房地产档案管理信息化建设

　　在传统的房地产档案管理中，主要以实物管理为主，随着信息技术的不断发展，档案管理信息化建设已经成为房地产档案管理的一项重要任务，特别是新的住房制度颁布实施以来，房地产档案的重要性进一步突显。该文就房地产档案管理中的信息化建设问题进行简要的阐述。

　　档案管理在房地产管理中具有非常重要的作用，可以为后期的工作提供详实的原始资料，也可以为一些重要的决策提供参考。但是，在传统的档案管理中，由于手段比较落后，效率比较低，因此，造成一些重要的信息丢失或遗漏。计算机信息技术的出现和迅速发展，为我们提高档案管理工作水平、全面收集有关信息、提高档案资料利用率提供了良好的契机和技术支撑。目前，信息技术已经逐步得到房地产行业档案管理部门的重视和开发利用，在当前形势下，充分认识加快实现房地产档案管理信息化建设的重要性，采取切实可行的措施搞好房地产档案管理已经成为房地产行业和有关部门的一个重要课题，同时，也是社会各界的强烈需求。

　　一、档案管理信息化建设的必要性

　　实现档案现代化管理能够为档案管理工作带来全新的转变：第一、档案系统实现了档案管理由传统管理方式向现代化管理方式的转变，实现了由封闭式管理向开放式管理的转变。第二、档案管理具有不同类型的档案管理规则、制度及标准以及应用，促进了档案管理的规范化、科学化，实现了档案向标准化、规范化管理的转变。第三、档案工作人员素质得到提高。在机关、企业档案系统的建设管事中，各种业务技能培训班的开展，各种现代信息技术的积极应用，使得企业档案工作人员的综合素质得到明显改善和提高。档案系统的建设是档案信息化管理系统的前提和基础，离开档案系统的建设，档案管理现代化就成为了无源之水、无本之木。

　　二、档案管理信息化建设的需求分析

　　系统用户分析档案管理系统建成后将面向房地产企业提供档案信息服务，从角色上来划分，系统用户包括领导、档案管理员、系统管理员、利用人员等，每类用户在系统中的具体角色由系统管理平台进行定义并进行相关权限的控制。

　　系统功能需求通过对用户需求的分析，档案管理系统应该包括档案收集、档案管理、档案利用、数据管理、系统管理等功能模块。

　　系统技术需求系统开发平台功能强大，采用组件化设计，组件之间松耦合，易用性、移植性强，组件的接口标准统一，可快速开发。系统所用各类基础软件采用国产软件。系统采用B/S架构，可跨平台运行（支持windows、Linus等平台），要求系统稳定、可靠、易升级、易维护、易扩展。系统对电子档案进行在线利用及管理，同时实现在线和利用介质进行档案的移交与接收，数据的导入、导出要有数据校验功能，确保导入、导出的数据准确性。

　　三、实现档案系统功能的思路

　　结合以上的分析，为了提高房地产档案管理水平，必须加快信息化建设的进程，在认识房地产档案信息化建设重要性的基础上，做好必要的基础性工作，利用当前先进的信息化技术，结合房地产档案管理的工作实际，设计出来一个信息化管理系统。为实现房地产档案管理系统的各项功能，提出以下思路：

　　打造人性化的工作软件平台在整个系统中，数据库是储存档案管理相关数据、运用数据进行操作的基础，要能够实现对录入数据的具体运算，也就是在系统收到录入的数据以后，能够合理地进行储存，该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第565期2014年第33期-----转载须注名来源自动进行数据的分发，按照一定的标准进行运算。随着计算机技术的不断发展，能够实现数据库基本功能的计算机语言很多，应该选择比较常用的计算机语言，为用户和管理者构建一个人性化、科学化、准确化的工作软件平台，并做好相关维护和升级工作。

　　档案管理系统基本体系信息化过程中主要做好两个方面的工作，一是要妥善保管原件，二是及时建立相应的档案数据库。原件是房地产档案的原始资料，是不能够被替代的，譬如：房产证既是档案数据的来源，也是房产身份的合法依据，具体工作中不能因为信息化的发展而忽视了对于原件的保存和管理工作。计算机系统为档案查阅、管理提供了便捷的手段，但是，不意味着因为信息化建设而替代对原件的保存和管理。

　　随着信息处理技术的不断发展以及计算机应用的日益普及和深入，企业信息化进程也不断加快。作为信息化前沿的档案部门，已经面临着信息爆炸和技术变革带来的强大压力，如何变被动为主动，适应社会发展的潮流已经成为档案部门不得不考虑的问题。随着时间的推移，档案工作者已经越来越深刻地认识到，利用新的理念、新的技术、新的方法来提升办公效率的重要性，正在努力通过信息化建设融入整个社会信息化的进程，逐步改变传统的办公模式并向无纸化、多用户超远程、综合性全方位集中式的现代管理模式发展，通过最先进的技术手段使文档管理、日常办公的效率得到最充分的体现，由此保持和提升档案部门的社会地位和价值。

　　（作者单位：阳光城集团股份有限公司）

　　娄李燕 文