如何做好会计电算化工作

　　会计电算化是以电子计算机的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，它是一个用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析、处理和判断的过程。会计电算化作为会计改革和发展的组成部分，与原手工记账相比，具有计算速度快、存储容量大、高度数据共享、检索查询速度快捷、制作报表容易、数据分析准确等特点。在市场经济环境日益复杂的形势下，会计电算化的应用能为企业提供及时、准确和完整的财务信息，增强了信息的决策有用性，提升了企业在市场中的核心竞争能力。

　　会计电算化的意义

　　保证了会计核算的及时性。减轻会计人员的工作强度，提高会计工作的效率和质量。电子计算机以极高速度处理会计数据，缩短了会计数据处理的周期，提高了会计数据的时效性，使会计信息能为企业提供更快的服务。大大地减轻了财务人员的工作量，提高工作效率，确保会计核算的及时性。

　　保证了会计核算的正确性。采用电子计算机进行会计核算，计算精度高，手工记账时由于重复登记工作较多，难免发生各种差错。使用电子计算机可以确保会计信息的正确性。

　　充分发挥会计的职能作用。会计职能，主要包括对经济活动的反映和监督。由于电子计算机能以极密集的方式存储会计信息，使反映过去和保持记忆的这种记录功能大大提高，可以随时向管理部门和其他部门提供丰富的会计信息。并使财务人员从传统的事前记帐、算帐、报帐中解脱出来，使财务人员有更多的时间进行财务分析、成本管理和财务管理，全面发挥会计在经济管理中的作用。

　　会计电算化能有效地防止造假作弊现象的发生。在使用过程中，根据工作性质设置相应权限，增设密码，相互牵制。财务人员只能使用，不能篡改其程序，确保会计信息系统真实、准确、安全、可靠。

　　推进会计工作标准化，规范化，科学化进程。加快信息传递，提高财务人员的反馈与控制能力。

　　会计电算化对会计工作的重要性

　　计算机在会计工作中的应用，使会计的核算方法和会计工作程序发生了新的变化，它们主要表现在以下几个方面：

　　会计信息系统处理数据的方法发生了改变。推动会计技术，方法，理论创新和观念更新，促进会计工作的进一步发展。计算机的应用改变了手工会计信息系统处理数据的方法。在手工条件下，会计核算工作由许多人共同完成。而使用计算机后，输入一张原始凭证，计算机就可以按预先设置功能自动进行记账、汇总、转账、编表等一系列工作。

　　会计信息的质量发生了改变。会计的信息质量从不同的角度诠释有不同的意义。从信息使用者的角度来理解，它是指多大程度满足信息使用者的需求；从会计工作人员的角度来理解，它是指符合会计准则或制度的程度。因此，我们可以用是否满足人们的需求和满足的程度大小来度量会计的信息质量，主要包括相关性、可靠性、真实性、及时性、可比性、有用性等。使用计算机后，提高了会计信息在上述几方面的质量。

　　会计档案的保管形式发生了改变，使用计算机后，会计档案将以光盘存放为主，纸质为辅的方式。两者在对环境、温度、湿度、防电磁干扰等保存技术条件方面，提出不同的要求，并且在对历史资料查询形式方面也发生了重大的变化。

　　加强内部控制制度。在电算化条件下，对于计算机的使用权限、输入原始数据的校验、数据处理的正确性、数据的储存等方面都要采用适当的控制措施，保证了会计信息的安全性。

　　财务人员岗位的职责划分明确，分工发生了改变。电算化系统下会计工作是由会计人员按照岗位不同分工合作共同操作完成。会计电算化后财务人员的工作基本可以分为会计主管、出纳、银行业务、档案的保管、审核等，所有的财务人员都要承担系统的管理与维护工作。在电算化环境下，信息的更改、传输不易被发现，所以会计主管要做好授权工作。各个岗位之间相互牵制，主管只对每个岗位授予相应的职权。每个软件使用者都有自己的操作号，每个操作号只能在相应的权限范围内作业。比如出纳不能同时还做记账和审核的工作，做审核的财务人员只能审核，不能修改会计信息，若审核过程发现问题应让相应的财务人员做修改。

　　加强财务数据的保密性。为保证财务资料的安全，以及财务数据的安全完整，企业在开展会计电算化工作时，应当设置系统进入密钥。比如通过设置进入口令、语音识别、指纹识别等，专人专机、专机专用。

　　如何做好会计电算化工作

　　强化会计电算化重要性的认识。首先，应强化企业领导支持会计电算化的自觉认识。企业领导要充分认识会计电算化的重要性，大力支持会计电算化的实施和运作。具体可采取的措施有：在本企业内部要设有专门负责会计电算化实施的主管领导，并对实施效果负责；根据本企业的实际情况和本地区的整体发展状况，制订本企业会计电算化实施的工作规划等。其次，企业财务人员在具体实施会计电算化的过程中，在确定系统目标与规模的基础上，要加强对手工系统的研究与分析，应编制实施计划和方案，对各个处理环节的权限和职责做出明确规划，以最小的成本，实现实施会计电算化的最大效益。

　　重视复合型的会计电算化人才培养。针对单位会计人员的特点和工作要求，科学地确定培训内容。在会计电算化的具体实施过程中，注重对财会人员计算机的技能培训，注重对计算机维护人员的财务知识培训。为了适应会计电算化工作的要求，企业要重视复合型的电算化会计人才的培养，造就一大批既精通计算机信息技术，又熟悉财务知识，能够将两者有机地结合起来，进行财务信息的加工和分析，满足各方对财务信息需求的复合型人才。

　　做好会计电算化环境下的基础管理工作。会计电算化基础工作主要指会计核算规程是否规范，基础数据是否准确、保存是否完整等。为了做好会计电算化的基础工作，首先，实施会计电算化的企业必须建立严格的内部管理制度，制定岗位责任管理制度、操作管理制度、维护管理制度、机房管理制度、档案管理制度、财务管理制度和计算机病毒的防治等制度；其次，要做好财务信息档案管理工作，包括数据输入输出的管理、备份数据的管理、存档数据的管理和保密规程等方面。也就是要求实行会计电算化后，应及时做好备份硬盘数据，并且每次备份至少两套，并且要在备份盘上注明形成档案的时间与操作员姓名，同时要分处、分人保管，以防意外事件导致整体资料系统的毁灭与不可恢复。还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的破坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。每年至少进行一次清除过期数据等工作。

　　严格执行操作中的授权行为。凡上机操作人员必须经过授权。根据其工作职责，给予不同的权限。设置登录密码，密码是限制操作权限、检查操作人员身份的一道防线，管理好每个人的密码，对整个系统的安全至关重要，因此，对操作密码要严格管理、实行定期更换。

　　由专门录入人员录入数据；数据输入前必须经过有关负责人审核批准；对输入数据进行校对；操作人员不仅要规范自己的操作范围，还要通过口令等方式阻止他人越权进入自己的操作范围；尽可能地限制跨期反过账、反结账等逆向操作行为；建立输出记录；建立输出文件及报告的签章制度；建立输出授权制度；建立数据传送的加密制度；系统管理岗位应保持相对稳定，若有变动应办理严格的交接手续，并取消相应授权。只有具有相应权限的人才能执行输出操作，并要登记操作记录。设专人保存上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容等并与软件中的“日志管理”相比较，监督操作日志。

　　改善和提高会计软件功能，向财务管理方面过渡。当前会计电算化应用中普遍存在以下问题：一是只能进行事后反映，仅仅停留在模仿替代手工核算阶段，无法进行科学决策、预测和事中控制；二是企业管理系统中，供应、销售、人事、财会等子系统相互分割，尚未形成有机联系的整个企业管理信息系统；三是会计信息系统提供的只是财务会计信息，因此必须加快会计电算化从核算型向管理型转变。要真正充分发挥会计电算化的优势，为单位管理服务，必须将会计电算化纳入管理信息系统，提高会计软件功能，向企业全面管理方向过渡。

　　（作者单位：中兴--沈阳商业大厦（集团）股份有限公司）

　　常春平

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