有据可依。

　　3.加快档案信息资源以及数据库和网络系统的建设

　　档案室作为当档案保存管理的重要途径，需要将其建设成为学校信息系统的一个重要节点，这也就需要档案管理人人员改变以往的管理方式，逐渐对档案室进行分类和编目，然后逐渐过渡到使用现代化办公设备储存档案数据，最终建立起属于学校内部的档案管理数据库，在建设档案数据库过程中，还应该考虑到网络技术的有效融合，通过网络技术的有效融合，将学校就有特色的档案信息提供给学校的各个部门，最终真正意义的实现了学校的档案资源共享。

　　4.加强学校档案的利用和开发

　　首先，对档案的信息进行深层次的开发，学校的档案室中的各种档案材料中不乏有很多局域研究价值的数据信息和报告，这些档案材料对于提高学校的管理质量，提高学校的办学质量和教学水平有着重要的参考价值。对于这些有价值的信息，应该及时的将其扫描到学校的档案数据库中，利用现代电子技术和通讯技术制作成光盘或者网页，通过学校的校园网供教职工和社会研究人员参考和利用。再有就是要加强编研给工作，提高编研材料的质量，编研是一项具有较高层次的信息开发工作，这种工作主要是为了学校的教师和学生提供帮助。这就要求编研人员及时的改变传统的思路，将教学和教育有关的材料进行整合和汇编，然后出版发行，更大范围的服务师生。

　　结语

　　综上所述，在学校建设和发展过程中，作为档案本身，其是沟通历史和未来的纽带和桥梁，是连接社会和个人的纽带。随着教育和教学体制不断进行改革和发展，教育事业不断兴旺发展对档案管理提出了更高的要求，对于档案管理过程中存在不足需要我们认真的对待和分析，及时的采取措施对档案管理工作中存在的不足进行完善，从而不断提高学校档案管理的质量和水平，更好的为学校的发展和建设工作服务。

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　　林岩

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