浅谈电子档案管理工作

　　摘要：注重电子档案管理工作的基本方法，实现数字化档案馆建设，进一步了解电子档案受用者的心态，以此用来拓宽电子档案管理工作的渠道。同时需要电子档案管理工作者树立新观念，掌握新方法，与时俱进，为电子档案管理，加大对电子档案受用者的关注，以及做好电子档案管理的保护工作。

　　关键词：电子文件；档案管理；基本方法

　　一、注重电子档案管理工作的基本方法

　　即采用纯文本文件格式进入电子档案管理系统，以方便检索；将档案原文直接输入到电脑，一步到位，以实现电子档案全文的检索，提升电子档案上网速度，加快电子档案上网利用步伐；从中采取招聘、调入的方法，或者采取委托管理方面的间接方法，解决档案管理工作队伍人员短缺的问题；对于单位、部门的资金使用向档案馆建设上投入的同时，积极争取当地财政的大力支持，使电子档案管理工作不断得到优化。

　　注重电子档案管理工作的基本方法，需着力强化系统的协作效能，需要从全社会的角度去认识和把握市场的信息。制定统一的技术规范，包括业务分类、数据分项、数据定义等技术规范与格式，为各相关业务部门、单位，各相关业务系统，进一步实现信息资源共享奠定技术基础；要在系统中尽量延伸和拓宽市场数据的采集面，规划和设计出必要的数字化实现途径，尽可能多地实现各关联机构、协作部门业务数据的采集、转换，促使更多的业务内容转换成房地产市场所需要和必备的业务信息流；要实现系统间的数据交互，新的系统必须支持系统间、部门间数据资源交互和传递，实现同类业务信息的一致性。

　　二、实现数字化档案馆建设

　　首先，我们说实现数字化档案馆建设，是进一步搞好电子档案管理工作的前提，数字化档案馆需要通过以网络为主的信息基础设施来实现。在数字化档案馆的建设中，我们强调，应把信息技术建设放到应有的突出的位置，有计划、有目的和有步骤地建设各级各类的网络工程，以为实现数字化档案馆各项职能打下基础，提供前提，为电子档案管理工作服务。

　　其次，我们强调管理和扫清电子档案上网利用的障碍。要扫清检索困难的障碍。有些电子档案网站的查询方法，是为档案管理人员而提供，利用范围有限，实用性较差；要扫清数量上的负担和安全上顾虑之障碍。在安全的顾虑障碍上，现在担心有些档案馆藏的档案是保密内容方面的，如果上网利用，有可能承担风险；要在人才的培养和经济的投入上下功夫。电子档案管理工作人员队伍中有的来的人少，有的去的人多，且调动得较为频繁，使之人才缺乏。经济投入上，因受着单位、部门领导重视程度的制约，曾经出现过一些电子档案管理工作上网设施不到位等方面的问题等。

　　三、做好电子档案管理工作的措施

　　当前，开展好电子档案管理工作，让电子档案受用者不至于被复杂的操作和长时间的等待而放弃，这是需要研究的重要课题之一。

　　首先，调查收集纸质档案利用的实际效益。档案利用的实际效益受着档案保管期限的限制，档案的保管期限为短期、长期和永久三种期限。那么，档案到了所规定的保管期限，就要确定销毁和何时销毁的时间，这一时间同时又受着该档案本身价值因素的约束。也就是说，档案利用的实际效益率高，应该是继续地延长它的保管期限，档案利用的实际效益率低，就应该是当即销毁，没有什么可延长时间的价值，当然，也就更没有使之用于电子档案上网的价值了。所以，通过调查收集档案利用的实际效益，是电子档案管理之前应做好的一项基础工作。

　　调查收集纸质档案利用的实际效益，将会便于了解、掌握电子档案利用的信息，进一步了解电子档案受用者的心态，以此用来拓宽电子档案管理工作的渠道，改进工作的方式方法。

　　其次，电子档案和传统的纸质档案一起印证了发展的历程，有重要的参考利用价值。不过，以纸质文件价值、利用规律为基础所建立的管理、思维模式不能适应电子档案管理工作的变化，即使是现在保管着的纸文件的档案工作者，也需要树立新观念，掌握新方法，与时俱进，为将来保管电子文件做准备。不改变传统观念和不转移工作重心，就会受到各立档单位的健全程度，以及所负有的责任的排斥，成为落伍者。

　　再次，应加大对电子档案受用者的关注。电子档案利用网络这一有利条件，便捷地提供给受用者。这就在很在很大程度上提升了档案本身的利用率，不过在实践中把握起来不太容易，其原因之一就在于受用者身上，即在为受用者提供便捷服务的同时，不能忽略对受用者驾驶这一变化能力的培养——

　　对受用者安全保护意识的培养。因为电子文件具有可复制性，在网络的环境下，“档案原件”的概念，使受用者在获得电子档案信息之后有更大的“自主权”，这样一来，如果电子档案以及电子档案的副产品公开或发布出去，这将对今后的电子档案管理工作带来负面影响。

　　对受用者的信息辨别能力的培养。档案的原始记录性与电子档案记录不一样，受用者接收到电子档案，不知其真实与否就加以受用，将会产生不良的后果，其风险对于档案管理部门来说也是难以承受的。我们说强化受用者的信息辨别能力是很重要的。

　　对利用者的信息查寻能力的培养。因为网络中有着方方面面的信息，怎样按照自己的需要快速准确查找出受用的信息，这是提高电子档案信息资源利用率的首要问题。信息多而受用者却查寻不到，有再多的档案信息，再好的档案信息建设也是无用的。

　　第四，做好电子档案管理的保护工作。档案库房内一般应配备强制通风设备及空调设备，且要配备专门的档案放置框架，定期检查。这是常识。

　　为安全保护和能够充分利用好电子档案起见，专门建立电子档案借阅利用制度，严格审批手续。对于其利用率较高的电子档案，要另制作复制件，在利用中使用复制件，以妥善保存原件。

　　在检索统计工作中，不可对电子档案目录进行登录以及修改等操作，以防止外来借档、查档人员直接操作电脑修改文件。另外，对于不同密级的档案也应要设置不同的保护措施；对于长期保存不需要修改变动的电子档案，我们可以将其刻录在一次性写入的光盘上，用以防护被他人修改。

　　数字档案是电子档案管理工作发展的较高阶段，保护好数字化技术，对于数字档案起着重要作用。保护数字档案，我们首先应对现存档案如纸质档案、照片档案、实物档案等进行数字化工作。

　　参考文献

　　[1]《中华人民共和国档案法》全国人民代表大会常务委员会，1987-9-5颁布

　　[2]《城市房地产权属档案管理办法》中华人民共和国建设部令第101号

　　[3]《评特里·库克以后现代思想诠释档案学》，王静，王萍.《档案与建设》，2005年07期

　　杨文山