谈对如何搞好档案管理问题的探讨

　　摘 要： 改革开放以来，我国企业的人事档案管理发生了很大的变化。如何改善管理质量，就要认识到存在的问题，寻求解决的对策。文章在分析人事档案存在问题和原因的基础上，提出了几点完善措施。

　　关键词：人事 档案 管理措施

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）10-0018-01

　　一、档案管理存在的问题

　　随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，企业人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，已不能适应现代社会发展的需要，亟待人们加以解决。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有：

　　1.面对电子档案的冲击，纸质档案应尽快接轨

　　在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然而电子档案的产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此绝对不可忽视传统档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案和纸质档案尽快接轨。

　　2.人事档案收集工作力度不够

　　由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面，有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

　　3.人档分离的情况愈加严重

　　随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。

　　4.企业人事档案材料内容质量不高

　　由于上述原因，当前企业许多人的人事档案质量不高，缺乏利用价值，其人事档案材料空洞的、形式的多，细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多，定量描述少；或者只讲优点，避免缺点；内容空乏，个人总结和组织意见尽是套话，无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。

　　二、档案管理问题形成的原因

　　1.转递方式不符合规定

　　企业职工因调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等原因与单位解除劳动关系的应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新工作单位或同级人力资源和社会保障档案托管部门进行统一管理”的要求，有些企业擅自将档案交给个人由个人携带档案的作法必须加以纠正。

　　2.整理不规范

　　整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，在《干部档案整理工作细则》中曾明确要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。同样，对于企业人事档案工作来说也应如此。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案随已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。

　　3.企业员工人事档案意识淡薄

　　有一部分企业员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视，认为人事档案是“身外之物”，可有可无，要用时想到、不用时不要，认为人事档案根本不影响自己的发展，有意无意地就遗弃了档案。中新网曾经公布了一项调查数据：在2068名被调查者中，认为“工作中注重的是能力，档案没用”的占到被调查者人数的49.03%，另有12.33%的人表示“无所谓”，只有38.64%的人认为“择业自由，但档案不能遗弃”。这些数据将目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前，机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进，但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的，这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。

　　三、企业完善人事档案管理的措施

　　1.提高档案管理人员的素质 《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性

　　2.注重人事档案材料收集 提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

　　3.健全制度，进一步规范档案资料管理 实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此各单位要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，对永久、长期保存的档案应定期向上级档案主管部门进行移交；再其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。

　　四、结语

　　综上所述，我们对我国档案服务的现状有了一个清楚的认识，对引起的原因也有了全新的分析，这就要求现代档案管理人员采取必要的措施加强档案的管理，可以从档案管理人员自身素质的提高入手，也可以通过采用现代的管理手段，新的管理技术以及档案资料的健全等方法来完善档案管理，提高档案管理的水平，提高其利用价值。

　　参考文献

　　[1]虞俊.利用信息化提高档案管理水平[J].信息与电脑（理论版），2011（05）.

　　[2]周静.提高档案管理的水平 实现知识管理[J].山西档案，2010（S1）.

　　王欣

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