浅谈中专学校档案管理中存在的问题及对策

　　摘要：中专学校作为专业技能人才的培养基地，近年来在党和国家的大力支持下致力于发展教育教学事业，并取得阶段性的优异成绩。然而中专学校的档案管理工作却普遍存在滞后现象，使档案难以充分发挥其重要的信息资源作用，为学校发展建设提供服务。本文简要分析了中专学校档案管理中存在的问题，并有针对性的提出几点建议。

　　关键词：中专学校；档案管理；重要性；问题；对策

　　前言：档案作为记录真实事件的资料，是直接形成的历史记录，具有重要的历史、经济、文化、政治等方面的价值。学校档案是在学校各项组织活动中直接产生的，它真实反映了一所学校从建立之初到发展壮大的全过程，具有重要的信息资源作用，对学校建设有重要意义。档案管理工作更是学校各项综合管理工作的基础，学校档案管理水平跟不上迅速发展的教育事业，最终将导致不可估量的重大损失。因此学校应顺应发展需求，找出自身在档案管理工作中存在的不足，并有针对性加以解决。

　　一、中专学校档案管理中普遍存在的问题

　　（一）档案管理意识薄弱

　　由于中专学校领导对于档案管理工作的重要性普遍认知不足，眼光不够长远。认为档案作为历史产物，花大量人力物力对档案进行系统规范化的管理，浪费精力财力的同时，对学校教育教学的发展并不能起到直接的作用，因而未向师生传达档案管理工作的重要性，导致学校上下档案管理意识薄弱，对档案管理工作不理解、不支持，认为档案管理工作只是单纯的收集资料，装订成册即可。久而久之，使学校的档案管理工作越来越混乱，形成恶性循环[1]。

　　（二）档案管理人员不够专业

　　中专学校一般不设立专门的档案管理岗位，也没有专业、专职人员进行档案管理，都是由其他岗位上的教育教学人员兼职。而这些兼职人员未经培训，一方面没有档案管理的专业知识，另一方面又将工作侧重点都放在本岗位的教育教学工作上，不会花过多的精力放在档案管理工作上。甚至做不好基础的档案分类、归档、整理等工作。这就造成了档案管理工作不够规范、准确性低，使档案不能发挥应有的作用。

　　（三）档案管理基础设施不完备

　　中专学校普遍没有完备的档案管理基础设施。档案的载体一般仅限于纸张，不做电子录入存档。纸质档案本身保存难度较大，易受环境、人为等因素影响导致损坏或丢失，又得不到有效保管[2]。学校将档案收集好后，经过简单整理装订，一般通过打捆的方式堆放在临时仓库里。给档案的查找造成极大的困难，年代稍久的档案基本无处可查。

　　（四）档案管理制度不健全

　　中专学校存在没有设立健全的档案管理工作制度，或不能真正规范有效地执行现有档案管理工作制度的现象。使得档案管理工作无章可依、无据可循或现有管理制度成了摆设，不能真正发挥作用，最终导致档案损毁、缺失。

　　（五）档案管理技术水平落后

　　大部分中专学校档案管理还停留在手工操作阶段，这不仅降低了档案管理工作的效率，还加大了档案管理的难度，不能够充分发挥档案资源信息的作用。

　　二、中专学校档案管理的几点建议

　　（一）提高师生档案管理意识

　　学校领导应将档案管理工作划入日常管理工作计划的内容中，使其与学校发展的整体规划联系起来。强调档案管理工作的重要性，做到档案管理与教育教学两手抓；定期对教职工进行档案管理教育培训，通过学习增强教职工档案管理意识，并使教职工能够掌握档案管理基础知识；引导学生准确、认真填写档案。通过学校广播、宣传栏等手段，使学生也能认识到档案管理的重要性，并积极支持学校规范档案管理工作的开展。全面增强学校上下档案管理意识，逐步规范学校档案管理[3]。

　　（二）增设档案管理专职岗位

　　档案管理工作具有极强的专业性，所以学校务必尽快增设专岗专职。配备专职人员管理档案，使档案管理人员有时间、有精力进行系统、规范的档案管理。聘用图书档案管理专业或相关专业人才，并进行岗前培训，规范档案的收集、分类、整理、保管、检索、统计等各环节工作，提高档案的利用率。

　　（三）完善档案管理基础设施

　　档案是具有不可再生特性的原生资源，档案的存放与保护是档案管理工作的基础，因此应尽快按相关规定配备专门的档案库房，做好档案分类管理，做好库房防盗、防火、防潮、防鼠等安全工作。妥善保存档案，减少档案损毁，延长档案保存寿命，并确保档案信息的安全无泄漏。

　　（四）建立健全、有效的档案管理制度

　　以国家教委在1993年出台的《高等学校档案工作规范》为基准，结合中专学校自身具体情况，制定健全、有效的档案管理制度。明确各级职能部门对于档案管理工作的职责，规范档案管理，使档案管理工作有章可循、有据可依。将档案管理工作纳入教职工考核内容，定期检查档案管理工作进程，奖优惩劣。严格按规章制度办事，真正发挥管理制度的监督作用，尽快使档案管理工作步入正轨[4]。

　　（五）提高档案管理工作技术水平

　　顺应社会发展，提高档案管理工作的技术水平，加大投资，引进先进的数字化档案管理技术，购买档案数字化管理所需的电子设备，加快数字化进程，在技术层面为规范档案管理工作提供有效保障。进一步减少原档案损失、确保档案信息安全、提高工作效率、提高档案资源利用率。

　　结论：综上所述，中专学校在迅速发展的过程中，在对教育教学成果高度重视的同时，同样不能忽视对档案管理这一基础工作的建设。中专学校档案管理工作也要紧随学校的整体发展脚步，在工作开展中及时发现错误与不足，并加以修正，加快中专学校档案管理规范化、标准化、现代化进程，使档案资料真正发挥其信息资源的作用，为学校的整体发展做出贡献。

　　参考文献：

　　[1]唐淑云．广西中等职业学校档案工作的现状、问题及对策研究[D]．广西民族大学，2014。

　　[2]孙丽兰．学校人事档案管理工作的对策及思考[J]．学周刊，2011，（30）：49-51。

　　[3]李鹏．学校档案管理中存在的问题及对策探析[J]．黑龙江科学，2014，05（07）：199。

　　[4]呂金苹．中职院校档案信息化研究[D]．华中师范大学，2011。

　　张朝梅