关于勘察设计单位档案工作管理精细化的探究

　　摘要：对于事业单位而言，档案管理是一项非常重要的工作，注重管理的精细化可以有效提高管理水平，使档案管理趋于规范化、标准化。文章总结了勘察设计单位档案管理的对象，包括原始资料、投标方案等，并针对其利用率高、专业技术强、成套性的特点探讨了精细化管理措施，共涉及制度、规划、人员与技术四个方面。

　　关键词：勘察设计单位；档案工作；精细化；管理措施

　　如今各个领域的中小企业不断增多，市场竞争日益激烈，事业单位必须具备更强的知识产权保护意识，与此同时，对于他人的合法权益与知识产权要给予充分尊重。勘察设计单位的档案类型较多，不同阶段的档案管理方法不尽相同，所以相关人员需要重视档案的精细化管理，明确各种档案的用途，保障资料的保密性和安全性，特别是电子资料，为各项工作的展开提供依据。

　　1、勘察设计单位的档案管理对象与特点

　　1.1 档案管理对象

　　勘察设计单位的主要文件档案包括设计、勘察、科研活动与咨询活动中产生的勘察设计咨询作品，具有多种表现形式，比如建筑作品、模型作品、图形作品和文字作品等。具体而言，勘察设计档案的内容涉及以下几方面：①事业单位编制的标准设计、手册、导则、企业标准、计算机软件等；②科研获得的说明书、设计图、原始数据、科研报告与技术总结；③工程咨询的监理大纲、工程评估书、专业性评价报告、可行性研究报告、项目建议书等；④工程设计与工程勘察阶段的技术文件、工程说明书、设计图、计算书、原始资料与工程总结报告等；⑤工程咨询投标方案等，建筑工程设计投标方案，专业工程设计投标方案，工程勘察投标方案。

　　1.2 档案管理的特点

　　首先是成套性。勘察设计单位在勘察各个项目时，会得到许多有关的文件资料，当工作阶段不同时，这些文件资料也不尽相同，而文件同时还和整体的科技内容与科技程序有关，形成的材料整体是有机结合且密切联系的，可以将勘察项目的设计活动全面反映出来。其次是具有较强的专业技术。我院作为事业单位，专业技术档案的特点包括分类细致、科技含量高、专业性强等。不同专业的技术方法与内容有一定的差异，形成于专业技术领域的档案可以将该领域的技术手段、方法以及科技手段集中地反映出来。最后是具有较高的利用率。最近几年，我国的科学技术发展迅速，各项专业技术得到了广泛普及，越来越多单位经常查询与使用档案，在新项目的勘察设计中，可以重复多次运用大量档案资料，尤其是能够对新工艺、新技术的档案加以记述，使其得到良好反映，具有更高的利用率。

　　2、勘察设计单位档案管理精细化方法

　　2.1 制度方面的精细化管理

　　现阶段，各领域事业单位开展档案管理的制度依据较多，勘察设计单位同样如此，其中一些条目经过详细编制，可以为档案管理工作提供重要依据。勘察设计单位的档案管理工作包括收集资料、整理档案、组卷等内容，直接影响和关系着后续的工作。档案经过相关部门验收后，会转交给建筑或其他单位，因为各个单位的具体情况有较大的差异，所以勘察设计单位需要以自身实际情况为依据，制定档案管理制度，并且遵循该制度精细化管理档案。单位领导必须充分重视制度的制定过程，组织专门人员承担制定工作，并安排专人监督；小组成员首先要拟定工作计划，向领导报告要求审核并且被批准后才能正式开始制定。指定期间可将兄弟单位的相关制度作为参考依据，学习和借鉴其工作经验。制定完规章制度后应当组织工作人员参加论证会，认真修改与完善管理条目，适当加以补充，提高制度的可操作性与合作性。

　　2.2 归档方面的精细化管理

　　勘察设计档案的特点包括内容广泛、设计方面多等，所以在进行归档时，档案号的编制有一定的难度，而且程序非常复杂。因为编制档案号的操作十分繁琐，所以在实际归档时，查找档案的难度较大，比如，档案号通常由开头部分、分卷流水号、分卷号、案卷号、合同段号、招标代号与项目代号等组成，如果将上述因素均加上，那么字符可能超过15位，除了会使编制档案的难度大大增加，同时还会导致查档者感到难以入手。所以要将归档精细化模式引入工作之中，也就是根据类别划分档案。比如，按照档案的阶段进行分类，如设计阶段、勘察阶段等，除了能够使档案人员掌握归档内容，而且还有助于对档案保存期限进行区分，方便工作人员进行档案整理工作，同时还可以将责任落实到人，使归档效率得到有效提高。

　　2.3 技术方面的精细化管理

　　勘察设计档案精细化管理的主要措施之一就是管理技术的精细化。各单位可以运用先进的技术对资料实施信息化管理，从而有效提高档案管理水平、管理工作的效率及质量。比如，在信息化管理勘察设计档案之前，应当以信息技术的特点为依据，统筹规划相关的档案信息，保障后续工作的有效展开，提高工作的针对性。所以，档案人员在信息化管理前需要系统化摸底排查档案室中收藏的档案，准确调查档案的基本信息，包括保存情况、数量、类型、载体等，掌握这些情况后，根据具体情况通过适合的信息技术管理档案。事业单位只有注重技术方面的精细化管理，才能使信息技术的优势得到充分发挥，进而有效开展勘察设计工作。

　　2.4 人员方面的精细化管理

　　目现阶段我国事业单位档案管理人员的专业能力与素质水平并不适应新时代勘察设计档案管理的工作需求。大部分档案管理人员仍然采用传统工作模式完成管理工作，没有丝毫的创新意识，而且人员的知识储备与结构也不符合新形势的要求。所以培养档案管理人员的精细化管理水平是非常重要的，这样才能满足时代发展与社会进步的需求。勘察设计单位必须安排专门人员管理档案，使其业务素质得到有效提升，组织开展有关的再教育与培训活动，使档案人员在深入了解档案业务知识的同时，还可以学习更多有关方面的知识，对档案人员实施职业道德教育，培养其开拓进取与爱岗敬业的精神。

　　3、结语

　　在勘察设计领域，档案精细化管理已经成为了一种趋势，同时也是各企业参与竞争的重要表现。勘察设计单位的档案较多，内容复杂，精细化管理措施的实施可以使档案管理效率得到极大提高，确保档案的安全性与完整性，方便后续工作的展开。

　　参考文献：

　　[1]梁江华.浅谈信息化背景下勘察设计单位如何做好档案的管理工作[J].价值工程，2013，(13)：154-155.

　　[2]郑泓.如何在信息化条件下改进勘察设计单位的档案管理[J].北方交通，2014，(11)：127-129.

　　范晓美