电子档案与纸质档案的融合探析

　　摘要：档案是伴随人一生，对人一生行为和事迹的记录，更是一种具有重要参考价值和历史参考意义的一种凭证。它是原稿，是历史文献，具有不可替代的地位。伴随着社会的不断进步和发展，档案的发展趋势越发明显，纸质档案的弊端日益显露，电子档案作为一种新的档案形式存在于我国的档案管理系统当中。电子档案和纸质档案的相互促进和融合，为我国的档案管理带来更为科学的模式。本文就将针对电子档案和纸质档案的融合进行简单的分析与思考。

　　关键字：电子档案；纸质档案；融合

　　伴随着信息化程度的不断提高，在我国的档案管理当中，电子档案作为一种新的档案管理模式，填补了传统纸质档案的不足和弊端，不仅仅为我国的档案管理工作提供了一种更为科学有效地管理模式，还保障个人档案的安全，为个人档案的长时间保存和个人信息的进一步保护都带来了重要的意义和作用。

　　一、电子档案管理概况

　　（一）电子档案的概况

　　伴随着科学技术的不断发展，尤其是进入21世纪之后，现代化的信息产物已经将要替代以纸质为媒介的文件，并应用到了我国的多个领域当中。档案的管理也是如此。信息化、网络化、科学化、电子化也成为了档案管理未来发展的一个趋势。电子档案主要就是以代码的形式将信息存储与磁盘、光盘等载体之上，通过在计算机上存储并且利用互联网进行文件传送和传输的一种档案管理方式。

　　（二）电子档案的管理特点

　　任何一种新事物的产生，都会有优点和缺点并存，首先来说电子档案的优点：存储量大，信息可以长时间的进行保存，操作方便快捷，充分的实现资源共享，可以进行文件的传输和传送，并且所占有的空间极小。而它的缺点则在于：信息缺乏安全性、对设备的依赖程度较高，同时容易被修改，原始数据和信息得不到安全保障。

　　二、纸质档案管理概述

　　（一）纸质档案的概况

　　纸质档案相比较于电子档案来说，具有更加直观和简明的特点，也是我国传统的档案管理形式。纸质档案相比较点爱档案来说，书写简单，阅读方便，纸张记录的稳定性更是电子档案所无法取代的。当前我国大多数的单位都还保留着纸质档案的管理方式，利用纸张记录个人的信息，还有单位的一些原件需要印章、签字等形式进行确认，纸质档案就发挥了重要的意义和作用。

　　（二）纸质档案的管理特点

　　纸质档案和电子档案相比，最主要的有点就是书写起来非常容易，同时阅读也比较方便，存在着记录信息的稳定性，同时便于传递，造价低廉。而纸质档案的缺点也日益显露出来，比如保存所占有的空间较大，在保存的过程当中容易造成损坏和丢失，对个人档案的管理带来严重的影响。

　　三、电子档案与纸质档案的融合

　　（一）电子档案与纸质档案融合的必要性

　　1、电子档案管理促进了纸质档案管理的改革

　　对纸质档案管理的改革，在一定程度上是对传统档案管理形式的一种突破。首先电子档案的出现实现了档案管理一体化的进程，促进了档案管理更加的科学化和信息化。其次也实现了对传统档案管理的一种简化，更加有利于档案管理的科学化和简单化的实现。传统档案管理需要更多的人力和物力，占有更多的空间，对纸质档案的保存和保护也显得尤为复杂。而电子档案更好的保障了信息的存储，改变了纸质档案的管理弊端，更为科学的对信息进行了记录，是一种历史性的改革和突破。另外电子档案促进纸质档案管理的改革也可以体现在电子档案根据需要，建立起了档案管理的多维联系。只要在检索出输入档案的关键字，就可以找到对应的纸质档案，实现了对档案更为科学和安全的管理。

　　2、纸质档案管理可以帮助和促进电子档案管理的完善

　　电子档案管理在我国的档案管理系统当中还不够完善，所以需要纸质档案管理的促进和帮助，才能够更好的保障电子档案的顺利进行和完善。二者并不是冲突的，而是相互促进，取长补短，为我国的档案管理事业带来帮助和作用。两种管理方式的融合与并存，逐渐会形成一种相对完善的综合档案管理系统。

　　（二）电子档案与纸质档案融合的途径

　　1、互相借鉴、取长补短

　　纸质档案和电子档案都具有各自的优势，因此在档案管理工作当中要格外的重视二者之间的相互借鉴和融合，将优势进行结合，同时摒弃各自发展当中的不足，更好的对档案管理带来帮助。纸质档案具有书写简单，信息阅读和浏览一目了然的特点，对于签字和印章的生效具有重要的证据和历史意义，是纸质档案凭证性的重要体现。这些都是纸质档案在发展过程当中日益显露的优点，所以要继续的保持和利用，并且更好的与电子档案优势进行融合与并存。而电子档案由于其信息化程度较高，对于数据的保存更加的快捷，操作简单方便，同时也节省了保存空间，这些和纸质档案的优点进行结合，则可以更好的对我国的档案管理带来帮助。

　　2、采取“双套制”原则

　　所谓“双套制”，实际上就是对电子档案和纸质档案同时进行提交保存和存档，这样就像双保险一样对档案的管理带来安全保障。这也是近些年来档案管理者提出的对档案管理最新的方法和途径，一方面保障了档案信息的安全性和长久性，另外也可以体现出档案的凭证性，对于纸质档案的印章和签字凭证有了更完善的保障。当然各地都要结合自己的实际，有选择的进行“双套制”的选择，从而更好的节省人力物力，也更好的实现“双套制”本身的目的和作用，在最大程度上完善档案管理，为各地的档案管理事业的开展带来帮助，同时为档案的科学管理和安全带来保障。

　　结束语：

　　总之，我国的电子档案管理是纸质档案管理的升级和完善，电子档案管理是信息化的产物，也是未来档案管理的一种方式和形式。纸质档案和电子档案各自发挥其优势，摒弃和改善其不足，更好的进行融合与发展，才能够从根本上提升档案管理的质量，为我国的档案管理事业带来更多实质性的提升和跨越。

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　　崔静