纸质档案的数字化转化--城建档案馆档案数字化建设探讨

　　摘要：在我国政府越来越重视档案应用的情况下，促进纸质档案数字化转化就显得尤为必要。城建档案馆数字化档案的建立，可以弥补纸质档案存在的弊端，如破损、受潮等，促使档案信息有效使用。对此，本文将重点分析城建档案馆档案数字化，希望对于促进城建档案馆良好发展有所作用。

　　关键词：纸质档案；数字化；档案馆；

　　城建档案馆作为涵盖城市方方面面信息的重要基地，保证其内部信息资源存储良好是非常必要的。但纸质档案的应用，使得其在长期存储的过程中容易受潮、虫蛀、破损等，使档案信息缺失或失真，这不利于档案信息的有效使用。而城建档案馆纸质档案的数字化建设，将实现档案数字化，可以有效的存储档案，并保证档案信息全面、真实、详细，利于档案信息有效使用。所以，城建档案馆档案数字化建设是非常有意义的。

　　一、纸质档案数字化的必要性

　　（一）有利于促进档案信息化建设

　　随着科学技术的发展和信息化时代的到来，数字化已逐步走进人们的生活和工作，城市也受其影响，在积极的朝着数字城市的发展方向而努力，这在一定程度上推动了城建档案馆档案数字化建设的发展。而我国住房和城乡建设部提出的《建设电子文件与电子档案管理规范》，也使得各个城市均努力构建数字化档案。在此种背景下，实现城建档案馆档案数字化已是必然趋势，这也将促进档案信息化建设。所以，对城建档案馆纸质档案进行数字化转化可以促进档案信息化建设。

　　（二）有利于提高档案信息的使用效率

　　因城建档案馆中的档案记录了城市规划、城市建设、城市管理等方面的信息，其可以作为城市规划建设的重要依据。因此，城建档案馆中档案信息具有非常重要的应用性。但因纸质档案寻找繁琐、档案资料较多，使得档案使用比较困难，这会大大降低档案的使用效率。而将纸质档案转化为数字化档案，可以使档案信息分别分类的存储在数据库中，并良好的保护档案信息。在使用者需要使用档案信息时，可以利用科学的档案检索工具来快速的、准确的检索所需的档案信息，进而有效使用档案信息，这将大大提高档案信息的使用效率。

　　（三）有利于强化档案信息的保护

　　因为城建档案馆中纸质档案会被使用者经常翻阅，容易造成纸质档案破损；档案馆管理人员未能认真、合理的管理纸质档案，容易造成纸质档案丢失。这类情况的发生，将会使档案信息得不到有效的保护，促使档案信息缺失、失真。而使城建档案馆纸质档案转化为数字化档案，促使档案内容可以分类存储在数据库中，如若使用者需要使用档案信息，则需要通过网络传输的方式来进行档案信息查找与检索，以电子阅读的方式来查看档案信息，这将有效避免档案信息缺失或失真的情况发生。所以，城建档案馆纸质档案数字化建设可以更好的保护档案信息[1]。

　　二、推进城建纸质档案数字化建设

　　对于推进城建纸质档案数字化建设，笔者建议通过以下措施来实现，这可以提升城建档案馆数字化档案的应用性。

　　（一）做好数字化档案建设的准备工作

　　1.精选数字化档案对象

　　由于城建档案馆纸质档案或多或少出现一些破损、丢失等情况，导致其利用价值大大降低。为了使收录在数据库中的档案信息具有较高的使用价值，在精选数字化档案对象的过程中，就要求工作人员对利用价值高、利用率高、易破损的档案先进行收录。在此之后，应当对已破损的纸质档案进行分析，确定其利用价值，合理收录档案信息，如若利用价值过低，将不作为数字化档案收录的对象。

　　2.加强新接收档案的数字化处理

　　因为新接收的档案包括在数字化档案工程范畴之内，因此为了保证新接收的档案进行数字化处理后可以有效使用，一定要规范的、合理的、标准的进行新接收档案的扫描、传输、整理、存储，以保证新接收档案准确录入，避免档案信息丢失或受损等情况发生[2]。

　　（二）选用性能良好的设备

　　1.计算机设备的选用

　　计算机作为档案数字化工作的必备设备，确保此设备有效应用显得尤为必要。因此，在进行设备选用时需要合理选择计算机设备。对于计算机设备的选择，需要重点确定计算机的主频运行速度、硬盘存储量、软件设置，进而采用符合档案馆数字化档案建设要求，高性能的应用。就以沈阳市城建档案馆档案数字化建设中所选用的计算机设备来说，其计算机主频在P4，2.4，硬盘存储量在400G以上，软件设置符合档案馆数字化档案建设要求，使得计算机设备在档案馆数字化档案建设中发挥作用。

　　2.扫描设备的选用

　　城建档案馆纸质档案数字化建设中，扫描设备的合理选用是非常必要的。选择性能佳、应用性强的扫描设备可以准确的扫描纸质档案中的内容，促使纸质档案中的内容完整的、准确的上传到计算机设备中，并存储在数据库中。所以，在进行扫描设备选用的过程中，需要重点分析扫描设备的扫描速度、扫描厚度、扫描宽度、扫描色彩、光学分辨率等，进而选择适合承建档案馆应用的扫描设备[3]。

　　结束语：

　　城建档案馆作为储藏档案信息资源的重要基地，其所采用的纸质档案存在一定弊端，容易造成档案信息失真或缺失。对此，应在我国科学技术不断发展的当下，利用先进设备或科学技术来构建数字化档案，使城建档案馆向先进化、智能化、数字化的方向发展，从而提升档案信息的利用率，为促进城市良好发展创造条件。

　　参考文献：

　　[1]纪平.沈阳市城建档案馆档案数字化建设--纸质档案的数字化转化工作[J].城建档案，2008，(9)：8-9.

　　[2]姜欣.公共图书馆纸质档案信息数字化探究--以辽宁省图书馆为例[J].图书馆学刊，2010，32(8)：47-49.

　　[3]张立新，刘雁.档案馆纸质档案信息数字化探究[J].长春师范学院学报：自然科学版，2012，31(6)：185-187，120.

　　刘训文