高职院校档案建设的探索与实践

　　【摘要】近些年我国经济与社会的发展极大的促进了高职院校的发展。据统计截止到2008年底，我国已经拥有1069所独立设置的高等职业学院，占到所有高等学院的60%，而生源占到42%。高职院校内专业设置众多，几乎涵盖了社会上所有的行业，高职院校的崛起为培养更加专业的应用型人才奠定基础。正因如此，加大对高职院校的档案建设工作是时代的必然要求。本文主要分析了当前高职院校档案工作中存在的问题，进而得出相应的改进措施。

　　【关键词】高等职业学院，档案建设，探索与实践

　　一、前言

　　为了满足当前快速发展的高职院校的教学与日常管理工作，加大对高职院校的档案建设工作，尽快使档案工作达到规范化的目的非常重要。基于此，我国高职院校的档案工作人员应该努力探索和实践，找到档案建设的新思路、新方法。

　　二、高职院校档案建设工作的现状以及存在的不足

　　我国的多数高职院校始建于上世纪八十年代，那时的高等职业学院人员少、规模小、档案简单，随着近些年国家对重点大学以及普通高等学院体制改革完成后，改革方向逐渐转向高职高专学院。而当前的高职高专学院多数是由原来的成人高校、中等专业技术学校改制合并组建升格而成，同时也产生了一些民办高职学院。就目前来看，高职院校的档案建设工作主要有以下三个方面的问题。

　　1.乱

　　由于当前的高职院校多数是由原来的多个学校合并而成，而原来的这些学校由于属于不同的行业部门，因而导致档案建设的重点、档案管理的主体以及规范要求都不尽相同，要想把这些属于不同部门的数量与种类都很繁杂的档案组合在一起，是一件很困难的事情。

　　2.杂

　　因为高职院校是由原来的成人教育学院、中等职业技术学校以及职工大学合并而成，因而原档案的设立方式以按照各学校、各专业、各隶属部门进行的，从内容上具体可分为教育教学档案、人事档案以及学生档案等，而人事档案又包含原始个人档案、教职工业务进修档案、教职工考核晋级档案、人事编制档案以及教职工奖惩档案等。而学生档案包括学生的实习、成绩、奖惩以及入学毕业分配档案等。若从时序上对档案进行分类可分为建校时期、文化大革命前、改革开放后、组建职业学院等档案。可见分类的方式以及种类是多么的杂乱。

　　3.低

　　所谓“低”只要是指由于以前的档案少、对档案管理工作不重视等原因使档案建设的档次较低、档案室设备简单，同时档案保管与借阅的条件差、保管环境不完善、相关设备落后等，完全跟不上时代的步伐。而从事档案工作的人员很多都是从原来中等职业学校出来的同志，他们并没有系统的档案管理的相关专业知识，只是走上工作岗位后边工作边学习，通过实践不断积累相关知识，因而要想加大档案建设的力度，必须加强对档案工作人员的培训工作。

　　三、对于高职院校档案规范化建设要勇于探索大胆实践

　　随着高职院校的快速发展，为了解决当前高等职业学院档案建设中存在的“杂、乱、低”问题，不断提升档案的管理水平，更好地服务于教育教学，我们应该在工作中勇于探索并积极大胆实践。

　　第一，领导要对档案管理工作充分重视，通过加强宏观指导以及统筹安排，落实相关工作。学院应该成立院长领导下的办公室来对档案建设相关工作具体负责，同时在具体建设中，按照统一部署、统一步骤、统一要求、分工负责的要求，按计划分步骤进行档案建设工作，把档案建设的计划与工作纳入到组建高职学院整体工作部署之中。

　　第二，依据普通高等学院档案管理工作的具体要求，结合本单位的实际工作情况制定出相应的档案管理工作规划，实现档案管理的规范化，同时加大对档案馆室的现代化建设力度，提高档案管理人员工作能力，最终使档案管理工作逐渐走向集中分类、规范手续、现代设备、严格管理、借阅方便快捷的方向，使档案工作最大限度的服务于学院的中心工作。

　　第三，依据普通高等学院档案管理的新标准规定，从新移交下来的档案，重新分为以下两类：其一，对原来的存在的档案进行重新分类组建并保存原貌，在此基础上进行装订编目建档封存，以便以后查阅；其二，在档案组建升格后，依据普通高等学院规定，应该重新建立新档案并与原档案结合在一起。

　　第四，通过参考普通高等学院档案管理工作条例，同时依据当前普通高等院校档案管理工作的具体要求以及本学院档案工作的实际情况来制定相关工作制度，以便充分发挥出档案的借阅、保管作用，同时要把制定好的工作制度通过张贴、上墙的方式加大宣传，以此来鼓动档案管理人员对档案工作制度的贯彻执行。

　　第五，加大对档案管理工作人员的业务培训。当前高职院校的档案呈现数量多、类别多、层次多的特点，需要大量的档案管理人员，而管理人员的知识基础参差不齐，业务能力差别大，因而为了切实提升档案工作人员的业务能力并提高工作效率，必须定期组织档案工作人员参加档案工作培训会，通过邀请档案工作专家来对培训人员讲述档案工作的现状并传授现代档案管理工作的技能，让档案工作人员在最短时间内快速掌握现代档案管理工作新技能，进而不断提升档案管理工作的服务质量。

　　第六，加大对档案工作人员的职业道德修养的培训。通过在档案工作人员之间开展学习实践科学发展观并让其快速领会其精神实质来不断提升档案工作人员与时俱进的工作意识、主动为教育教学服务的意识、对档案的保密意识、学习新技能的意识、在工作中尽职尽责的意识以及为推动高职学院档案建设工作进入新阶段的奉献意识。

　　四、结束语

　　总之，高职院校的档案相关工作人员应该拥有积极奋进的创新精神和迎难而上的拼搏精神，依据高职院校的档案建设的具体规定，紧跟时代步伐，通过勤奋学习以及不懈努力，一定能够彻底改变在学院刚组建时的各类工作的混乱局面，最终实现档案建设工作走向规范化、标准化、现代化。

　　参考文献

　　[1]谢景权，韩冰.在学籍管理中贯彻以人为本原则的探讨[J].无锡职业技术学院学报2005年03期.

　　[2]虞昌亮.基于项目管理的高职院校学生活动管理研究[J].安徽商贸职业技术学院学报(社会科学版).

　　王文雪