建设工程监理文件档案资料的管理要点

　　建设工程监理实施过程中会产生大量的文件档案资料，这些文件档案资料多数是实施建设工程监理的重要依据，同时也是建设工程监理的成果资料。该文以最新颁布的《建设工程监理规范》GB/T50319-2013为依据，对建设工程监理文件档案资料的管理要点进行了分析和论述。

　　文件档案资料内容

　　建设工程监理文件档案资料应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收标准、建设工程监理规范等为依据填写，并随工程进度及时收集、整理，认真书写，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一格式，特殊要求需增加的表格应统一归类，按要求归档。

　　建设工程监理文件档案资料包括：

　　勘察设计文件、建设工程监理合同及其他合同文件；监理规划、监理实施细则；设计交底和图纸会审会议纪要；施工组织设计、（专项）施工方案、施工进度计划报审文件资料；分包单位资格报审会议纪要；施工控制测量成果报验文件资料；总监理工程师任命书，工程开工令、暂停令、复工令，开工或复工报审文件资料；工程材料、构配件、设备报验文件资料；见证取样和平行检验文件资料；工程质量检验报验资料及工程有关验收资料；工程变更、费用索赔及工程延期文件资料；工程计量、工程款支付文件资料；监理通知单、工程联系单与监理报告；第一次工地会议、监理例会、专题会议等会议纪要；监理月报、监理日志、旁站记录；工程质量或安全生产事故处理文件资料；工程质量评估报告及竣工验收监理文件资料；监理工作总结。除了上述监理文件资料外，在设备采购和设备监造中还会形成监理文件资料，内容可详见《建设工程监理规范》GB/T50319-2013第8.2.3条和8.3.14条规定。

　　管理职责

　　根据《建设工程监理规范》GB/T50319-2013，项目监理机构文件资料管理的基本职责如下：应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料；应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理；应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案；应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。

　　管理要点

　　建设工程监理文件资料的管理要求体现在建设工程监理文件资料管理全过程，包括：监理文件资料收发文与登记、传阅、分类存放、组卷归档、验收与移交等。本文对建设工程监理文件资料的分类存放和组卷归档这两个重要的关于文档档案管理的过程进行论述。

　　建设工程监理文件资料分类存放。建设工程监理文件资料经收发文、登记和传阅工作程序后，必须进行科学的分类后进行存放。这样既可以满足工程项目实施过程中查阅、求证的需要，又便于工程竣工后文件资料的归档和移交。

　　建设工程监理文件资料的分类原则应根据工程特点及监理与相关服务内容确定，工程监理单位的技术管理部门应明确本单位文件档案资料管理的基本原则，以便统一管理并体现建设工程监理企业的特色。建设工程监理文件资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损。

　　建设工程监理文件资料的分类应根据工程项目的施工顺序、施工承包体系、单位工程的划分以及工程质量验收程序等，并结合项目监理机构自身的业务工作开展情况进行，原则上可按施工单位、专业施工部位、单位工程等进行分类，以保证建设工程监理文件资料检索和归档工作的顺利进行。

　　项目监理机构应备有存放监理文件资料的专用柜和用于监理文件资料分类存放的专用资料夹。大中型工程项目监理信息应采用计算机进行辅助管理。项目监理机构信息管理部门应注意建立适宜的文件资料存放地点，防止文件资料受潮霉变或虫害侵蚀。资料夹装满或工程项目某一分部工程或单位工程结束时，相应的文件资料应转存至档案袋，袋面应以相同编号予以标识。

　　建设工程监理文件资料组卷归档。建设工程监理文件资料组卷归档，应根据《建设工程监理规范》GB/T50319-2013、《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001以及工程所在地有关部门的规定执行。

　　建设工程监理文件资料编制要求：归档的文件资料一般应为原件；文件资料的内容及其深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准的要求；文件资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符；文件资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；文件资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。纸张应采用能够长时间保存的韧力大、耐久性强的纸张；文件资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标(解像力、密度、海波残留量等〉要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管；文件资料中的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确；文件资料应采用打印形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

　　应用计算机辅助管理建设工程监理文件资料时，相关文件和记录经相关负责人员签字确定、正式生效并已存入项目监理机构相关资料夹时，信息管理人员应将储存在计算机中的相应文件和记录的属性改为“只读”，并将保存的目录名记录在书面文件上，以便于进行查阅。在建设工程监理文件资料归档前，不得删除计算机中保存的有效文件和记录。

　　建设工程监理文件资料组卷方法及要求：组卷原则及方法：组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷；监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；组卷要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷；卷内文件排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列；图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

　　最新颁布的《建设工程监理规范》GB/T50319-2013，相对于旧版的规范而言，有较大的改动，在实施细则内容方面更为明确和合理，是建设工程监理文件档案资料规范化管理的依据。本文通过对建设工程监理文件资料的分类存放和组卷归档这两个过程进行重点论述，提出了建设工程监理文件档案资料的管理要点及相关内容。

　　（作者单位：中冶北方（大连）工程技术有限公司）

　　韩健